Digitale Geschäftsprozesse (Workflows)

erhöhen die Produktivität

Alle Veränderungen dieser Welt finden in Prozessen statt. Die Optimierung von Geschäftsprozessen erfolgt dabei durch die zunehmende Digitalisierung. Die Perspektive der Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist vor allem auf höhere Effizienz und Produktivität, auf eine Senkung von Kosten und eine Verbesserung der Leistungsfähigkeit gerichtet. Da sich das wirtschaftliche Handeln am ökonomischen Prinzip orientiert, soll ein bestimmtes Ergebnis mit möglichst geringem Ressourceneinsatz oder mit vorgegebenem Ressourceneinsatz ein maximales Ergebnis erzielt werden. Dieses Prinzip führt zu Kosten- und Produktivitätsvorteilen und damit zu Wettbewerbsfähigkeit.

In Bezug auf Geschäftsprozesse bedeutet Digitalisierung, dass vormals analoge Informationen anschließend digital verfügbar gemacht oder vormals analoge Arbeitsschritte anschließend elektronisch ausgeführt werden oder beides. Ein anschauliches Beispiel für die Digitalisierung vormals analoger Informationen stellt das Scannen von Papierunterlagen dar: Beim Scannen von Dokumenten entsteht ausgehend von der analogen Papiervorlage ein digitales Abbild. Ein weiteres typisches Beispiel für die Digitalisierung von Prozessen ist die elektronische Rechnungsprüfung: Hierbei werden zumeist vormals manuelle Datenerfassungsprozesse durch elektronische Datenerkennungsprozesse ersetzt. Vielfach wird zudem der komplette Ablaufprozess der Rechnungsbearbeitung über eine DMS-Software mit Hilfe eines Workflow-Managements gesteuert.

Zur Optimierung digitaler Geschäftsprozesse werden Dokumentenmanagement-Systeme eingesetzt, bei gleichzeitiger Einhaltung regulatorischer Vorgaben. Denn nahezu alle Geschäftsprozesse starten mit einem Dokument bzw.  oder es werden aus den Prozessen heraus Dokumente erzeugt. Digitale Workflows auf Basis von DMS-Software bzw. ECM-Systeme lösen zunehmend Dokumente und den klassischen Dokumentenaustausch vollständig ab und bieten völlig neue Möglichkeiten zur Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse.

Über intelligente Vernetzung können alle Mitarbeiter eines Unternehmens Teil eines riesigen Wissenspeichers werden. Unternehmen versprechen sich von der Vernetzung von Geschäftsprozessen und Mitarbeitern eine bessere Zusammenarbeit sowie einen reibungslosen Wissenstransfer, unabhängig von einem Ort. Das erklärte Ziel lautet, durch klugen Austausch von Informationen die Produktivität zu steigern. In den Arbeitsabläufen aller Unternehmen steckt das Potenzial, Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren. Für nachvollziehbare, effiziente und sichere Abläufe sorgen intelligente Workflow-Prozesse. Ein derartiges Prozessmanagement hilft, die Arbeitsabläufe so zu entwickeln, dass Menschen besser und schneller zusammenarbeiten.

Unternehmen müssen sich so organisieren, dass Abteilungen mehr und besser zusammenarbeiten. Denn die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist Teamarbeit und nichts für Einzelkämpfer. Schließlich sind an einem Geschäftsprozess meistens mehrere Abteilungen beteiligt. Die Voraussetzung dafür ist eine prozessorientierte Organisation. Im Zuge der Transformation richten sich Zuständigkeiten, Aufgaben und Ergebnisse am Prozess und nicht mehr an einzelnen Bereichen aus.

Die digitale Transformation beginnt bereits beim digitalen Reifegrad der Unternehmen. Viele Prozesse in den Abteilungen und der Produktion sind noch manuell und von Papier bzw. Medienbrüchen geprägt, so dass keine durchgängig digitalen und elektronisch integrierten Abläufe möglich sind. Eine möglichst umfassende digitale Prozessinfrastruktur entlang der Wertschöpfungsketten ist jedoch Voraussetzung für Wettbewerbsfähigkeit, organisatorische Flexibilität und Reduzierung der Prozesskosten. Die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein wichtiger Teil der digitalen Transformation. Die DOCBOX® bildet mit den verfügbaren Modulen die Anforderungen an DMS-Software bzw. ECM-Systeme perfekt ab. Stationär, per App oder als Cloud-Dienst.

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