Glossar für Dokumentenmanagement (DMS)

Ob lokale oder Netzwerk-Dateien - alle Dateien können in die DOCBOX® eingebunden werden, von mehreren Nutzern bearbeitet und über die integrierte OCR-Software jederzeit über den Dateinamen und Dateiinhalte gefunden werden.

Automatischer Papiereinzug

Ein Archiv ist eine Organisationseinheit, in der Dokumente aufgehoben und verwaltet werden.

Anlagen oder Anhänge werden als Attachment bezeichnet.

Verschiedene Dokument-Eigenschaften werden bei der Attributierung oder auch Katalogisierung den zu archivierenden Dokumenten zugeordnet.

Dokumente werden mit Hilfe ihrer Eigenschaften wiedergefunden.

Die Aufbewahrungsfrist legt den Zeitraum fest, innerhalb dessen ein Dokument gesetzeskonform im Archiv aufbewahrt werden muss.

Im digitalen Dokumentenmanagement ist ein Dokument eine Computerdatei, die im digitalen Archiv gespeichert ist.

Ein Dokumentenscanner ist ein optisches Datenerfassungsgerät zur Digitalisierung von Papierbelegen.

Die Datenschutz-Grundverordnung regelt seit dem 25. Mai 2018 die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen und öffentliche Stellen in der Europäischen Union.

Der Duplex-Scan läuft bei einem Flachbettscanner in der Regel über den automatischen Dokumenteneinzug ADF.

Die Indexierung steht für die Speicherung des gesamten Dokumenten-Textes in der Datenbank. Eine spätere Volltextsuche im Datenbankindex ist erheblich schneller als eine Textsuche in den einzelnen Dateien.

OCR ermöglicht die Umwandlung unterschiedlicher Dokumente, wie beispielsweise gescannter Papierdokumente, PDF-Dateien oder Digitalbilder in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien.

PDF-Dokumente können auf allen Computern geöffnet werden. Deshalb hat sich PDF als feste Größe unter den Dateiformaten durchgesetzt.

Bei einem Update handelt es sich in der Regel um eine kostenlose Aktualisierung eines Programms. Dabei werden Fehler sowie Probleme vorheriger Versionen behoben.

Neue Features sowie grundlegende Erweiterungen, durch die der Funktionsumfang einer Software-Anwendung steigt

Das Versionsmanagement beschäftigt sich mit der Verwaltung von Dateien .

Bei der Volltextsuche handelt es sich um eine wichtige Methode beim Durchsuchen von Datenbanken.

Es handelt sich bei dieser Abkürzung um ein Format für elektronische Rechnungen.

Zugriffsrechte steuern in der EDV, ob und wie Benutzer oder Programme auf Objekte zugreifen dürfen.

Automatisches, zielgerichtetes Archivieren in ein vordefiniertes Archiv.

Ausgewählte Ordner werden überwacht und alle darin ankommenden Dateien automatisch archiviert.

Die Dokumentenklassifizierung ist die Grundlage für eine komfortable Suche im Dokumenten-Management-System.

Einfache und schnelle Bearbeitung von Dokumenten.

Aus einer Fremdanwendung das zugehörige Dokument in der DOCBOX® aufrufen.

Systemübergreifendes Suchen und Finden von Dokumenten in der DOCBOX®.

E-Invoicing ist der Fachbegriff für die digitale Rechnungsbearbeitung mit digitalen Workflows.

Die Notwendigkeit, E-Mails zu organisieren, ordnungsgemäß zu speichern bzw. revisionssicher in einem DMS zu archivieren gehört zum Unternehmensalltag.

Mit ERP-Software können abteilungsübergreifende Abläufe effizient gesteuert werden.

Import von Dateien und Ordnerstrukturen

Zusatzinformationen auf Dokumenten speichern

E-Mails inklusive Anhänge können per Drag & Drop archiviert werden.

Software, die bestimmte Dienste von einem Server in Anspruch nehmen kann.

Archivierte Daten offline nutzen

Setzen von digitalen Stempeln.

Archivierte Dokumente zum richtigen Zeitpunkt bearbeiten.

Fortschrittliche Workflow-Management-Funktionen automatisieren Verarbeitungsschritte.

Die Speicherung von Dokumenten auf einem computerlesbaren digitalen Datenträger wird als digitale Archivierung bezeichnet. Eine revisionssichere digitale Archivierung von Daten im steuerrechtlichen Sinne sollte sich an den GoBD orientieren.

Das DMS aus der Cloud bietet den Vorteil, dass ein Dokument oder eine Information über mehrere Endgeräte hinweg verfügbar ist. Ob eine Datei auf dem Smartphone, dem Tablet oder dem Computer bearbeitet und gespeichert wird, spielt so keine Rolle mehr.

Das CRM beinhaltet die zielgruppenorientierte Marktbearbeitung auf Basis detaillierter Kundeninformationen sowie entsprechende CRM-Software als Steuerungsinstrument.

Der größte Vorteil eines Redaktionssystems liegt darin, dass sich der Benutzer nicht um Design, Layout und Technik kümmern müssen.

Über das DOCBOX®-DATEV-Export-Modul werden alle Kontoauszüge, Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, und alle weiteren steuerrelevanten Unterlagen, die Unternehmen in der DOCBOX® archivieren, direkt zur Steuerkanzlei oder an das DATEV-Rechenzentrum weitergeleitet.

E-Mail-Postfächer, analoge Ablagen und Aktenordner, Archive, Laufwerke, Server: Unternehmen haben viele verschiedene Quellorte, an denen sie Dokumente und Daten ablegen. Eine Dokumentenmanagement-Lösung digitalisiert all diese Daten und überführt sie in Digitale Akten.

Mit einem digitalen Rechnungsworkflow sparen Unternehmen durch eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung enorme Kosten ein. Am Ende des Rechnungsworkflows wird die elektronische Rechnung einfach an Buchungsprogramme, wie etwa DATEV, übergeben und im Dokumentenmanagement automatisch archiviert.

Digitale Signaturen sind die sicherste Variante elektronischer Unterschriften und erfüllen die strengsten Vorgaben für Sicherheit und Rechtsgültigkeit. Sie bieten ein Höchstmaß an Zuverlässigkeit bei der Authentifizierung von Unterzeichnern und Dokumenten.

Der DOCBOX®-Direktdrucker erlaubt, beliebig viele virtuelle Drucker anzulegen, mit denen direkt in festgelegte DOCBOX®-Archivordner gedruckt werden kann, also ohne den Umweg über ein Posteingangsfach.

Zukunftsweisende Software für Dokumentenmanagement. Intelligentes DMS für weit mehr als die digitale Archivierung von Dokumenten.

Mehr Schwung mit der DOCBOX®. Digitales Prozessmanagement steigert die Effizienz bei der Rechnungsbearbeitung.

Revisionssichere und einheitliche Archivierung im Unternehmen.

Gesetzliche Vorgaben rechtskonform umsetzen. Mit Dokumentenmanagement auf erfolgreicher Mission in Richtung papierloses Büro.

ECM optimiert unternehmensweite Geschäftsprozesse. Mit der DOCBOX® stationär, mobil per App oder in der Cloud.

Mit der Einführung eines Dokumenten-Management- und Archivsystems ersetzen Sie die manuelle Belegverarbeitung durch automatisierte Abläufe.

Zur Optimierung digitaler Geschäftsprozesse werden Dokumentenmanagement-Systeme eingesetzt, bei gleichzeitiger Einhaltung regulatorischer Vorgaben.

Dokumente und personenbezogene Daten rechtskonform archivieren. Mit der DOCBOX® immer auf der sicheren Seite.

Datenmanagement effizient steuern mit der DOCBOX®. Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Digitale Dokumente revisionssicher archivieren mit der DOCBOX®.