Dokumentenmanagement macht Belegarchivierung zum Kinderspiel

Mit der Einführung eines Dokumenten-Management- und Archivsystems ersetzen Sie die manuelle Belegverarbeitung durch automatisierte Abläufe.

Der Buchungsbeleg gilt als Ausgangspunkt jeder Buchung sowie als Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnungen. Belege schaffen die Basis für die Richtigkeit von buchhalterischen Aufzeichnungen und unterliegen auch deshalb besonderen Aufbewahrungspflichten. Unternehmen müssen alle Belege sicher und wiederauffindbar archivieren. Auf Anfrage des Finanzamts sind diese Belege in einem maschinenlesbaren Format bereitzustellen. Die DOCBOX® ermöglicht ein rasches Archivieren bzw. Suchen gewünschter Dateien und spart somit wertvolle Arbeitszeit und Kosten. Ein- und Ausgangsrechnungen als Papierdokumente, e-Rechnungen, Buchungsjournale, Kontoauszüge, Saldenlisten, Barquittungen, Schriftverkehr, Lieferscheine sowie Auftragsbestätigungen und Verträge zählen zu der Gruppe der aufbewahrungspflichtigen Belege, die in Deutschland und der Schweiz bis zu zehn Jahre, in Österreich sieben Jahre revisionssicher in einem geeigneten Ablagesystem aufzubewahren sind. Die Belegsicherung oder Belegarchivierung ist für Unternehmen von besonderer Bedeutung, um die Beweiskraft ihrer Buchhaltung sicherzustellen. Die Aufzeichnungen von steuerpflichtigen Unternehmen werden gemäß §158 der Abgabenordnung (AO) der Besteuerung zugrunde gelegt, wenn kein Anlass gegeben ist, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden.

Papierbelege werden eingescannt und mit Hilfe der in der DOCBOX® integrierten OCR-Software automatisch gelesen. Eine zusätzliche Verschlagwortung ist möglich, aber nicht mehr notwendig. Die so identifizierten Buchungsdaten verknüpft das Dokumentenmanagement mit den entsprechenden Datensätzen im Warenwirtschaftssystem. Dann archiviert die DMS-Software die eingescannten Belege, welche anschließend für die Recherche zur Verfügung. Die DOCBOX® arbeitet browserbasiert und somit unabhängig vom jeweiligen Betriebssystem. Sie erlaubt den Anwendern, Ablagestrukturen anzulegen und Inhalte per Volltextsuche zu finden.

Bei Belegen, die in elektronischer Form im Unternehmen eingehen, erfolgt die digitale Archivierung im Dokumentenmanagementsystem sofort. Finanzbehörden akzeptieren Belege in elektronischer Form seit vielen Jahren. In einigen Bereichen ist die elektronische Ablage sogar gesetzlich vorgeschrieben. Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen analog den GoBD in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Grundsätzlich definieren die GoBD die Anforderungen an eine revisionssichere Dokumentenarchivierung. Papierbelege wie digitale Dokumente müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, ordnungsgemäß und unveränderbar aufbewahrt werden. Um Dokumente revisionssicher zu archivieren, gibt es für Unternehmen vier zentrale Säulen: die richtige DMS-Software, die passende Hardware, die Verfahrensdokumentation und die abschließende Bestätigung eines Wirtschaftsprüfers.

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