DOCBOX® – Deshalb sind wir die beste Lösung
Maßgeschneiderte Lösungen, unschlagbare Argumente
Maßgeschneiderte Lösungen
Unsere Produkte erhalten Sie bei einem unserer autorisierten DOCBOX® Partner oder ggfs. direkt über die aktivweb GmbH in Bodenmais.
Da der Erfolg und die Akzeptanz eines DMS in hohem Maße von kompetenter Beratung und zuverlässigem Service abhängen, legen wir allergrößten Wert darauf, Ihnen die für Ihr Unternehmen maßgeschneiderten Lösungen anzubieten, Sie zu begleiten und Ihre DOCBOX® optimal auf Ihre individuellen Bedürfnisse abzustimmen.
Außerdem ist es uns ein großes Anliegen, die DOCBOX® ständig weiterzuentwickeln, indem wir Anregungen und Vorschläge aus Ihren Reihen aufgreifen und sie, soweit machbar, in die Tat umsetzen.
Wenden Sie sich bei Anfragen oder zur Einholung von Informationen rund um die DOCBOX® an einen der aufgeführten Vertriebspartner oder über das Kontaktformular direkt an die aktivweb GmbH. Wir leiten Ihr Anliegen dann unmittelbar an die entsprechende Stelle weiter.
Kriterien für ein gutes DMS
| Merkmal | DOCBOX® |
|---|---|
| Inhousebetrieb (On Premise) oder Cloud möglich | ja |
| Trennen und Zusammenfügen von PDF Dateien | ja |
| Umstellen von Seiten in PDF Dateien | ja |
| Projektakten aus unterschiedlichen Dateitypen erstellen | ja |
| Suche nach Anmerkungen und Stempeln | ja |
| Einfache Erstellung komplexer Suchen | ja |
| Grafischer Workfloweditor | ja |
| Kopieren von Workflows oder Teilen davon zur erneuten Verwendung | ja |
| Hinzufügen von internen oder externen Dokumenten im Verlauf eines Workflows | ja |
| Dauerhafte oder befristete Vertretungsregeln in der Administrationsoberfläche erstellen | ja |
| GoBD konforme Emailarchivierung, kein Einsatz eines zusätzlichen Mailarchivierungsprogramms notwendig | ja |
| Anbindung von DATEV oder anderen FiBu-Lösungen ohne hohe Zusatzkosten | ja |
| Abruf beliebig vieler Email-Postfächer | ja |
| Regelbasierte Verteilung von Emails im DMS in der Administrationsoberfläche einrichten | ja |
| Unterschreiben und Signieren per Touchpad oder vorhandener Signiersoftware | ja |
| Löschen von Dokumenten aus dem Archiv mit zwingender Angabe des Löschgrundes und Zustimmung eines Löschberechtigten | ja |
| Transparente Erstellung von Benutzerrechten | ja |
| Betriebssystem und Endgeräte unabhängige Webanwendung (Windows, MacOS, Linux, iOS, Android) | ja |
| Hoch performante SQL-Datenbank im Lieferumfang enthalten | ja |
| Einfacher Wechsel von Inhouse zu Cloud oder vice versa unter Beibehaltung aller Dokumente, Funktionalitäten, Metadaten und Workflows | ja |
| Cloudbetrieb in einem deutschen Rechenzentrum (KEINE Daten bei Microsoft, Amazon oder Google) | ja |
| Einfaches Backup der Datenbank über die Administrationsseite | ja |
| Vollständige Administrationsoberfläche, auch in der Cloud | ja |
| Minutenschnelle Installation des gesamten Systems | ja |
| Relativ geringe Systemanforderungen bei Inhousebetrieb | ja |
| Sonderkonditionen für Bildungseinrichtungen | ja |
Unschlagbare Argumente
EFFIZIENT
Die DOCBOX® befreit Sie von der täglichen Papierflut und erleichtert den Unternehmens- alltag spürbar. Maßgeschneiderte Module optimieren Ihre dokumenten-basierten Prozesse. Ihre Fragen werden kompetent durch uns oder einen qualifizierten DOCBOX® Fachhandelspartner beantwortet.
BLITZSCHNELL
Die integrierte OCR-Software liest und indiziert den gesamten Dokumententext bereits beim Archivieren. Schon bei der Eingabe weniger Zeichen werden, vergleichbar einer Suchmaschine im Internet, die Dokumente blitzschnell gefunden. Eine Verschlag-wortung ist nicht notwendig, aber möglich.
REVISIONSSICHER
Wie in den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV- gestützter Buchhaltungs-systeme" (GoBS) gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert.
EINFACH
Die DOCBOX® zeichnet sich durch schnelle, einfache Installation und Handhabung aus. Schon kurze Zeit nach der wenige Minuten dauernden Installation und einer Kurz- einweisung können Sie die DOCBOX® in Ihrem Unter- nehmen einsetzen.