Direktdrucker
Ausdrucke aus externen Applikationen direkt archivieren.Automatisches Archivieren per Druckfunktion
Der DOCBOX® Direktdrucker ermöglicht die vollautomatische revisionssichere Archivierung beliebiger druckbarer Dokumente, wie z. B. die Ausgangsbelege aus Ihrem ERP-System.
Der DOCBOX® Direktdrucker bietet Ihnen die Möglichkeit, beliebig viele virtuelle Drucker anzulegen, mit denen sie direkt in von Ihnen festgelegte DOCBOX®-Archivordner drucken können, also ohne den Umweg über ein Posteingangsfach.
Rechnungen aus Ihrem ERP-Programm lassen sich so unmittelbar in den entsprechenden Rechnungsordner in der DOCBOX® drucken. Ausgangsbelege werden somit vollständig, zuverlässig, effizient und revisionssicher archiviert. Das spart Zeit und Geld.
DirektDrucker optimiert die Digitalisierung von Dokumenten
Die Anlage von virtuellen Druckern in der DOCBOX® ermöglicht, Dokumente in digitalem Format zu erstellen und sie direkt in von Ihnen festgelegte DOCBOX®-Archivordner zu drucken. Das Modul DirektDrucker bietet eine reibungslose und effiziente Digitalisierung von Dokumenten. Anwender können einen virtuellen Drucker auswählen, um Dateien aus verschiedenen Anwendungen zu "drucken" und sie als durchsuchbare PDFs oder andere digitale Formate direkt in der DOCBOX® hochzuladen.
Die Anlage virtueller Drucker in der DOCBOX® fördert zudem die Umweltfreundlichkeit, da sie den Papierverbrauch drastisch reduziert. Dies trägt dazu bei, den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens zu verringern sowie Kosten für Papier und Tinte zu sparen. Darüber hinaus verbessern virtuelle Drucker die Sicherheit von Dokumenten. Durch die Umwandlung in digitale Formate und die Speicherung in der DOCBOX® werden Dokumente vor unbefugtem Zugriff oder Verlust geschützt. Ein weiterer Vorteil ist die optimierte Dokumentenverwaltung. Virtuelle Drucker ermöglichen es, Dokumente direkt mit relevanten Tags, Metadaten sowie den richtigen Ordnern in der DOCBOX® zu versehen. Dadurch wird die Suche und Auffindbarkeit von Dateien verbessert und Arbeitsabläufe werden optimiert.
Vorteile
Ohne Umwege archivieren
Revissionssicher
Zeit und Geld sparen
Unterstützung aller Windows®-Programme
Funktionsweise:
Mit dem DOCBOX® Archivdruckertreiber können Sie Ausdrucke aus jeder Windows-Anwendung zielgerichtet archivieren, beispielsweise die in einer Warenwirtschaft erstellten Ausgangsrechnungen oder die mit Office erstellten Geschäftsbriefe. Auch CAD-Zeichnungen oder Reports aus der Finanzbuchhaltung archiviert der DOCBOX® Archivdruckertreiber in das jeweilige Archiv. In der Praxis wählen Sie den DOCBOX®-Archivdrucker aus und klicken auf Drucken – schon ist das Dokument archiviert.
Anwendungsbeispiel:
- Ausgangsbelege in der ERP-Software automatisch revisionssicher archivieren
- Sämtliche Briefe die Sie mit Word schreiben, automatisch revisionssicher in der digitalen Akte ablegen
- Listen und Auswertungen der Finanzbuchhaltung automatisch revisionssicher archivieren