Version 5.4.0

Change-Log

Neuerungen in der Basisversion

Der News Feed wird nun unterhalb der Kacheln angezeigt. Gleichzeitig wurde die Anzahl der News erweitert.

Bisher musste bei der Suche aus einem Dritt-Programm heraus immer u?ber die DOCBOX® Anmeldemaske der Benutzername und das Kennwort eingegeben werden.
Ab der Version 5.4 ist es einem Dritt-Programm möglich über das DOCBOX® Authentification-Servlet Benutzername und Kennwort an die DOCBOX® zu senden. Die DOCBOX® gibt dann eine Session-ID zurück. Diese Session-ID können Dritt-Programme dann im nächsten Aufruf der Suche verwenden (und wären dann unter dieser Session eingeloggt).
Nähere Informationen finden Sie im Dokument „Parameter für DOCBOX®-Suche"

Um vollumfänglich die in den Artikeln 17 und 18 EU-DSGVO explizit geforderten Löschpflichten zu erfu?llen, kann innerhalb der DOCBOX® ein endgültiges Löschen nach dem symmetrischen Vier-Augen-Prinzip durchgeführt werden.

Neben Dokumenten können auch Ordner samt Unterordner und der darin befindlichen Dokumente in den Papierkorb gelegt werden können, sofern der User Zugriff auf den Ordner, bzw. das Dokument hat und das jeweilige Berechtigungsobjekt „Papierkorb“ und/oder „Ordner löschen“ besitzt

Für das Löschen wurden Löschgründe eingeführt:

  • Gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen
  • Art.17 Abs. 1 DS-GVO (Verlangen Betroffener)
  • Daten werden nicht mehr benötigt
  • Anderer Grund: „Eingabefeld“

Im Administrationsbereich wurden die Mandantenrechte erweitert um
„Ordner löschen“: Erlaubt dem Benutzer Ordner, Unterordner und darin befindliche Dokumente in einem Vorgang zu löschen und
„Löschbestätigung“: Berechtigt den Benutzer das endgültige Löschen im Papierkorb nach dem Vieraugenprinzip.

Löschvorgänge werden im Löschprotokoll protokolliert und stehen fu?r eine Abfrage zur Verfu?gung. Das Löschprotokoll wird fest in der Datenbank gespeichert und kann weder gelöscht noch verändert werden.
Das Löschprotokoll enthält folgende Elemente:

  • archiviert am (Zeitstempel)
  • archiviert durch
  • in den Papierkorb gelegt von (Authentifizierung)
  • in den Papierkorb gelegt wann (Zeitstempel)
  • Name des/der Ordner, Unterordner und Dokumente
  • gelöscht von (Authentifizierung)
  • gelöscht wann (Zeitstempel)
  • Löschgrund
  • Aufbewahrungsfrist

Das Löschprotokoll kann ausgewertet und als CSV-Datei exportiert werden.

Die Löschvorschlagsliste listet alle Dokumente auf, deren Aufbewahrungsfrist erreicht wurde, sofern das Modul Dokumentenklassifizierung lizenziert ist.

Nach der Auflistung können einzelne oder alle Dokumente markiert und endgültig gelöscht werden.

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