Version 5.6.0

Change-Log

Neuerungen in der Basisversion

Dokumente können im Eingangsfach in persönliche Eingangsfächer verschoben werden.

Nach Dreimaliger Falscheingabe ist der Benutzer bzw. Administrator gesperrt und muss durch den Administrator bzw. Support wieder freigeschalten werden

Im Administratorbereich gibt es eine Checkbox bei den Benutzern um diese für den Login zu sperren.

Um die Anmeldung (vor allem Cloudbetrieb) sicherer zu gestalten, haben wir eine (optionale) Mehrfachauthentifizierung eingeführt. Dazu gibt es im Administrationsbereich Inhouse und Cloud bei der Benutzeranlage und –änderung ein Feld „Passcode“ als Checkbox. Sofern „Passcode“ aktiv ist, wird dieser per E-Mail nach erfolgreicher Anmeldung über Login-Name und Passwort an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Benutzers übermittelt. Der Passcode ist dann vom Benutzer einzugeben, erst dann ist die Anmeldung erfolgreich.

Sofern Fehler im Autoarchiv und/oder File in Ordner entstehen, kann nun der Administrator und weitere Personen per E-Mail benachrichtigt werden.

Bisher wurden u.U bei Updates vorhandene Windows-Freigaben entfernt. Der Updatevorgang wurde diesbezüglich geändert.

Verbesserte Darstellung von nichtkonformen PDF Dateien

Neuerungen in den Modulen

Neue API-Methode zum Anlegen eines Ordners

Neue API-Methode für Rücklieferung Modullizenzierung

Neue API-Methode für das Registrierverfahren für EasySearch / Easyarchiv

Neue API-Methode für die Ermittlung der Workflows und deren Stati

Funktion, die eine oder mehrere externe META Daten in das bereits vorhandene Dokument schreibt

Funktion, die diejenigen Dokumenten-ID’s auflistet, die von einem bestimmten Ordner (Eingangsfach oder Archiv) abgerufen werden

Funktion, die diejenigen Dokumenten-ID’s auflistet, die ein- oder mehrere externe META Daten (siehe a) enthalten/nicht enthalten.

Funktion, die eine Liste mit den Namen der Knotenpunkte, in denen sich mindestens ein Dokument befindet, für das der an der API angemeldete User gerade zuständig ist. Neben dem Knotennamen wird die Anzahl der Dokumente ausgegeben, für die der User zu diesem Knoten zuständig ist (entspricht der Anzahl der Dokumente, die zu diesem Knoten in der Workflow-Übersicht unter dem Punkt „Aktuell Verantwortlich“ angezeigt werden) sowie der Name des Workflows zu dem der Knoten gehört.

Workflows können exportiert und unter anderer Seriennummer importiert werden können.

Workflow und Ordner umbenennen
Bis dato war es so, dass bei einem aktiven Workflow ein Archivordner umbenannt werden konnte, aber der Workflow dann wieder den ursprünglichen Ordner angelegt hat.
Dies wurde wie folgt geändert:
Sofern ein Ordner (Eingangsfach oder Archiv) im Workflow „aktiv“ ist und ein Benutzer diesen umbenennen möchte, wird folgender Hinweis eingeblendet: „Der Ordner ist Bestandteil eines Workflows und kann nur durch den Administrator umbenannt werden.“
Sofern ein Ordner (Eingangsfach oder Archiv) im Workflow „aktiv“ ist und der Administrator diesen umbenennen möchte, wird folgender Hinweis eingeblendet: Der Ordner ist Bestandteil eines Workflows. Soll der Ordner in allen Workflows angepasst werden.“
JA | NEIN
Bei JA wird der Ordner umbenannt, sowie in allen aktiven Workflows und in allen Workflow Schablonen in denen der Ordner enthalten ist angepasst.

Bei den Benutzereinstellungen der E-Mailkonten ist pro Benutzer ein Selectfeld mit folgenden Auswahlmöglichkeiten hinzugekommen:

Ablageziel Archiv: Reichenfolge der Archivierung:

  • E-Mail – Anlage(n)
  • Anlage(n) – E-Mail
  • E-Mail – ohne Anlage(n)

Damit kann die Reihenfolge der E-Mails/Anlagen bei der Archivierung beeinflusst werden oder das E-Mail ohne Anlagen archiviert erden. Gleichzeitig wurde eine Checkbox „eingebettete Grafiken entfernen“ geschaffen. Hier kann ausgewählt werden, welche Grafiktypen nicht archiviert werden.

Die Anbindung an den MS-Exchange Journalempfänger wurde verbessert um ein- und ausgehende E-Mail automatisch zu archivieren

In der Stempelverwaltung besteht nun die Möglichkeit vorhandene Grafiken als Stempelvorlage zu importieren (z.B. Unterschrift, Logo odgl.)

Anzeige des Stempelerstellers und Datum auf der rechten Seite

Stempelvorlagen können nun auch bearbeitet werden

Möglichkeit einer Ordnersuche in der DOCBOX® per definierter Tastenkombination.

Der Ladevorgang des kompletten Archivbaumes kann auf vordefinierte Ordner eingeschränkt werden.

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