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E-Mail Archivierung

Nutzen Sie einfach und sicher die Vorteile einer moderner E-Mail-Archivierung.

Langfristiges und revisionssicheres Archivieren Ihrer E-Mails

Das E-Mail-Management in der DOCBOX® sorgt für eine dauerhafte, revisionssichere Archivierung der im Unternehmen anfallenden E-Mails. Sie selbst entscheiden, ob Sie alle oder nur bestimmte E-Mails archivieren möchten. E-Mails können sowohl interaktiv direkt aus der Anwendung als auch serverbasiert anhand definierter Regeln archiviert werden. Die Recherche nach archivierten E-Mails kann direkt aus der DOCBOX® erfolgen. Die vorgangsorientierte Ablage aller E-Mails in Aktenstrukturen sorgt für einen transparenten Überblick über sämtliche Informationen zu Kunden, Partnern oder Lieferanten.

Rechtssichere Archivierung – ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung

Mit der DOCBOX® bilden Sie alle entscheidenden Voraussetzungen wie Compliance, Nachvollziehbarkeit, Beweissicherung und gesetzliche Regularien der E-Mail-Aufbewahrung konsequent ab.

Die DOCBOX® unterstützt Sie bei der durchgängigen E-Mail-Archivierung. E-Mails und das darin enthaltende Wissen können direkt genutzt und in entsprechenden Vorgängen oder Akten zugeordnet werden. So kann die gesamte Kommunikation mit einem Kunden direkt in entsprechende digitale Akten gespeichert werden.

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Funktionsweise:

Für die E-Mail-Archivierung können Sie über iMap oder den Microsoft Exchange Server Regeln erstellen, welche Ihre E-Mail-Archivierung in die DOCBOX® definieren. Nachdem Ihre E-Mails als Kopie in der DOCBOX® abgelegt wurden, können Sie Ihre Mails gefiltert in die zugehörigen Ordner verschieben (z. B. Gruppe Rechnungen). Dank OCR-Erkennung ist es Ihnen möglich, Ihre E-Mails nach Begriffen in E-Mail-Body, Anhang, Betreff und nach Wörten in möglichen zugehörigen Antwort-E-Mails zu suchen und zu finden.

Das revisionssichere Archivieren von E-Mails nach den Vorschriften der GoBD wird erfüllt.

Anwendungsbeispiel:

Die Zeiten, in denen Sie stundenlang Ihr E-Mail-Postfach nach einer E-Mail mit einer gewissen Rechnung als Anhang durchsucht haben, sind vorbei. Dieses Zusatzmodul garantiert Ihnen zudem das revisionssichere Archivieren von E-Mails nach den Vorschriften der GoBD. Alle E-Mails, welche sich beispielsweise auf Rechnungen beziehen, sind zentral abgelegt und können in Sekundenschnelle durchsucht werden.

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