Glossar für Dokumentenmanagement (DMS)

FolderSync

Ob lokale oder Netzwerk-Dateien - alle Dateien können in die DOCBOX® eingebunden werden, von mehreren Nutzern bearbeitet und über die integrierte OCR-Software jederzeit über den Dateinamen und Dateiinhalte gefunden werden.

ADF

Automatischer Papiereinzug

Archiv

Ein Archiv ist eine Organisationseinheit, in der Dokumente aufgehoben und verwaltet werden.

Attachment

Anlagen oder Anhänge werden als Attachment bezeichnet.

Attributierung

Verschiedene Dokument-Eigenschaften werden bei der Attributierung oder auch Katalogisierung den zu archivierenden Dokumenten zugeordnet.

Attributsuche

Dokumente werden mit Hilfe ihrer Eigenschaften wiedergefunden.

Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist legt den Zeitraum fest, innerhalb dessen ein Dokument gesetzeskonform im Archiv aufbewahrt werden muss.

Dokument

Im digitalen Dokumentenmanagement ist ein Dokument eine Computerdatei, die im digitalen Archiv gespeichert ist.

Dokumentenscanner

Ein Dokumentenscanner ist ein optisches Datenerfassungsgerät zur Digitalisierung von Papierbelegen.

DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung regelt seit dem 25. Mai 2018 die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen und öffentliche Stellen in der Europäischen Union.

Duplex-Scan

Der Duplex-Scan läuft bei einem Flachbettscanner in der Regel über den automatischen Dokumenteneinzug ADF.

Indexierung

Die Indexierung steht für die Speicherung des gesamten Dokumenten-Textes in der Datenbank. Eine spätere Volltextsuche im Datenbankindex ist erheblich schneller als eine Textsuche in den einzelnen Dateien.

OCR

OCR ermöglicht die Umwandlung unterschiedlicher Dokumente, wie beispielsweise gescannter Papierdokumente, PDF-Dateien oder Digitalbilder in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien.

PDF

PDF-Dokumente können auf allen Computern geöffnet werden. Deshalb hat sich PDF als feste Größe unter den Dateiformaten durchgesetzt.

Informationen zu Updates

Bei einem Update handelt es sich in der Regel um eine kostenlose Aktualisierung eines Programms. Dabei werden Fehler sowie Probleme vorheriger Versionen behoben.

Upgrade

Neue Features sowie grundlegende Erweiterungen, durch die der Funktionsumfang einer Software-Anwendung steigt

Versionsmanagement

Das Versionsmanagement beschäftigt sich mit der Verwaltung von Dateien .

Volltextsuche

Bei der Volltextsuche handelt es sich um eine wichtige Methode beim Durchsuchen von Datenbanken.

ZUGFeRD

Es handelt sich bei dieser Abkürzung um ein Format für elektronische Rechnungen.

Zugriffsrechte

Zugriffsrechte steuern in der EDV, ob und wie Benutzer oder Programme auf Objekte zugreifen dürfen.

Autoarchivierung

Automatisches, zielgerichtetes Archivieren in ein vordefiniertes Archiv.

AutoArchive

Ausgewählte Ordner werden überwacht und alle darin ankommenden Dateien automatisch archiviert.

Dokumentenklassifizierung

Die Dokumentenklassifizierung ist die Grundlage für eine komfortable Suche im Dokumenten-Management-System.

Bearbeitungsleiste

Einfache und schnelle Bearbeitung von Dokumenten.

EasyConnect

Aus einer Fremdanwendung das zugehörige Dokument in der DOCBOX® aufrufen.

EasySearch

Systemübergreifendes Suchen und Finden von Dokumenten in der DOCBOX®.

E-Invoicing

E-Invoicing ist der Fachbegriff für die digitale Rechnungsbearbeitung mit digitalen Workflows.

E-Mail-Archivierung

Die Notwendigkeit, E-Mails zu organisieren, ordnungsgemäß zu speichern bzw. revisionssicher in einem DMS zu archivieren gehört zum Unternehmensalltag.

ERP

Mit ERP-Software können abteilungsübergreifende Abläufe effizient gesteuert werden.

Massenimport

Import von Dateien und Ordnerstrukturen

Notizen

Zusatzinformationen auf Dokumenten speichern

Outlook Connect

E-Mails inklusive Anhänge können per Drag & Drop archiviert werden.

Client

Software, die bestimmte Dienste von einem Server in Anspruch nehmen kann.

Portable Client

Archivierte Daten offline nutzen

Stempel

Setzen von digitalen Stempeln.

Wiedervorlagen

Archivierte Dokumente zum richtigen Zeitpunkt bearbeiten.

Workflow

Fortschrittliche Workflow-Management-Funktionen automatisieren Verarbeitungsschritte.

Digitale revisionssichere Archivierung

Die Speicherung von Dokumenten auf einem computerlesbaren digitalen Datenträger wird als digitale Archivierung bezeichnet. Eine revisionssichere digitale Archivierung von Daten im steuerrechtlichen Sinne sollte sich an den GoBD orientieren.

DOCBOX® aus der Cloud

Das DMS aus der Cloud bietet den Vorteil, dass ein Dokument oder eine Information über mehrere Endgeräte hinweg verfügbar ist. Ob eine Datei auf dem Smartphone, dem Tablet oder dem Computer bearbeitet und gespeichert wird, spielt so keine Rolle mehr.

Customer Relationship Management (CRM)

Das CRM beinhaltet die zielgruppenorientierte Marktbearbeitung auf Basis detaillierter Kundeninformationen sowie entsprechende CRM-Software als Steuerungsinstrument.

Content Management System (CMS)

Der größte Vorteil eines Redaktionssystems liegt darin, dass sich der Benutzer nicht um Design, Layout und Technik kümmern müssen.

DATEV / Fibu-Software

Über das DOCBOX®-DATEV-Export-Modul werden alle Kontoauszüge, Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, und alle weiteren steuerrelevanten Unterlagen, die Unternehmen in der DOCBOX® archivieren, direkt zur Steuerkanzlei oder an das DATEV-Rechenzentrum weitergeleitet.

Digitale Akte

E-Mail-Postfächer, analoge Ablagen und Aktenordner, Archive, Laufwerke, Server: Unternehmen haben viele verschiedene Quellorte, an denen sie Dokumente und Daten ablegen. Eine Dokumentenmanagement-Lösung digitalisiert all diese Daten und überführt sie in Digitale Akten.

Digitales Rechnungsmanagement

Mit einem digitalen Rechnungsworkflow sparen Unternehmen durch eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung enorme Kosten ein. Am Ende des Rechnungsworkflows wird die elektronische Rechnung einfach an Buchungsprogramme, wie etwa DATEV, übergeben und im Dokumentenmanagement automatisch archiviert.

Digitale Signatur

Digitale Signaturen sind die sicherste Variante elektronischer Unterschriften und erfüllen die strengsten Vorgaben für Sicherheit und Rechtsgültigkeit. Sie bieten ein Höchstmaß an Zuverlässigkeit bei der Authentifizierung von Unterzeichnern und Dokumenten.

Direktdrucker

Der DOCBOX®-Direktdrucker erlaubt, beliebig viele virtuelle Drucker anzulegen, mit denen direkt in festgelegte DOCBOX®-Archivordner gedruckt werden kann, also ohne den Umweg über ein Posteingangsfach.

Dokumentenmanagement

Zukunftsweisende Software für Dokumentenmanagement. Intelligentes DMS für weit mehr als die digitale Archivierung von Dokumenten.

Digitaler Rechnungsworkflow

Mehr Schwung mit der DOCBOX®. Digitales Prozessmanagement steigert die Effizienz bei der Rechnungsbearbeitung.

Revisionssicheres Archivieren

Revisionssichere und einheitliche Archivierung im Unternehmen.

Digitale Archivierung

Gesetzliche Vorgaben rechtskonform umsetzen. Mit Dokumentenmanagement auf erfolgreicher Mission in Richtung papierloses Büro.

Enterprise Content Management

ECM optimiert unternehmensweite Geschäftsprozesse. Mit der DOCBOX® stationär, mobil per App oder in der Cloud.

Belegarchivierung

Mit der Einführung eines Dokumenten-Management- und Archivsystems ersetzen Sie die manuelle Belegverarbeitung durch automatisierte Abläufe.

Digitale Geschäftsprozesse

Zur Optimierung digitaler Geschäftsprozesse werden Dokumentenmanagement-Systeme eingesetzt, bei gleichzeitiger Einhaltung regulatorischer Vorgaben.

GoBD EU-DSGVO

Dokumente und personenbezogene Daten rechtskonform archivieren. Mit der DOCBOX® immer auf der sicheren Seite.

Effizientes Datenmanagement

Datenmanagement effizient steuern mit der DOCBOX®. Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Elektronische Akte

Digitale Dokumente revisionssicher archivieren mit der DOCBOX®.