Professionelles Enterprise Content Management (ECM)

Mit der DOCBOX® immer einen Schritt voraus

Eine Flut von Informationen prasselt heutzutage auf Unternehmen und deren Mitarbeiter ein. Diese müssen bearbeitet und archiviert werden. Aber nicht nur die große Masse an Informationen behindert diese Prozesse, sondern auch die unterschiedliche Struktur der Daten und diverse Trägermedien. Weiterhin stapeln sich in vielen Unternehmen wichtige Informationen in Form von Papierbergen, mit allen damit verbundenen Nachteilen wie aufwändiger Verwaltung oder Suche. Bei den digital abgelegten Informationen erschweren vor allem unstrukturierte Daten - E-Mails, Textdokumente, Präsentationen oder HTML-Seiten – die Weiterverarbeitung. Sie lassen sich nicht ohne Weiteres in ein einheitliches Format bringen und in Datenbanken speichern. Auch die Verteilung auf verschiedene Medien und IT-Systeme macht die Bearbeitung nicht einfacher.

Daraus ergeben sich im Berufsalltag eine Vielzahl von Problemen, was die Suche, die Beschaffung sowie die Weiterverarbeitung von Informationen betrifft. Der effiziente Umgang mit der großen Menge an Informationen stellt deshalb viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Die zentrale Frage lautet dabei: Ist es möglich, dass die richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort Zugriff auf die richtigen Daten und Informationen haben? Enterprise Content Management (ECM) kann diese Probleme lösen. Ein ECM-System wie die DOCBOX® vereint unterschiedliche Funktionalitäten wie Dokumenten-Management, Workflow-Management und Archivierung und stellt einen reibungslosen Informations-Fluss im Unternehmens sicher. Die DOCBOX® ermöglicht die effiziente Optimierung unternehmensweiter Geschäftsprozesse.

Das Datenwachstum in Unternehmen wird heute vor allem durch E-Mail, Office-Dokumente, Rechnungsbelege, Produktinformationen und Datenbanken immens in die Höhe getrieben. Als betriebliche Wissensressource nehmen Geschäftsdokumente gleichzeitig einen immer höheren Stellenwert im Unternehmen ein. Das effiziente Dokumenten-Management wird vor diesem Hintergrund verstärkt zu einer zentralen Herausforderung für Unternehmen jeder Größe; und dies nicht nur aufgrund gesetzlicher Vorschriften. Denn während in den vergangenen Jahren vor allem der Gesetzgeber Investitionen in DMS-Software angetrieben hat, streben Unternehmen heute zunehmend auch das papierlose Büro im Rahmen einer verbesserten Prozessabbildung sowie aus Gründen der ökologischen Nachhaltigkeit an.

Als ein weiterer Treiber von DMS-Lösungen in Unternehmen ist die Verbesserung der Kostenstruktur zu nennen. Direkte Kosteneinsparungen ergeben sich dabei aus der Digitalisierung der Vorgangsbearbeitung und der Dokumentenablage, weshalb Druck- und Papierkosten zumindest bei internen Dokumenten verringert sowie Papierberge und überfüllte Aktenkeller vermieden werden. Durch die schnellere und weniger fehleranfällige Bearbeitung der Dokumente werden zusätzliche Vorteile erzielt, die in Kostenersparnisse beziehungsweise Nutzenvorteile umzurechnen seien. Neben diesen Kostenvorteilen kann ein DMS-System wie die DOCBOX® Unternehmen durch die Optimierung ganzheitlicher Unternehmensprozesse erhebliche Wettbewerbsvorsprünge verschaffen. Denn die Zeiten, als die Funktionalität eines DMS-Systems auf die Archivierung, Suche und Bearbeitung von Geschäftsdokumenten beschränkt war, sind vorbei.

Vor diesem Hintergrund spricht man heute von Enterprise Content Management. Dieser Begriff folgt dem Bedürfnis, die Einschränkung auf Dokumenten basierende Anwendungen aufzuheben. Moderne DMS-Lösungen wie die DOCBOX® werden in die Abläufe und Funktionen der täglichen Arbeit von Mitarbeitern und in deren Anwendungsumgebung integriert. Sie ermöglichen neben der elektronischen Archivierung, Verwaltung und Suche von Dokumenten ebenso die Gestaltung von reibungslosen Arbeitsprozessen durch ein hoch effizientes Workflow-Management. Bei den Zugriffen werden die Vorteile eines ECM am deutlichsten, denn für alle im System abgelegten Unterlagen dauert der Abruf nur Sekunden, egal wie alt das Dokument ist: Das Suchen nach der Akte, das schier endlose Warten auf die Belieferung aus dem Papierarchiv hat mit der Einführung des ECM ein Ende. Auch finden sich die Unterlagen in aller Regel dort, wo sie zu erwarten sind. Die Suchmöglichkeiten im ECM sind klar vorgegeben und entsprechen den Ablage- und Suchanforderungen der Anwender. Einmal abgelegte Dokumente sind verlässlich an der zugewiesenen Stelle auffindbar, ein versehentliches Löschen ist ausgeschlossen.

Kurz und knapp:
Ein Enterprise Content Management dient der Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Archivierung von Informationen sowie der Abbildung von automatisierten Geschäftsprozessen - größtenteils in Form von Dokumenten und Mediendateien. Das tut die Anwendung sicher, nachvollziehbar und gesetzeskonform. Mit der DOCBOX® können Sie von diesen Vorteilen stationär, mobil per App oder in der Cloud profitieren. Vollkommen unabhängig vom Betriebssystem, da browserbasiert.

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