E-Mail Archivierung

Langfristiges und revisionssicheres Archivieren Ihrer E-Mails

Das E-Mail Management in der DOCBOX® sorgt für eine dauerhafte, revisionssichere Archivierung der im Unternehmen anfallenden E-Mails. Sie selbst entscheiden, ob Sie alle oder nur bestimmte E-Mails archivieren möchten. E-Mails können sowohl interaktiv direkt aus der Anwendung als auch serverbasiert anhand definierter Regeln archiviert werden. Die Recherche nach archivierten E-Mails kann direkt aus der DOCBOX® erfolgen. Die vorgangsorientierte Ablage aller E-Mails in Aktenstrukturen sorgt für einen transparenten Überblick über sämtliche Informationen zu Kunden, Partnern oder Lieferanten.

Funktionsweise:

Für die eMail-Archivierung können Sie über iMap oder den Microsoft Exchange Server Regeln erstellen, welche Ihre eMail-Archivierung in die DOCBOX® definieren. Nachdem Ihre eMails als Kopie in der DOCBOX® abgelegt wurden, können Sie Ihre Mails gefiltert in die zugehörigen Ordner verschieben (z.B. Gruppe Rechnungen). Dank OCR-Erkennung ist es Ihnen möglich, Ihre eMails nach Begriffen in eMail-Body, Anhang, Betreff und nach Wörten in möglichen zugehörigen Antwort-eMails zu suchen und zu finden.

Das revisionssichere Archivieren von eMails nach den Vorschriften der GoBD wird erfüllt.

Anwendungsbeispiel:

Die Zeiten, in denen Sie stundenlang Ihr eMail-Postfach nach einer E-Mail mit einer gewissen Rechnung als Anhang durchsucht haben, sind vorbei. Dieses Zusatzmodul garantiert Ihnen zudem das revisionssichere Archivieren von E-Mails nach den Vorschriften der GoBD. Alle eMails, welche sich beispielsweise auf Rechnungen beziehen, sind zentral abgelegt und können in Sekundenschnelle durchsucht werden.

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