Digitaler Rechnungsworkflow

als zukunftsweisende Entscheidung

Neuen Schwung in die Rechnungsbearbeitung bringt ein Dokumentenmanagementsystem. Die DOXBOX® macht Ihr Unternehmen fit für die e-Rechnung, denn der digitale Rechnungsworkflow ist richtungsweisend und ein Leuchtturmprojekt für alle künftigen digitalen Vorhaben in Ihrem Unternehmen.

Die Digitalisierung hat inzwischen fast alle Unternehmensbereiche erfasst, auch den gesamten Vorgang vom Rechnungseingang bis hin zur Bezahlung. Unternehmen und auch kommunale Einrichtungen - hier wird die elektronische Rechnung ab Ende 2019 sogar Pflicht - gestalten diese Prozesse heute nicht mehr manuell, sondern nutzen Dokumentenmanagementsysteme, um die Rechnungsprüfung möglichst effizient und transparent abzuwickeln.

Eine papiergebundene Rechnungsbearbeitung ist zeitaufwendig. Sie verursacht lange Laufzeiten bis zur Zahlung und somit Skontoverluste und Mahngebühren. Oft weiß zudem die Buchhaltung nicht zu jedem Zeitpunkt, welche Rechnung sich bereits im Haus befindet und auf wessen Schreibtisch sie gerade zur Freizeichnung herumliegt.

Das digitale Workflow-Management-Modul der DOCBOX® automatisiert Prozesse der Rechnungsbearbeitung. Die Rechnungen werden nach ihrem Eingang gescannt oder, soweit sie per E-Mail gesendet wurden, direkt in die DOCBOX® gedruckt. Anschließend durchlaufen sie in einen elektronischen Freigabeprozess. Alle berechtigten Mitarbeiter können die vorerfassten Rechnungen im Eingangsordner betrachten, auch wenn sie noch nicht bearbeitet sind. Von dort aus startet der Freigabeprozess und schlussendlich auch die Verbuchung. Die DMS-Software erlaubt die Anbindung an betriebsinterne ERP-Systeme und Finanzbuchhaltungen und gleicht somit die Daten mit den dort hinterlegten Stammdaten ab. So ermöglicht die Dokumentenmanagementlösung DOCBOX® mit ihrem automatisierten Prozessmanagement, Geschwindigkeit und Komfort der Erfassung zu erhöhen sowie die Freigabeprozesse im Unternehmen deutlich zu beschleunigen.


Die Implementierung eines digitalen Rechnungsworkflows in der Kreditorenbuchhaltung mit Hilfe der DOCBOX® ermöglicht die Automatisierung bei der Rechnungserfassung und -bearbeitung. Somit können Kreditorenrechnungen nach ihrer Bearbeitung in der Buchhaltung und erfolgter Freizeichnung in der jeweiligen Fachabteilung automatisch gebucht werden. Dadurch werden Prozesse der Rechnungsfreigabe transparenter gestaltet, Rechnungsdurchlaufzeiten verkürzt und die Einhaltung der Zahlungsziele verbessert. Abschließend können die Buchungsdaten automatisch aus dem Workflow-Management über das DOCBOX® DATEV Export Modul direkt an die Steuerkanzlei oder das DATEV-Rechenzentrum übertragen werden.

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