FolderSync: Ordner automatisch synchronisieren
Ob lokale oder Netzwerk-Dateien - alle Dateien können in die DOCBOX® eingebunden werden, von mehreren Nutzern bearbeitet und über die integrierte OCR-Software jederzeit über den Dateinamen und Dateiinhalte gefunden werden.
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Attributierung
Verschiedene Dokument-Eigenschaften werden bei der Attributierung oder auch Katalogisierung den zu archivierenden Dokumenten zugeordnet.
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Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist legt den Zeitraum fest, innerhalb dessen ein Dokument gesetzeskonform im Archiv aufbewahrt werden muss.
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Dokument
Im digitalen Dokumentenmanagement ist ein Dokument eine Computerdatei, die im digitalen Archiv gespeichert ist.
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DSGVO
Die Datenschutz-Grundverordnung regelt seit dem 25. Mai 2018 die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen und öffentliche Stellen in der Europäischen Union.
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Duplex-Scan
Der Duplex-Scan läuft bei einem Flachbettscanner in der Regel über den automatischen Dokumenteneinzug ADF.
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Indexierung
Die Indexierung steht für die Speicherung des gesamten Dokumenten-Textes in der Datenbank. Eine spätere Volltextsuche im Datenbankindex ist erheblich schneller als eine Textsuche in den einzelnen Dateien.
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OCR
OCR ermöglicht die Umwandlung unterschiedlicher Dokumente, wie beispielsweise gescannter Papierdokumente, PDF-Dateien oder Digitalbilder in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien.
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PDF
PDF-Dokumente können auf allen Computern geöffnet werden. Deshalb hat sich PDF als feste Größe unter den Dateiformaten durchgesetzt.
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Update
Bei einem Update handelt es sich in der Regel um eine kostenlose Aktualisierung eines Programms. Dabei werden Fehler sowie Probleme vorheriger Versionen behoben.
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Upgrade
Neue Features sowie grundlegende Erweiterungen, durch die der Funktionsumfang einer Software-Anwendung steigt
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E-Mail-Archivierung
Die Notwendigkeit, E-Mails zu organisieren, ordnungsgemäß zu speichern bzw. revisionssicher in einem DMS zu archivieren gehört zum Unternehmensalltag.
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ERP
Mit ERP-Software können abteilungsübergreifende Abläufe effizient gesteuert werden.
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Digitale revisionssichere Archivierung
Die Speicherung von Dokumenten auf einem computerlesbaren digitalen Datenträger wird als digitale Archivierung bezeichnet. Eine revisionssichere digitale Archivierung von Daten im steuerrechtlichen Sinne sollte sich an den GoBD orientieren.
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DOCBOX® aus der Cloud
Das DMS aus der Cloud bietet den Vorteil, dass ein Dokument oder eine Information über mehrere Endgeräte hinweg verfügbar ist. Ob eine Datei auf dem Smartphone, dem Tablet oder dem Computer bearbeitet und gespeichert wird, spielt so keine Rolle mehr.
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DATEV / Fibu-Software
Über das DOCBOX®-DATEV-Export-Modul werden alle Kontoauszüge, Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, und alle weiteren steuerrelevanten Unterlagen, die Unternehmen in der DOCBOX® archivieren, direkt zur Steuerkanzlei oder an das DATEV-Rechenzentrum weitergeleitet.
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Digitale Akte
E-Mail-Postfächer, analoge Ablagen und Aktenordner, Archive, Laufwerke, Server: Unternehmen haben viele verschiedene Quellorte, an denen sie Dokumente und Daten ablegen. Eine Dokumentenmanagement-Lösung digitalisiert all diese Daten und überführt sie in Digitale Akten.
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Digitales Rechnungsmanagement
Mit einem digitalen Rechnungsworkflow sparen Unternehmen durch eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung enorme Kosten ein. Am Ende des Rechnungsworkflows wird die elektronische Rechnung einfach an Buchungsprogramme, wie etwa DATEV, übergeben und im Dokumentenmanagement automatisch archiviert.
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Digitale Signatur
Digitale Signaturen sind die sicherste Variante elektronischer Unterschriften und erfüllen die strengsten Vorgaben für Sicherheit und Rechtsgültigkeit. Sie bieten ein Höchstmaß an Zuverlässigkeit bei der Authentifizierung von Unterzeichnern und Dokumenten.
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Direktdrucker
Der DOCBOX®-Direktdrucker erlaubt, beliebig viele virtuelle Drucker anzulegen, mit denen direkt in festgelegte DOCBOX®-Archivordner gedruckt werden kann, also ohne den Umweg über ein Posteingangsfach.
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Dokumentenmanagement
Zukunftsweisende Software für Dokumentenmanagement. Intelligentes DMS für weit mehr als die digitale Archivierung von Dokumenten.
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Belegarchivierung
Mit der Einführung eines Dokumenten-Management- und Archivsystems ersetzen Sie die manuelle Belegverarbeitung durch automatisierte Abläufe.
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Digitale Geschäftsprozesse
Zur Optimierung digitaler Geschäftsprozesse werden Dokumentenmanagement-Systeme eingesetzt, bei gleichzeitiger Einhaltung regulatorischer Vorgaben.
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GoBD EU-DSGVO
Dokumente und personenbezogene Daten rechtskonform archivieren. Mit der DOCBOX® immer auf der sicheren Seite.
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