Die E-Rechnung ist da!
Mit der DOCBOX® sind Sie für den Empfang vorbereitet
Die elektronische Rechnung
Ab 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen für steuerpflichtige Umsätze zwischen Unternehmen verpflichtend. Die entsprechenden umsatzsteuerrechtlichen Regelungen wurden im März 2024 mit dem Wachstumschancengesetz beschlossen. Bereiten Sie sich optimal darauf vor!
Die E-Rechnung gemäß EN 16931 ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt oder empfangen wird und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Das ermöglicht einen nahtlosen digitalen Ablauf der Rechnungserstellung. Eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Voraussetzung nicht.
Was bedeutet die E-Rechnung – und welche Formate kommen auf Sie zu?
Die E-Rechnung wird in Formaten wie der XRechnung und ZUGFeRD immer wichtiger. Beide Formate stellen sicher, dass Rechnungen direkt digital übermittelt und automatisch verarbeitet werden können.
Mit der DOCBOX® Version 8 und Zusatzmodulen sind Sie in der Lage
XRechnungen direkt innerhalb des Systems anzuzeigen
und zu verarbeiten.ZUGFeRD-Rechnungen nahtlos zu empfangen, darzustellen
und weiterzuverarbeiten - alles in einem System.
Die sonstige Rechnung
Unter den Begriff der “sonstigen Rechnung” fallen zukünftig Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (PDF, JPG, etc.) übermittelt werden.
Wichtig!
Eine im PDF-Format ausgestellte Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung, sondern als sonstige Rechnung!
Hinweis:
Der Rechnungsempfänger hat kein Anrecht auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller, auch wenn er die Annahme einer E-Rechnung verweigert bzw. technisch hierzu nicht in der Lage ist.
Anders als bisher ist die elektronische Rechnungstellung auch nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft; diese ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen bzw. in den Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (z. B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).
Wie unterstützt Sie die DOCBOX® beim Empfang von E-Rechnungen?
Mit der Version 8 und Zusatzmodulen können Sie alle Anforderungen der E-Rechnung – ob XRechnung oder ZUGFeRD – mühelos und gesetzeskonform abwickeln.
Die neue Version ermöglicht es Ihnen, Rechnungen effizienter zu verwalten, zu archivieren und stets revisionssicher für Prüfungen bereitzuhalten. Zusätzlich profitieren Sie von einer benutzerfreundlichen Anzeige der elektronischen Rechnungsformate, was Ihnen die tägliche Arbeit erheblich erleichtert.
- E-Rechnungen werden automatisch von einer zentralen E-Mail-Adresse, z.B. rechnung@meinefirma.de durch die DOCBOX® abgerufen
- Sofortige Konformität mit den neuen gesetzlichen Anforderungen
- Automatische und revisionssichere Archivierung
- XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen werden visualisiert für den Anwender aufbereitet
- Strukturierte Daten werden als META-Daten dargestellt
- Unterstützung von digitalen Workflows, z.B. Freigabeprozess
- Weitergabe an ERP-Systeme oder Finanzbuchhaltung möglich (z.B. DATEV, Addison etc).
- Zeitsparende Prozesse und einfache Umstellung dank nahtloser Integration
- Unterstützung von DOCBOX® Inhouse und Cloud
Für die Verarbeitung von E-Rechnungen ist die DOCBOX® 8.0 oder höher und kostenpflichtige Zusatzmodule notwendig. Unsere DOCBOX® Fachhandelspartner beraten Sie gerne.
Video: E-Rechnungen mit der DOCBOX® empfangen
FAQ
Unter den Begriff der “sonstigen Rechnung” fallen zukünftig alle Rechnungen, die keine strukturierte Daten enthalten Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die als reine Bilddateien (PDF, TIFF, JPG etc. übermittelt werden).
Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!
Eine PDF-Rechnung wird zwar in einem digitalen Format erstellt, übermittelt und empfangen. Es handelt sich jedoch um eine rein bildlich dargestellte Rechnung, die keine strukturierte Daten enthält und daher nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden kann.
Die XRechnung ist eine XML-Datei ohne visuelle Komponenten. Da die XRechnung kein Bild der Rechnung enthält, müssen die Inhalte für den Anwender visualisiert werden. Das Hybridformat ZUGFeRD ab Version 2.x besteht aus der Sichtkomponente (PDF-Datei) und dem strukturierten Datensatz, der XML-Datei.
Der Empfang der E-Rechnung ist von allen Unternehmen einzurichten!
Anders als bisher, können inländische Unternehmen den Empfang von elektronischen Rechnungen ab 1.1.2025 nicht mehr verweigern, sondern müssen in der Lage sein, diese nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Stattdessen ist jetzt eine Zustimmung des Empfängers bei Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen beziehungsweise in den Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht.
Auch Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung sollten dringend prüfen, ob zum Jahreswechsel 2024 / 2025 zumindest der Empfang der E-Rechnung ermöglicht werden kann, zum Beispiel weil deren Lieferanten ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen versenden möchten.
Aktuell enthält die neue gesetzliche Regelung keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte daher ein E-Mail-Postfach ausreichen.