Aufbewahrungsfristen

Stand: 03.2018

Im Büro türmen sich Aktenordner mit Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen. Ob Abschlussrechnungen, Lohnlisten oder Verträge: für jedes Dokument gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen.

Wo ist die Aufbewahrungsfrist bzw. sind Aufbewahrungspflichten geregelt?

Als Kleinunternehmer, Freelancer und Selbständige müssen Sie nach §238und §257 HGB des HGB Geschäftsunterlagen über gewisse Zeiträume aufbewahren. Sie unterliegen folglich strengen Aufbewahrungspflichten für wichtige Dokumente. Diese Aufbewahrungspflichten betreffen nicht nur Rechnungen. Das HGB §257 Abs. 1 differenziert zwischen einer Sechs- bzw. Zehn-Jahres-Frist. Beispiel Rechnungen: Diese müssen Sie 10 Jahre aufbewahren.

Überdies sind die Aufbewahrungspflichten im Steuerrecht, genauer gesagt in der Abgabenordnung (AO) geregelt.

Wie wird die Aufbewahrungsfrist berechnet?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in welchem die Erstellung oder Anpassungen der Schriftstücke z.B. von Rechnungen erfolgten. Aufbewahrungsfristen können sich aber auch noch weiter verlängern! Sind die Dokumente z.B. für die Steuer notwendig und ist deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, gelten verlängerte Fristen (§147 Abs. 3 AO). Mit der DOCBOX® kommen Sie Ihrer Aufbewahrungspflicht automatisch nach. Scannen Sie einfach Ihre Belege ein und schon werden diese GoBD-konform archiviert.

Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge, z. B. Sozialversicherungsverträge oder Mietverträge, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.

Aufbewahrungsfristen alphabetisch sortiert

Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern die Funktion und Zweck der Unterlage.

Schriftgut	Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Abhängigkeitserklärungen	10
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)	10
Abschreibungsunterlagen	10
Abtretungserklärungen	6
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung	10
Akkordunterlagen	10
Akkreditive	6
Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant)	10
Aktenvermerke, wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege	10
An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen	6
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben	0
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben	6
Angebote mit Auftragsfolge	6
Angestelltenversicherung	10
Anhang	10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien	10
Anlageverzeichnisse	6
Anleihebücher	10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage	10
Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich	10
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung)	10
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung)	5
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation	10
Aufzeichnungen	10
Ausgangsrechnungen (gewöhnliche Rechnung)	10
Außendienstabrechnungen	10
Bahnabrechnungen	10
Bahnfrachtbriefe	6
Bankauszüge, Bankbelege	10
Bankbürgschaften	6
Bauakten °(Lebensdauer des Bauwerks)	°
Bauantragskostennachweise °(Lebensdauer des Bauwerks)	°
Baubeschreibungen °(Lebensdauer des Bauwerks)	°
Baubücher °(Lebensdauer des Bauwerks)	°
Baugenehmigungen °(Lebensdauer des Bauwerks)	°
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb	10
Belastungsanzeigen (intern und extern)	10
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen	10
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherungsträgen	10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)	10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung	10
Bestell- und Auftragsunterlagen	6
Beteiligungsunterlagen	10
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen	10
Betriebskostenrechnungen	10
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung)	6
Bewertungsunterlagen	10
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich)	10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) / Bilanzunterlagen	10
Bilanzanlagen	10
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation	10
Buchungsanweisungen, Buchungsbelege	10
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)	6
Carnet-Zolldokumente	6
Clearingauszüge	6
Clearing-Belege	10
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)	10
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) als Buchungsbeleg	10
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags)	6
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen)	10
Datensicherungen	10
Dateiverzeichnisse	10
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der	10
Datensicherungsregeln	10
Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten	10
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen	10
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle	10
Doppelbesteuerungsunterlagen	6
Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze	10
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich	10
(Ablaufdiagramme. Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)	10
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch	10
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.)	6
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung	10
Eingabedatenformate	10
Eingangsrechnugnen	10
Eingehende Rechnung einschließlich Berichtigungsbelege dazu	10
Einnahmenüberschussrechnung	10
Einheitswertunterlagen	10
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt	10
Eröffnungsbilanzen	10
Essensmarkenabrechnungen	10
Exportunterlagen	6
Fahrtkostenerstattungsunterlagen	10
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege	10
Feuerversicherungsunterlagen	6
Finanzberichte	6
Frachtbriefe	6
Freistempelabrechnungen	10
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Geneh- migungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit InventarAbhängigkeitserklärungen	10
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg	10
Geschäftsberichte	10
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter), als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnung und Gutschrift	6
Geschenknachweise	10
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen)	10
Gewerbesteuerunterlagen	10
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen)	10
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare	10
Gründungsakten der Gesellschaft	10
Gutachten	10
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen	10
Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift)	6
Handelsbücher	10
Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich	10
Hauptabschlussübersicht	10
Hauptbücher	10
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)	10
Hypothekenpfandbriefe	6
Inkassobücher, -karteien, -quittungen	10
Investitionszulage (Unterlagen)	6
Inventare, Inventarnachweise	10
Investitionszulagen Unterlagen	6
Jahresabschluss mit Erläuterungen	10
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften	10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent	10
Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern	10
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertung	10
Kassenberichte	10
Kassenbücher/-blätter	10
Kassenzettel	10
Kassenzettel, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel	0
Kontenpläne und Kontenplanänderungen	10
Kontenregister	10
Kontoauszüge	10
Konzernabschluss	10
Konzernlagebericht	10
Kostenträgerrechnungen	10
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen	10
Kreditorenbuchhaltung	10
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege)	10
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz)	6
Kurzarbeitergeldlisten und Anträge	6
Ladescheine	10
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen	10
Lagerbücher	10
Lagerbuchführungen	10
Lastschriftanzeigen	10
Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege)	6
Leergutabrechnungen	6
Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre)	10
Lieferscheine	6
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen	10
Lohnkontenarten, Lohnbelege	10
Lohnlisten	10
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.)	10
Luftfrachtbriefe	6
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion	10
Mahnbescheide und Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe)	6
Maschinenkarteikarten (Inventur)	10
Maske (Bildschirm-, Druck-)	10
Menu-Übersicht	10
Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende)	6
Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege)	10
Mutterschaftsgeldunterlagen	10
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege)	10
Nebenbücher	10
Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung	6
Organisationsunterlagen und -pläne	10
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsende)	10
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents	6
Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär	30
Patientenakten in Arztpraxen	10
Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen	10
Pfändungsunterlagen	10
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege	10
Postquittungsbücher	10
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen	10
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen)	10
Programmablaufbeschreibungen	10
Programmverzeichnisse	10
Protokolle (soweit Buchungsbelege)	10
Protokolle als Handelsbrief	6
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen	10
Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses)	10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers	10
Qualitätsmanagement-Unterlagen	10
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen	10
Rechnungen und Rechnungsunterlagen	10
Rechnungen an Unternehmer	10
Rechnung an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht)	2
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss	6
Reisekostenabrechnung	10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)	10
Sachkonten	10
Saldenbilanzen	10
Saldenlisten	10
Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege)	6
Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen	10
Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege)	10
Scheck- und Wechselunterlagen, als Buchungsbeleg	10
Schriftwechsel	6
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich)	6
Schuldtitel	10
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung	10
Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen	10
Steuererklärungen und Steuerbescheide	10
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)*	10
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)*	30
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)*	30
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)*	30
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)*	30
Systemhandbücher	10
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege	10
Transportschadenunterlagen	6
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege	10
Überweisungsbelege	10
Unfallversicherungsunterlagen	6
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher	10
Umsatzsteuervoranmeldungen	10
Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung	6
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)	10
Verkaufsbücher	10
Vermögensverzeichnis	10
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege	10
Versicherungspolicen	10
Versicherungspolicen, wenn nach Ablauf der Versicherung	6
Versteigerungsunterlagen	6
Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg)	6
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen	10
Viehregister	10
VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege)	10
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren)	10
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher	10
Wechsel	10
Weihnachtsgratifikation	10
Werbegeschenkenachweise	10
Werbekostenbelege	10
Wertberichtigungsunterlagen	10
Wildhandelsbücher	10
Zahlungsanweisungen	10
Zessionen	6
Zinsabrechnungen	10
Zollbelege	10
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer	10
Zustellungsquittungen	6
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung	10
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)	10

*Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen nach Absatz 1 Satz 2 über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren.

Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben.
Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau.

Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen.

Trotz sorgfältiger Zusammenstellung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen.