Aufbewahrungsfristen

Stand: 03.2018

Im Büro türmen sich Aktenordner mit Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen. Ob Abschlussrechnungen, Lohnlisten oder Verträge: für jedes Dokument gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen.

Wo ist die Aufbewahrungsfrist bzw. sind Aufbewahrungspflichten geregelt?

Als Kleinunternehmer, Freelancer und Selbständige müssen Sie nach §238und §257 HGB des HGB Geschäftsunterlagen über gewisse Zeiträume aufbewahren. Sie unterliegen folglich strengen Aufbewahrungspflichten für wichtige Dokumente. Diese Aufbewahrungspflichten betreffen nicht nur Rechnungen. Das HGB §257 Abs. 1 differenziert zwischen einer Sechs- bzw. Zehn-Jahres-Frist. Beispiel Rechnungen: Diese müssen Sie 10 Jahre aufbewahren.

Überdies sind die Aufbewahrungspflichten im Steuerrecht, genauer gesagt in der Abgabenordnung (AO) geregelt.

Wie wird die Aufbewahrungsfrist berechnet?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in welchem die Erstellung oder Anpassungen der Schriftstücke z.B. von Rechnungen erfolgten. Aufbewahrungsfristen können sich aber auch noch weiter verlängern! Sind die Dokumente z.B. für die Steuer notwendig und ist deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, gelten verlängerte Fristen (§147 Abs. 3 AO). Mit der DOCBOX® kommen Sie Ihrer Aufbewahrungspflicht automatisch nach. Scannen Sie einfach Ihre Belege ein und schon werden diese GoBD-konform archiviert.

Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge, z. B. Sozialversicherungsverträge oder Mietverträge, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.

Aufbewahrungsfristen alphabetisch sortiert
Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern die Funktion und Zweck der Unterlage.

SchriftgutAufbewahrungsfrist (Jahre)
Abhängigkeitserklärungen10
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)10
Abschreibungsunterlagen10
Abtretungserklärungen  6
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung10
Akkordunterlagen10
Akkreditive  6
Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant)

10

Aktenvermerke, wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege10
An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen  6
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben  0
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben  6
Angebote mit Auftragsfolge  6
Angestelltenversicherung10
Anhang10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien10
Anlageverzeichnisse  6
Anleihebücher10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage10
Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich10
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung)10
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung)  5
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation10
Aufzeichnungen10
Ausgangsrechnungen (gewöhnliche Rechnung)10
Außendienstabrechnungen

10

Bahnabrechnungen10
Bahnfrachtbriefe  6
Bankauszüge, Bankbelege10
Bankbürgschaften  6
Bauakten °(Lebensdauer des Bauwerks)  °
Bauantragskostennachweise °(Lebensdauer des Bauwerks)  °
Baubeschreibungen °(Lebensdauer des Bauwerks)  °
Baubücher °(Lebensdauer des Bauwerks)  °
Baugenehmigungen °(Lebensdauer des Bauwerks)  °
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb10
Belastungsanzeigen (intern und extern)10
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen10
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherungsträgen10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung10
Bestell- und Auftragsunterlagen  6
Beteiligungsunterlagen10
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen10
Betriebskostenrechnungen10
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung)  6
Bewertungsunterlagen10
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich)10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) / Bilanzunterlagen10
Bilanzanlagen10
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation10
Buchungsanweisungen, Buchungsbelege10
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)  6
Carnet-Zolldokumente  6
Clearingauszüge  6
Clearing-Belege10
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)10
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) als Buchungsbeleg10
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags)  6
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen)10
Datensicherungen10
Dateiverzeichnisse10
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der10
Datensicherungsregeln10
Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten10
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen10
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle10
Doppelbesteuerungsunterlagen  6
Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze10
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich10
(Ablaufdiagramme. Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)10
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch10
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.)  6
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung10
Eingabedatenformate10
Eingangsrechnugnen10
Eingehende Rechnung einschließlich Berichtigungsbelege dazu10
Einnahmenüberschussrechnung10
Einheitswertunterlagen10
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt10
Eröffnungsbilanzen10
Essensmarkenabrechnungen10
Exportunterlagen  6
Fahrtkostenerstattungsunterlagen10
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege10
Feuerversicherungsunterlagen  6
Finanzberichte  6
Frachtbriefe  6
Freistempelabrechnungen10
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Geneh- migungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit  InventarAbhängigkeitserklärungen10
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg10
Geschäftsberichte10
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter), als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnung und Gutschrift  6
Geschenknachweise10
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) 10
Gewerbesteuerunterlagen10
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen)10
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare10
Gründungsakten der Gesellschaft10
Gutachten10
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen10
Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift)  6
Handelsbücher10
Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich10
Hauptabschlussübersicht10
Hauptbücher10
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)10
Hypothekenpfandbriefe  6
Inkassobücher, -karteien, -quittungen10
Investitionszulage (Unterlagen)  6
Inventare, Inventarnachweise10
Investitionszulagen Unterlagen  6
Jahresabschluss mit Erläuterungen10
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent10
Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern10
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertung10
Kassenberichte10
Kassenbücher/-blätter10
Kassenzettel10
Kassenzettel, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel0
Kontenpläne und Kontenplanänderungen10
Kontenregister10
Kontoauszüge10
Konzernabschluss10
Konzernlagebericht10
Kostenträgerrechnungen10
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen10
Kreditorenbuchhaltung10
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz)  6
Kurzarbeitergeldlisten und Anträge  6
Ladescheine10
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen10
Lagerbücher10
Lagerbuchführungen10
Lastschriftanzeigen10
Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege)  6
Leergutabrechnungen  6
Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre)10
Lieferscheine  6
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen10
Lohnkontenarten, Lohnbelege10
Lohnlisten10
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.)10
Luftfrachtbriefe  6
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion10
Mahnbescheide und Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe)  6
Maschinenkarteikarten (Inventur)10
Maske (Bildschirm-, Druck-)10
Menu-Übersicht10
Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende)  6
Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) 10
Mutterschaftsgeldunterlagen10
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege)10
Nebenbücher10
Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung  6
Organisationsunterlagen und -pläne10
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsende)10
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents  6
Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär30
Patientenakten in Arztpraxen10
Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen10
Pfändungsunterlagen10
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege10
Postquittungsbücher10
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen10
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 10
Programmablaufbeschreibungen10
Programmverzeichnisse10
Protokolle (soweit Buchungsbelege)10
Protokolle als Handelsbrief  6
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen10
Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses)10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers10
Qualitätsmanagement-Unterlagen10
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen10
Rechnungen und Rechnungsunterlagen10
Rechnungen an Unternehmer10
Rechnung an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht)  2
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss   6
Reisekostenabrechnung10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)10
Sachkonten10
Saldenbilanzen10
Saldenlisten10
Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege)  6
Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen10
Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege)10
Scheck- und Wechselunterlagen, als Buchungsbeleg10
Schriftwechsel  6
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich)  6
Schuldtitel10
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung10
Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen10
Steuererklärungen und Steuerbescheide10
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)*10
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* 30
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)*30
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* 30
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)*30
Systemhandbücher10
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege10
Transportschadenunterlagen  6
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege10
Überweisungsbelege10
Unfallversicherungsunterlagen  6
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher10
Umsatzsteuervoranmeldungen10
Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung  6
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)10
Verkaufsbücher10
Vermögensverzeichnis10
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege10
Versicherungspolicen10
Versicherungspolicen, wenn nach Ablauf der Versicherung  6
Versteigerungsunterlagen  6
Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg)  6
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen10
Viehregister10
VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege)10
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren)10
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher10
Wechsel10
Weihnachtsgratifikation10
Werbegeschenkenachweise10
Werbekostenbelege10
Wertberichtigungsunterlagen10
Wildhandelsbücher10
Zahlungsanweisungen10
Zessionen  6
Zinsabrechnungen10
Zollbelege10
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer10
Zustellungsquittungen  6
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung10
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10

*Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen nach Absatz 1 Satz 2 über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren.

Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben.
Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau.

Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen.


Trotz sorgfältiger Zusammenstellung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen.

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