Digitale revisionssichere Archivierung
Die Speicherung von Dokumenten auf einem computerlesbaren digitalen Datenträger wird als digitale Archivierung bezeichnet. Papiergebundene Dokumente, beispielsweise Rechnungen oder Belege, werden dabei zunächst eingescannt. Dadurch wird eine digitale Datei erzeugt, die das Originaldokument wiedergibt. Bereits in digitaler Form vorliegende Dokumente, etwa pdf-Dateien oder E-Mails, können elektronisch als originäre Datei archiviert werden.
Revisionssicher digital archivieren
Die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung und Aktenführung sind in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) festgelegt. Eine revisionssichere digitale Archivierung von Daten im steuerrechtlichen Sinne sollte sich an den GoBD orientieren. Die zentralen Anforderungen sind:
- Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit
- Vollständigkeit
- Richtigkeit
- Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnungen
- Ordnung
- Unveränderbarkeit
Mithilfe einer DMS-Software wird ein wichtiger Schritt in Richtung eines revisionssicheren Archivs gemacht. Neben der Software sind allerdings auch die Hardware sowie die Geschäftsprozesse an der GoBD auszurichten. Eine ECM-Lösung bildet die Basis für Revisionssicherheit und die Einhaltung der beschriebenen Anforderungen. Zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit benötigen Unternehmen eine entsprechende Speicher-Lösung, wo Daten hardwarebezogen abgelegt und langfristig gesichert werden. Ferner ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, um die unternehmensspezifische Implementierung der ECM-Lösung abzubilden. Auf Basis der implementierten und dokumentierten Lösung ist schließlich ein Wirtschaftsprüfer mit einer gutachterlichen Stellungnahme zum Gesamtprozess der digitalen Archivierung zu beauftragen.