Die Rechnungsverarbeitung im Griff – mit DOCBOX®

Rechnungsverarbeitung optimieren

Es ist schon beeindruckend, was im Laufe eines Jahres in Form von Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf ein Unternehmen zukommt.

Und vermehrt kommen dann noch Rechnungen hinzu, die den Unternehmen per E-Mail übersandt werden, was wir durchaus begrüßen. Denn das Umsteigen auf elektronische Rechnungen und papierlose Prozesse beinhaltet ungeahnte Einsparpotenziale.

Mit der DOCBOX® befinden Sie sich in der ersten Reihe wenn es um das volle Ausschöpfen dieser Potenziale geht.

Einführen elektronischer Prozesse

Das größte Einsparpotenzial liegt in diesem Bereich jedoch nicht bei den Porto- oder Druckkosten, sondern in der elektronischen Rechnungsbearbeitung.

Eine per E-Mail empfangene Rechnung kann ohne Medienbruch mit anderen Unternehmensdaten, etwa aus dem ERP-System, abgeglichen werden. Somit lassen sich relativ einfach kosten- und zeitsparende Freigabeprozesse automatisieren und einrichten.

Außerdem genügt es nicht, E-Mail-Rechnungen auszudrucken, auf herkömmlichen Weg zu bearbeiten und sie gemeinsam mit Papierrechnungen abzulegen. Wer elektronische Rechnungen akzeptiert, muss diese auch elektronisch aufbewahren. Mit der DOCBOX® lassen sich automatische Workflows und eine gesetzeskonforme Archivierung schnell und einfach realisieren.

Rechnungsversand per E-Mail

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 hat der Gesetzgeber die Unternehmen in die Lage versetzt, Rechnungen per E-Mail ohne digitale Signatur oder EDI-Verfahren zu versenden und hat somit eine hohe bürokratische Hürde beseitigt. Die per E-Mail versandte Rechnung steht nun auf der gleichen rechtlichen Grundlage wie die per Post versandte Papierrechnung. Die erforderliche Zustimmung zu den Rechnungen per E-Mail seitens der Empfänger bereitet insofern keine Probleme als sie stillschweigend erteilt werden kann. Es genügt der nicht erfolgte Widerspruch. Die Kosten lassen sich durch diesen Wechsel auf den elektronischen Rechnungsaustausch gewaltig reduzieren, auch schon bei geringem Rechnungsvolumen. So amortisiert sich der Umstieg auch für kleine und mittlere Unternehmen in Windeseile.

Papierrechnungen

Nicht nur durch die stetig wachsende Anzahl von E-Mail-Rechnungen drängt sich die Umstellung der gesamten Rechnungsabwicklung auf den elektronischen Weg geradezu auf. Auch räumt der Gesetzgeber den Unternehmen die Möglichkeit ein, Papierrechnungen zu scannen und dann zu vernichten. Einzige Voraussetzung: Ein revisionssicheres Archivierungssystem wie die DOCBOX®. Natürlich sollten auch die weiterhin per Post ankommenden Rechnungen in Papierform, in die automatisch gesteuerten Prozesse eingebunden werden.

Einsparpotenzial

Einschlägige Studien besagen, dass bei der Umstellung auf elektronische Rechnungsabwicklung beim Rechnungsempfang per E-Mail ungefähr Euro 10,90 pro Rechnung eingespart werden können. Beim Versenden per E-Mail spart man im Vergleich zum Versenden auf Papier etwa Euro 6,40. Kalkulieren Sie selbst, welches Einsparpotenzial Ihr Unternehmen allein durch diese Umstellung hat.

Vorteile eines elektronischen Rechnungsversands:

  • Automatisierte und dadurch deutlich schnellere Abrechnungsprozesse
  • Effektive Verarbeitungsprozesse, schnellere Zahlungseingänge
  • Diverse Einsparpotenziale
  • Keine Medienbrüche
  • Abschaffung verschiedener Ablagen und der Papierarchive

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