Die DOCBOX® als Cloud-Lösung

Das DMS aus der Cloud bietet den Vorteil, dass ein Dokument oder eine Information über mehrere Endgeräte hinweg verfügbar ist. Ob eine Datei auf dem Smartphone, dem Tablet oder dem Computer bearbeitet und gespeichert wird, spielt so keine Rolle mehr. Auch der Zugang zu einem bestimmten Dokument von unterwegs wird mit dem Cloud-basierten Dokumentenmanagement maßgeblich vereinfacht, da die Cloud jede einzelne elektronische Akte, jede einzelne digitale Information ortsunabhängig und jederzeit zum Lesen und Bearbeiten bereitstellt.

Auch für die langfristige Aufbewahrung von Dateien ist die Cloud-basierte DOCBOX® eine ideale Lösung. Elektronisch können Dateien unverändert und revisionssicher archiviert werden. Das ist beispielsweise für Steuerdaten relevant, die für einen definierten Zeitraum archiviert werden müssen und für die es zusätzlich Pflichten zum Löschen gibt. Somit ist die DOCBOX® aus der Cloud auch vollkommen GoBD-konform. So können auch im Cloud-basierten Dokumentenmanagement gesetzliche Anforderungen leicht und automatisch umgesetzt werden. Alle Dokumente liegen auf einem dedizierten Server im ISO-zertifizierten Rechenzentrum, jeder DOCBOX®-Kunde verfügt über eine eigene Datenbank. Die Cloud-Version ist absolut identisch zur serverbasierten Inhouse-Lösung. Der Umzug in die Cloud ist jederzeit möglich, selbstverständlich auch in umgekehrter Richtung. Die DOCBOX® aus der Cloud ist immer in der aktuellsten Version inklusive aller Updates verfügbar.

Ein entscheidender Vorteil der Cloud-basierten DOCBOX® liegt in der Skalierbarkeit virtueller IT-Ressourcen: Sie stehen jederzeit in beliebigen Umfang zur Verfügung. Der zweite Vorteil besteht in der Kosteneinsparung: Weil immer nur so viele IT-Ressourcen genutzt werden, wie benötigt, fallen keine Fixkosten für nicht genutzte Hardware oder Softwarelizenzen an. Darüber hinaus sind IT-Ressourcen in der Cloud für Unternehmer günstiger, weil die Grundkosten (Anschaffung, Betrieb, Wartung) von mehreren Nutzern geteilt werden. Die Browser-basierte Cloud-Lösung der DOCBOX® steht im Funktionsumfang der Server-basierten Inhouse-Lösung in nichts nach. Nur die Module Portable und FolderSync sind - technisch verständlicherweise - nicht in der Cloud-Lösung realisierbar. DMS light aus der Cloud war gestern. Die DOCBOX® ab 9,90 Euro monatlich zahlt sich im Wortsinn aus und überzeugt durch ihren entscheidend höheren Funktionsumfang im Vergleich mit anderen DMS-Lösungen.