Digitale Akte – Alles an (s)einem Platz!
Zentrale Datenhaltung
Um die Prozesse effizienter zu gestalten und dadurch bedeutende Kosteneinsparungen zu generieren, bietet Ihnen die DOCBOX® einen zentralen Zugriff auf Ihre gesamten Dokumente.
Die zunehmende Datenflut auf Papier und in digitalisierter Form stellt alle Unternehmensbereiche vor immer größere Herausforderungen. Um darauf adäquat zu reagieren ist es heute wichtiger denn je, diese Informationen effektiv und automatisiert zu verarbeiten. Die DOCBOX® hilft Ihren Mitarbeitern dabei, sich optimal in der veränderten Arbeitsumgebung der elektronischen Akte zurecht zu finden.
Diverse Medientypen an verschiedensten Orten, wie Sie Ihnen täglich in den Geschäftsabläufen begegnen, z. B. Briefe, Rechnungen, Bilder oder andere Papiere, E-Mails, Office-Dateien etc., müssen alle archiviert werden. Durch die in der DOCBOX® erstellte digitale Akte haben Sie die Möglichkeit, all diese unterschiedlichen Vorgänge zusammenzufassen und so ganzheitlich zu verarbeiten.
Selbstverständlich lag unser Augenmerk auch im Bezug auf die elektronische Akte wieder verstärkt auf der einfachen Anwendbarkeit, die wir deshalb in den Fokus unserer Entwicklung gestellt haben. Das gemeinsame Arbeiten an einer Akte quer durch die unterschiedlichen Abteilungen und Unternehmensbereiche, wird dadurch Programm übergreifend ermöglicht und lässt sich auch, je nach Anforderung, individuell einrichten.
Grenzenloser Zugriff auf Ihre Informationen
Ein wesentlicher Aspekt der Arbeit mit der elektronischen Akte in der DOCBOX® ist der effektive Zugriff auf Ihre Dokumente in der täglichen Arbeit, unabhängig vom Zeitpunkt oder der DOCBOX®. Der Anwender hat aus nahezu jeder vertrauten Arbeitsumgebung unmittelbaren Zugang zur DOCBOX® und den darin archivierten Dokumenten und kann so die elektronische Akte jederzeit in die Arbeitsabläufe mit einbinden.
Durch Zusatzmodule wie Wiedervorlage, Stempeln oder der Notizfunktion wird die elektronische Akte in der DOCBOX® immer auf dem aktuellen Stand gehalten und dadurch die Bearbeitung durch unterschiedliche Mitarbeiter ermöglicht, was zu effizientem und zeitsparendem Handeln führt. Und hat ein Mitarbeiter die DOCBOX® einmal nicht geöffnet, wird er per E-Mail auf die fällige Aktion hingewiesen.
Mögliche Einsatzbereiche
Mit der DOCBOX® haben Sie praktisch alle Möglichkeiten Ihre digitalen Akten abzubilden.Bauakte
Alle relevanten Dokumente zu einem Bauprojekt wie Pläne, Gutachten, Genehmigungen, Vorschriften oder sonstige Dokumente werden spezifisch zu einem Bauvorhaben zusammengefasst und stehen elektronisch jederzeit und überall vollständig zur Verfügung, auch auf der Baustelle.
KFZ-Schadensakte
In KFZ-Reparaturwerkstätten ist es besonders wichtig, alle Dokumente, Gutachten und Fotos zu einem Schadensfall zusammen und sofort im Zugriff zu haben. So können Informationen schnell und unkompliziert mit Kunden, Gutachtern und Versicherungen ausgetauscht werden.
Personalakte
Bewerbungen, Einstellungsverträge, Beurteilungen, Zwischenzeugnisse, Urlaubsanträge und vieles mehr. Alle Informationen zum Mitarbeiter stehen in einer elektronischen Personalakte zur Verfügung. Durch den vielfältigen Zugriffsschutz sind alle Dokumente absolut sicher und vertraulich gespeichert, auch unter dem Aspekt des Datenschutzes nach BDSG.
Mandantenakte
In Rechtsanwaltskanzleien ist es besonders wichtig, alle Dokumente, Gutachten und Fotos zu einem Fall zusammen und sofort im Zugriff zu haben. So können Informationen schnell und unkompliziert mit Mandanten, Gutachtern, Gerichten, Versicherungen und der gegnerischen Partei ausgetauscht werden. Einfach besser zurecht und zu Ihrem Recht finden!
Garantieabwicklung
Ordnen Sie Dokumente bei der Garantiebearbeitung auf einfache Weise einem Reklamationsvorgang zu. Die Anfertigung eines Duplikates des Dokumentes ist nicht mehr notwendig.
Beschaffungsakte
Anfragen, Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine sowie Rechnungen stehen zusammen mit Verträgen oder sonstigen Vereinbarungen jederzeit übersichtlich zur Verfügung. Führen Sie effektive Verhandlungen und verkürzen Sie Beschaffungszyklen.
Produktionsakte
Zeichnungen, Datenblätter, Etiketten, Stücklisten, Arbeitsanweisungen, Bauanleitungen, Produktionsaufträge, alles muss aufbewahrt werden. Mit der DOCBOX® sind immer alle Unterlagen am richtigen Platz.
Versicherungsakte
Verträge, Dokumente, Gutachten, Schäden und der Personalausweis werden zentral pro Versicherungsnehmer oder Familiengemeinschaft gespeichert.
Patientenakte
Für eine gute Patientenversorgung ist neben der ärztlichen Behandlung eine Vielzahl patientenbezogener Dokumente erforderlich: Arztbriefe, Befunde und bereits durchgeführte Behandlungsmaßnahmen. Mit der DOCBOX® sind immer alle Unterlagen dort wo sie hingehören.