eMail Archivierung

Langfristiges und revisionssicheres Archivieren Ihrer eMails

Das eMail Management in der DOCBOX® sorgt für eine dauerhafte, revisionssichere Archivierung der im Unternehmen anfallenden eMails. Sie selbst entscheiden, welche eMails Sie archivieren möchten. eMails können sowohl interaktiv direkt aus der Anwendung als auch serverbasiert anhand definierter Regeln archiviert werden. Die Recherche nach archivierten eMails kann direkt aus der DOCBOX® erfolgen. Die vorgangsorientierte Ablage aller eMails in Aktenstrukturen sorgt für einen transparenten Überblick über sämtliche Informationen zu Kunden, Partnern oder Lieferanten.

Funktionsweise:

Für die E-Mail-Archivierung können Sie über iMap oder den Microsoft Exchange Server Regeln erstellen, welche Ihre E-Mail-Übertragung in die DOCBOX® definieren. Nachdem Ihre E-Mails als Kopie in der DOCBOX® abgelegt wurden, können Sie Ihre Mails gefiltert in die zugehörigen Ordner verschieben (z.B. Gruppe Rechnungen). Dank OCR-Erkennung ist es Ihnen möglich, Ihre E-Mails nach Begriffen in E-Mail-Body, Anhang, Betreff und nach Wörten in möglichen zugehörigen Antwort-E-Mails zu suchen und zu finden.

Als Nebeneffekt dieses Zusatzmoduls wird das revisionssichere Archivieren von E-Mails nach den Vorschriften der GoBD erfüllt.

Anwendungsbeispiel:

Die Zeiten, in denen Sie stundenlang Ihr E-Mail-Postfach nach einer E-Mail mit einer gewissen Rechnung als Anhang durchsucht haben, sind vorbei. Dieses Zusatzmodul garantiert Ihnen zudem das revisionssichere Archivieren von E-Mails nach den Vorschriften der GoBD. Alle E-Mails, welche sich beispielsweise auf Rechnungen beziehen, sind zentral abgelegt und können in Sekundenschnelle durchsucht werden.

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