Revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente

Dokumente rechtssicher aufbewahren

Was ist eine revisionssichere Software?

Eine Software wird als revisionssicher bezeichnet, wenn aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente nach gesetzlichen Vorgaben und Pflichten archiviert werden.

 

Welche gesetzlichen Vorgaben und Pflichten gibt es?

  • Handelsgesetzbuch HGB (§§ 239, 257 HGB)
  • Abgabenordnung AO (§§ 146, 147 AO)
  • Grundsätze ordnungsmäßiger
    DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS
  • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung
    und Aufbewahrung von Büchern GoBD
  • weitere steuerrechtliche und handelsrechtliche Vorgaben

 

Was passiert mit den Dokumenten?

Die Dokumente werden 1 : 1 abgebildet und als PDF-Dateien in einer Datenbank archiviert. Durch eine leistungsfähige OCR-Software, die den gesamten Text nach den eingegebenen Ausdrücken oder Zahlenfolgen durchsucht, können die Dokumente jederzeit blitzschnell gefunden und angesehen bzw. weitergereicht werden. Somit sind die Dokumente, wenn sie archiviert wurden, sofort verfügbar. Ihre Dokumente werden sicher und unverändlich aufbewahrt.

 

    Revisionssicherheit


    Revisionssicher arbeiten mit der DOCBOX®

    • Die DOCBOX® bietet alle notwendigen Voraussetzungen für ein revisionssicheres Arbeiten.
    • Ein revisionssicheres DMS (Dokumenten-Management-System) ist Voraussetzung, um die Dokumente nach dem Scannen vernichten zu können - ein wesentlicher Aspekt für die Buchhaltung.
    • Alle gesetzlichen Vorgaben und Pflichten für eine revisionssichere Ablage werden erfüllt.
    • Nachweis einer Verfahrensdokumentation: Diese erhalten Sie von uns mit der Installation der Software und sie dient als Nachweis, dass die Software alle Anforderungen des HGB, der AO, und der GoBD / GoBS für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt.

    Informationen zu rechtlichen Grundlagen

    GoDB, GoBS und viele weitere
    GoBD

    GoBD

    Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

    Bei der DOCBOX® handelt es sich um eine Archivierungssoftware, die eingescannte, aus Anwendungen heraus gedruckte und per Drag&Drop eingefügte Dokumente archiviert und deren Auffinden und Wiederherstellen gewährleistet. Bei eingescannten Dokumenten handelt es sich z. B. um Eingangsrechnungen und Lieferscheine, aber auch um nicht steuerrelevante sonstige Korrespondenz, also um "nicht originäre digitale Dokumente", für die die Anwendung der GoBD gänzlich ausscheidet.

    Für originäre digitale Dokumente, die in die DOCBOX® gedruckt werden, muss parallel zur DOCBOX®, von der erzeugenden Software (ERP, WaWi, Faktura), ein eigenständiger, GoBD-konformer Zugriff ermöglicht werden. Die GoBD betrifft also jene Programme, die "originäre digitale Dokumente" erzeugen und nicht die DOCBOX®.

    Stand seit 1. Januar 2015: Die GoBD lösen die GDPdU und die GoBS ab.

     

    Verfahrensdokumentation

    nach GoBD (bis 2015 GoBS)

    Die Verfahrensdokumentation dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anfoderungen des HGB, der Abgabenordnung, den GoBS und den GoBD für die Aufbewahrung von Daten erfüllt sind. Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess (Entstehung, Indizierung, Speicherung, eindeutiges Wiederfinden, Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und Reproduktion der archivierten Informationen). Folgende Anforderungen ergeben sich für die elektronische Archivierung:

    • Ordnungsmäßigkeit
    • Vollständigkeit
    • Sicherheit des Gesamtverfahrens
    • Schutz vor Veränderung
    • Sicherung vor Verlust
    • Nutzung durch Berechtigte
    • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
    • Dokumentation des Verfahrens
    • Nachvollziehbarkeit
    • Prüfbarkeit

    Sie erhalten von uns eine Verfahrensdokumentation bei Auslieferung der Software.

    GoBS

    GoBS

    Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

    Anders verhält es sich bei der Anwendung der GoBS. Bei der Archivierung von steuerrelevanten Dokumenten, die in die DOCBOX® eingescannt oder gedruckt werden, muss den Vorgaben der GoBS entsprochen werden, insbesondere dann, wenn die Originale nach dem Einscannen vernichtet werden.

    Die GoBS enthalten die Vorgaben für die Verfahrensdokumentation. Diese ist zum Nachweis des ordnungsgemäßigen Betriebes des Systems erforderlich.

    Auch für die GoBS-Konformität kann es für die Software allein keine Zertifizierung geben. Diese kann immer nur durch einen Wirtschaftsprüfer für das Gesamtverfahren erstellt werden. Hierbei ist die Archivierungs-Software nur ein Teil des Gesamtverfahrens, welches aus folgenden Verfahrensbeteiligten und für das Verfahren notwendigen Komponenten besteht:

    • Personal, das mit dem Einscannen und Archivieren beauftragt ist
    • Geräte, die zum Einscannen benutzt werden
    • Netzwerk, das die Daten vom und zum Archiv-System überträgt
    • Hardware und Betriebssystem des Archiv-Rechners
    • Archivierungs-Software
    • Datensicherungs-System für das Archiv
    • Sicherung des Archiv-Systems (Rechner) vor Fremdzugriffen und Manipulation
    • Personal, das mit dem Reproduzieren beauftragt ist
    • Personal, das die Berechtigungen für den Zugriff festlegt
    • Arbeitsplatz-Rechner, mit denen die Dokumente gesucht und reproduziert werden
    • Drucker, die die Dokumente reproduzieren
    • Personal, das die Aufrechterhaltung des Verfahrens regelmäßig prüft

    Aus dieser Aufstellung wird deutlich, warum es für eine Software allein keine Zertifizierung geben kann. Sie ist nämlich nur ein Teil des Gesamtverfahrens, das nur sichergestellt werden kann, wenn alle Verfahrensbeteiligten "funktionieren". Ziel dieses Dokumentes ist es, dem Anwender die Gesamtverfahrensdokumentation zu ermöglichen, indem es die Verfahren der DOCBOX®-Software dokumentiert und an entsprechenden Stellen auf den Übergang von Verantwortlichkeiten auf andere Verfahrensteilnehmer verweist.

    Abschließend noch ein paar grundsätzliche Bemerkungen: Absolute Begriffe wie "unmöglich" etc., die gelegentlich in Texten auftauchen, müssen relativiert werden. Ein "unmöglich" gibt es generell nicht. Mit entsprechend hoher krimineller Energie, der Umgehung von Sicherheitskontrollen (physischer oder auch elektronischer Einbruch) und dem nötigen Fachwissen ist es immer möglich, jede noch so massive Sicherheitsmaßnahme "auszuhebeln". Die Verfahren müssen so stark geschützt sein, dass es nur mit erheblichem Aufwand möglich ist, Daten zu verfälschen oder zu löschen. Wesentlicher Bestandteil der Verfahrensdokumentation muss auch die Überprüfung sein, dass das System entsprechend der Vorgaben des Software-Herstellers installiert wurde.

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