Dokumentenmanagement für elektronische Akten
Revisionssicher archivieren mit der DOCBOX®
Grundsätzlich geht es bei elektronischen Akten darum, unterschiedlichste Informationsobjekte so miteinander zu verknüpfen, dass der Anwender durch die Aktenanwendung eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erhält. Mit der elektronischen Akte sind Informationen immer strukturiert, leicht auffindbar, und der Kenntnisstand ist bei allen Beteiligten einheitlich. Außerdem kann in der Regel von überall auf die Akten zugegriffen werden.
Die elektronische Akte ist eine logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger oder verfahrensgleicher Vorgänge und / oder Dokumente,
1. die alle aktenrelevanten E-Mails, sonstigen elektronisch erstellten Unterlagen sowie gescannten Papierdokumente, die sogenannten Schriftstücke (Dateien) umfasst und so
2. eine vollständige Information über die Geschäftsvorfälle eines Sachverhalts ermöglicht.
Die Mehrwerte der elektronischen Akte sind vielfältig:
1. Schnelleres Auffinden von Dokumenten, Steuern von Prozessen;
2. Vereinfachung, Optimierung, Automatisierung der Abläufe;
3. Orts-, zeit- und geräteunabhängiger Zugriff auf digitale Dokumente;
4. Minimierung von Medienbrüchen;
5. Verbesserung der Transparenz
6. Unterstützung flexibler und informeller Arbeitsweisen.
Die elektronische Akte ist eines der Top-Themen im Bereich der Digitalisierung mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems bzw. Enterprise-Content-Management (ECM). Vor allem Banken und Versicherungen setzen auf elektronische Dokumentenablage und Aktenhaltung. Aber auch viele mittelständische Unternehmen haben bereits elektronische Akten im Einsatz. Das E-Government-Gesetz des Bundes (EGovG) sieht außerdem die elektronische Aktenführung für Behörden bis zum 01.01.2020 verpflichtend vor, sofern dies wirtschaftlich möglich ist.
Einige Behörden bei Bund, Ländern und Kommunen arbeiten schon seit Jahren weitestgehend elektronisch, aber der Großteil vertraut bei der täglichen Arbeit auf die Möglichkeiten, die der Computer am Arbeitsplatz mit seinen Standardprogrammen bietet und belässt es ansonsten bei der Papierakte. Mit der Einführung der E-Akte sollen die heute etablierten Prozesse der elektronischen Dokumentenerstellung, deren elektronischer Austausch und die Abspeicherung in einem elektronischen Verzeichnis gesetzeskonform und systematisch erfolgen. Die durch das E-Government-Gesetz geforderte elektronische Bereitstellung von Daten, Dokumenten sowie Kommunikations- und Transaktionsmöglichkeiten ebenso wie elektronische Aktenführung und Authentisierung erfordern angepasste, weiterentwickelte und teils gänzlich neu konzipierte Anwendungslandschaften. Die DOCBOX® vereint alle diese Anforderungen in einer DMS-Software.
Unternehmen und Behörden, die E-Akten nutzen, versprechen sich einen schnelleren und ortsunabhängigen Zugriff auf Unterlagen auch durch verschiedene Mitarbeiter. Informationen sollen auf diese Weise schneller gefunden und Geschäftsprozesse beschleunigt werden. Mit der elektronischen Akte sind Informationen immer strukturiert, leicht auffindbar, und der Kenntnisstand ist bei allen Beteiligten einheitlich. Neben einem schnellen und ortsunabhängigen Aktenzugriff bei höherer Transparenz zählt auch der Platzgewinn durch die Abschaffung von Papierarchiven zu den Auslösern für die Realisierung eines elektronischen Archivs: Der Weg zum papierlosen Büro ist geebnet. Gleichzeitig haben sich die Recherchemöglichkeiten wesentlich verbessert, wovon auch die Kunden profitieren.
Die Revisionssicherheit ist ein weiterer wichtiger Treiber für die Einführung von elektronischen Akten. Unternehmen wie Behörden müssen bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Dokumenten wie Rechnungen und Personalakten einhalten und Vertraulichkeit gewährleisten. Sind die Fristen und Zugriffsberechtigungen zuverlässig elektronisch geregelt, sind die Pflichten gegenüber dem Gesetzgeber erfüllt.