Revisionssichere und einheitliche Archivierung im Unternehmen

unter Einhaltung der GoBD

Die steigende Flut elektronischer Dokumente stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung. Fakt ist: Auch im Zeitalter der elektronischen Kommunikationsformen gelten die umfangreichen gesetzlichen Archivierungspflichten aus dem Handels- und Steuerrecht. Das betrifft die Dokumentenablage aller digitalen Daten wie beispielsweise Rechnungen, Belege, Aufträge oder auch die E-Mail-Archivierung. Mit Hilfe eines effizienten Workflow-Managements können alle berechtigten Mitarbeiter auf Daten in freigegebenen Ordnern zugreifen. So steigert die DOCBOX® die Produktivität und Motivation aller Teammitglieder. Die elektronische Archivierung mit der DOCBOX® bietet viele weitere Vorteile, wie beispielsweise das komfortable Recherchieren von archivierten Dokumenten. Ebenso lässt die Digitalisierung das papierlose Büro Realität werden. Für viele ein willkommener Abschied von Aktenordnern und Aktenkellern.

Revisionssichere Archivierung bedeutet die Aufbewahrung von elektronischen und geschäftsrelevanten Informationen analog den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§ 239, § 257 HGB), der Abgabenordnung (§ 146, § 147, § 200) sowie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Entscheidend ist die sichere und die ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Informationen. Die Archivierung muss ebenso die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren berücksichtigten. Grundsätzlich müssen alle elektronischen Dokumente in der Form aufbewahrt werden, in der sie im Unternehmen eintreffen. Bezüglich der vorgeschriebenen Dauer der Aufbewahrung sind nicht nur steuer- und handelsrechtliche Regelungen, sondern beispielsweise auch EU-Richtlinien und branchenspezifische Besonderheiten wichtig. Die Kategorisierung und Festlegung der speicherwürdigen Dokumente übernimmt jedes Unternehmen in Eigeninitiative. Das wesentlichste Merkmal für revisionssichere Archivierung mit Hilfe von Archivsystemen ist die Sicherstellung, dass sämtliche Informationen jederzeit auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.

Konkret bedeutet dies, dass bei der Archivierung die folgenden Parameter beachtet werden müssen:
Analog zum Gebot der Ordnungsmäßigkeit müssen Bildschirmansichten und Reproduktionen mit dem Original eins zu eins übereinstimmen. Eine Indizierung und Protokollierung sollen die zeitliche sowie sachliche Bewertung des Dokuments erleichtern. Der Grundsatz der Vollständigkeit verlangt, dass sich die Daten aus dem Archiv verlustfrei abrufen lassen. Die DOCBOX® spiegelt alle Ihre geschäftlichen Abläufe lückenlos wieder.
Auf die gespeicherten Dokumente können Sie jederzeit zugreifen, zum Beispiel anlässlich einer kurzfristig angesetzten Betriebsprüfung. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind dabei einzuhalten. Das verlangt das Gebot der Verfügbarkeit. Die archivierten Dokumente sind in einem Format zu speichern, das keine nachträglichen Änderungen erlaubt.
Alle elektronisch gespeicherten Dokumente müssen zeitnah recherchierbar sein. Dank der in der DOCBOX® integrierten OCR-Software ein Kinderspiel. Daten suchen und finden wie wenn Sie Googlen würden.
Das Gebot der Zuverlässigkeit verlangt, dass Sie nicht mehr benötigte Dokumente aus Gründen der Vollständigkeit zum frühestmöglichen Zeitpunkt in das elektronische Archiv überführen.
Hinzu kommen die rechtlichen Anforderungen an eine obligatorische Verfahrensdokumentation. Arbeits- und organisatorische Anweisungen zum Einsatz des Archivsystems oder Protokolle zu Systemänderungen und Datenmigrationen zählen hier dazu.

Mit der DOCBOX® holen Sie sich den digitalen Leitzordner-Effekt ins Haus:

  • Für die Ewigkeit geplant: Langfristige Archivierung.
  • Ein System für alle Abteilungen: Einheitliche Archivierung im Unternehmen.
  • Gesucht - Gefunden: Recherchestarke Archivierung.

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