Digitale Archivierung: Auf dem Weg zum papierlosen Büro

mit dem Dokumentenmanagementsystem DOCBOX®

Immer mehr Dokumente - Schriftverkehr, Rechnungen, Angebote, Aufträge - erreichen die Unternehmen heute in digitaler Form, meist als E-Mail. Gesetzliche Vorgaben und die Finanzbehörden verlangen, dass diese Daten in der Folge auch digital auf einem Datenträger archiviert werden. Ebenso papiergebundene Dokumente werden immer häufiger eingescannt und mit Hilfe von Dokumentenmanagement-Systemen einem digitalen Archiv zugeführt. Für Anhänger des papierlosen Büros ein Hochgenuss. Laut einer Studie des Fraunhofer Instituts dauert die Ablage von 250 Seiten in Papierform eine Stunde, digital dagegen weniger als eine Viertelstunde. Die Recherche nach einem Dokument in Papierform beansprucht drei Minuten, in digitalisierter Form zehn Sekunden. Immens die Zeit- und Kostenvorteile, die sich durch die digitale Archivierung erzielen lassen. Wenn Unternehmen sicherstellen, dass die digital Dokumente weder verloren gehen, noch verändert werden können, gilt die Archivierung als revisionssicher. Der Nachweis der Revisionssicherheit erfolgt über eine technische und organisatorische Verfahrensdokumentation, die bei einer Steuerprüfung auf Verlangen vorgelegt werden muss.

Die digitale Archivierung mit einer DMS-Software wird demnach für Unternehmen immer wichtiger. Zu beachten sind jedoch einige wichtige Dinge. Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" beschreiben, welche gesetzlichen Vorgaben für die digitale Archivierung gelten. Des Weiteren müssen Aufbewahrungsfristen sowie die Bereitstellung im Falle einer Prüfung beachtet werden. Ein digitales Archiv bringt zudem den Vorteil mit sich, dass sich Geschäftsvorgänge deutlich schneller rekonstruieren lassen.  Die elektronische Archivierung sorgt für die digitale, revisionssichere Ablage von ein- und ausgehenden Dokumenten und stellt Suchfunktionen zur Verfügung. Die archivierten Dokumente lassen sich - durch Berechtigungen geregelt – mit der DOCBOX® browserbasiert und damit Betriebssystem unabhängig recherchieren, lesen, kopieren oder versenden. Das Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass aktuelle Dokumente bereitgestellt und in einen Workflow einbezogen werden. Wiedervorlagefunktionen, Versionskontrolle und Versionsmanagement sowie das automatische Weiterleiten an einzelne oder mehrere Empfänger gehören zu den Standardfunktionen, ebenso wie Scannen, Indexieren, Archivieren, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten, Drucken und Versenden.

Die folgende Zusammenfassung zeigt noch einmal die wichtigsten Grundsätze auf, die bei der digitalen Archivierung zu beachten sind:

  • Jedes Dokument ist gemäß den rechtlichen und internen Anforderungen aufzubewahren, also verlässlich und rechtskonform. Unternehmen sollten ebenfalls ihre eigenen Regeln bei der Archivierung einbringen.
  • Alle Dokumente müssen vollständig erfasst und im Archiv abgelegt werden. So lassen sich die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und Vorgänge später lückenlos nachvollziehen.
  • Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
  • Original und archiviertes Dokument müssen übereinstimmen, es gilt das Prinzip der Unveränderbarkeit.
  • Nur berechtigte Benutzer dürfen - zum Schutz vertraulicher Informationen - ein über das Dokumentenmanagement archiviertes Dokument einsehen. Die DOCBOX® garantiert dies über das Workflow-Management-Modul.
  • Jedes Dokument muss zu Beginn der Archivierung indiziert werden sowie sich später in angemessener Zeit wiederfinden und reproduzieren lassen. Dafür sorgt die in der DOCBOX® integrierte OCR-Software.
  • Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
  • Jede Veränderung im System der digitalen Archivierung muss protokolliert werden.
  • Das gesamte Verfahren müssen Betriebsprüfer jederzeit verifizieren können. Daher ist eine Verfahrensdokumentation unverzichtbar.

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