Software für Dokumentenmanagement
Digitale Archivierung
Dokumentenmanagement-Systeme bilden die zukunftsweisende Drehscheibe für Informationsaustausch, Kommunikation und Kooperation. Ordnung ist das halbe Leben, das zeigt sich vor allem im Unternehmensalltag. Aktenordner, Hängeregister, die Dokumentenablage auf Festplatten einzelner Mitarbeiter-Computer sind ein Nährboden für Kommunikationsfehler. Dem analogen Verwirrspiel setzt DMS-Software ein Ende. So wird die Mammutaufgabe analoges Dokumentenmanagement zu einem digitalen Kinderspiel. Das Zeitalter des papierlosen Büros hat begonnen. Viele Unternehmen leben es bereits. Papier ist ein reiner Effizienzkiller, sorgt für hohe Suchzeiten und erlaubt keine zeitgleiche Bearbeitung. Mit einem Dokumentenmanagement-System wie der DOCBOX® löst sich der Medien- und Systembruch zwischen Papier und elektronischer Datei in Luft auf. Die Software steuert den gesamten Lebenszyklus von elektronischen Dokumenten und leistet damit einen weit höheren Beitrag als reines Dokumente scannen, digitale Dokumentenablage sowie revisionssichere Archivierung.
Die große Stärke des digitalen Dokumentenmanagements liegt u. a. auch in der Schnittstellenkompetenz der Software. Dadurch ermöglicht es eine weitreichende Integration der Dokumentenverwaltung in bestehende IT-Applikationen, wie E-Mail-Programme, MS-Office-Anwendungen oder ERP-Systeme. Die Verknüpfung von Daten und Dokumenten im Rahmen eines Workflows erlaubt eine unterbrechungsfreie Gestaltung der Prozesse im Sinne des Unternehmens und der Mitarbeiter. Je vielfältiger die Funktionen sind, desto stärker ist die Integration in andere Systeme. Im Sinne des Workflows sollte das Ziel eine möglichst unterbrechungsfreie Prozessgestaltung aus Mitarbeitersicht sein. Die DOCBOX® verfügt über zahlreiche Module, die automatisierte Geschäftsprozesse unter Anbindung an bestehende Anwendungen erlauben.
Dokumentenmanagement-Systeme beenden das bisherige Durcheinander an Dokumenten unterschiedlicher Art und Formate. Jetzt ist vollständige Integration das Maß der Dinge. Vor allem beim Suchen und Finden. Die in der DOCBOX® integrierte OCR-Software liest und indiziert den gesamten Dokumententext bereits beim Archivieren. Durch diese Verschlagwortung können alle Dokumente schon durch die Eingabe weniger Zeichen schnell wiedergefunden werden. Vergleichbar einer Suchmaschine im Internet. Und mit der revisionssicheren Archivierung werden die Dateien sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfreireproduzierbar gespeichert und damit gesetzeskonform zu den GoBD-Richtlinien. Die DOCBOX® kann sowohl unternehmensintern als auch in der Cloud betrieben werden.
Mit einer Dokumentenmanagement-Software wie der DOCBOX® steht Ihnen eine intelligente Software-Lösung zur Verfügung, wenn es um die unternehmensweite Verwaltung plus vieler zusätzlicher Funktionen von Tausenden von Dokumenten geht. Kein Kampf mehr gegen Windmühlen, Freude an der Arbeit ist angesagt. Die DOCBOX® ist browserorientiert und läuft daher unter Windows, Macintosh und Linux - auf PC, Tablet und Smartphone.