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Die Rechnungsverarbeitung im Griff – mit DOCBOX®

Rechnungsverarbeitung optimieren

Es ist schon beeindruckend, was im Laufe eines Jahres in Form von Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf ein Unternehmen zukommt.

Und vermehrt kommen dann noch Rechnungen hinzu, die den Unternehmen per E-Mail übersandt werden, was wir durchaus begrüßen. Denn das Umsteigen auf elektronische Rechnungen und papierlose Prozesse beinhaltet ungeahnte Einsparpotenziale.

Mit der DOCBOX® befinden Sie sich in der ersten Reihe wenn es um das volle Ausschöpfen dieser Potenziale geht.

Einführen elektronischer Prozesse

Das größte Einsparpotenzial liegt in diesem Bereich jedoch nicht bei den Porto- oder Druckkosten, sondern in der elektronischen Rechnungsbearbeitung. 

Eine per E-Mail empfangene Rechnung kann ohne Medienbruch mit anderen Unternehmensdaten, etwa aus dem ERP-System, abgeglichen werden. Somit lassen sich relativ einfach kosten- und zeitsparende Freigabeprozesse automatisieren und einrichten. 

Außerdem genügt es nicht, E-Mail-Rechnungen auszudrucken, auf herkömmlichen Weg zu bearbeiten und sie gemeinsam mit Papierrechnungen abzulegen. Wer elektronische Rechnungen akzeptiert, muss diese auch elektronisch aufbewahren. Mit der DOCBOX® lassen sich automatische Workflows und eine gesetzeskonforme Archivierung schnell und einfach realisieren.

Als Haupttreiber für den Trend zur elektronischen Rechnung sehen die Unternehmen Kosten- und Effizienzvorteile, die sich durch eine Digitalisierung der innerbetrieblichen Rechnungsverarbeitungsprozesse ergeben. Dies gilt sowohl für den Rechnungsversand als auch für den Rechnungsempfang, für große und für kleine Unternehmen.

Dokumenten-Management schafft Rechtssicherheit

Jedes Unternehmen muss steuerlich relevante Belege fürs Finanzamt aufbewahren. Die Herausforderung besteht darin, die wachsende Zahl von digitalen Dokumenten so zu archivieren, wie die GoBD es vorschreiben: im Originalformat und unveränderbar. Ohne elektronisches Dokumentenmanagement lässt sich diese Anforderung kaum effizient erfüllen.

Ein erheblicher Teil der geschäftlichen Korrespondenz vollzieht sich heute in digitaler Form. Die Tendenz ist steigend. Dabei entstehen laufend steuerlich relevante Belege, die aufbewahrt werden müssen. Wie das zu geschehen hat, schreiben die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) vor.

Elektronische Steuerbelege müssen digital aufbewahrt werden

Immer mehr Unternehmen erstellen und erhalten beispielsweise elektronische Rechnungen, die im Originalformat zu archivieren sind. Viele Unternehmen tun jedoch genau das und drucken digital empfangene Rechnungen zur weiteren Bearbeitung aus. Zahlreiche Firmen haben auch keine schriftlichen Verfahrensdokumentationen für die Rechnungsbearbeitung und -archivierung, obwohl die GoBD dies ausdrücklich verlangen.

Aber auch Unternehmen, die die Rechnungsdaten in ihren internen Systemen digital erfassen, verhalten sich keineswegs automatisch GoBD-konform. Häufig werden steuerlich relevante elektronische Dokumente nämlich auf den Firmenrechnern lediglich in einer herkömmlichen Ordnerstruktur als Word-, Excel- oder einfache PDF-Dateien ablegt. Das ist zwar prinzipiell zulässig, doch müssen bei einer Ablage im Dateisystem zusätzliche Maßnahmen zum Zugriffsschutz und zur Unveränderbarkeit der Daten ergriffen und dokumentiert werden. Dies dürfte in der Praxis aber eher selten der Fall sein, denn der Aufwand dafür ist hoch. Die Rechnungsverarbeitung mit der DOCBOX® schafft für Unternehmen die notwendige Rechtssicherheit.

Rechnungsversand per E-Mail

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 hat der Gesetzgeber die Unternehmen in die Lage versetzt, Rechnungen per E-Mail ohne digitale Signatur oder EDI-Verfahren zu versenden und hat somit eine hohe bürokratische Hürde beseitigt. Die per E-Mail versandte Rechnung steht nun auf der gleichen rechtlichen Grundlage wie die per Post versandte Papierrechnung. Die erforderliche Zustimmung zu den Rechnungen per E-Mail seitens der Empfänger bereitet insofern keine Probleme als sie stillschweigend erteilt werden kann. Es genügt der nicht erfolgte Widerspruch. Die Kosten lassen sich durch diesen Wechsel auf den elektronischen Rechnungsaustausch gewaltig reduzieren, auch schon bei geringem Rechnungsvolumen. So amortisiert sich der Umstieg auch für kleine und mittlere Unternehmen in Windeseile.

Papierrechnungen

Nicht nur durch die stetig wachsende Anzahl von E-Mail-Rechnungen drängt sich die Umstellung der gesamten Rechnungsabwicklung auf den elektronischen Weg geradezu auf. Auch räumt der Gesetzgeber den Unternehmen die Möglichkeit ein, Papierrechnungen zu scannen und dann zu vernichten. Einzige Voraussetzung: Ein revisionssicheres Archivierungssystem wie die DOCBOX®. Natürlich sollten auch die weiterhin per Post ankommenden Rechnungen in Papierform, in die automatisch gesteuerten Prozesse eingebunden werden.

Einsparpotenzial

Einschlägige Studien besagen, dass bei der Umstellung auf elektronische Rechnungsabwicklung beim Rechnungsempfang per E-Mail ungefähr Euro 10,90 pro Rechnung eingespart werden können. Beim Versenden per E-Mail spart man im Vergleich zum Versenden auf Papier etwa Euro 6,40. Kalkulieren Sie selbst, welches Einsparpotenzial Ihr Unternehmen allein durch diese Umstellung hat.

Vorteile eines elektronischen Rechnungsversands:

  • Automatisierte und dadurch deutlich schnellere Abrechnungsprozesse
  • Effektive Verarbeitungsprozesse, schnellere Zahlungseingänge
  • Diverse Einsparpotenziale
  • Keine Medienbrüche
  • Abschaffung verschiedener Ablagen und der Papierarchive
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