Datenmanagement trifft Dokumentenmanagement
Effizientes Datenmanagement mit der DOCBOX®
In produktiven Unternehmen wächst das Datenvolumen permanent. Und mit wachsendem Datenbestand gewinnen auch Speicherung und Verwaltung dieser Daten zunehmend an Bedeutung, insbesondere aufgrund der steigenden Kosten für Administration und Hardware.
Backups von Daten sind daher für Unternehmen unerlässlich, ja überlebensnotwendig. DMS-Software eignet sich hervorragend, Daten für sehr lange Zeit revisionssicher zu konservieren. Die langfristige Dokumentenablage und Archivierung erfordern die ganze Aufmerksamkeit von Unternehmen sowie eine zielgerichtete Strategie. Ein effektives Datenmanagement benötigt ein System zur Speicherung und Verwaltung digitaler Dokumente, eine integrierte Verschlagwortung und Indizierung der Dokumente, eine effiziente Suchfunktion sowie, wenn möglich, die Nutzung mobiler Speicherdienste wie App und Cloud.
Alle diese Vorteile bietet die DOCBOX® ihren Anwendern. Für die Datenarchivierung mit der DOCBOX® sprechen sowohl systembedingte als auch gesetzliche Gründe. Eine digitale Dokumentenablage sorgt für die Verringerung von Speicherplatz und reduziert Laufzeitprobleme durch das Datenwachstum. Ein digitales Archiv verlangsamt das Datenwachstum. Ein Dokumentenmanagementsystem sorgt für eine langfristig kontrollierbare und administrierbare Datenbank. Es garantiert die kostengünstige Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Datenaufbewahrung sowie die Wiederverwendbarkeit der Daten. Und, schließlich, befinden sich Unternehmen damit auf einem guten Weg zum papierlosen Büro. In Summe senkt die digitale Datenarchivierung die Kosten für Administration und Verwaltung.
Eine Software-Lösung wie die DOCBOX® erlaubt, neben den Unterlagen vom File-System auch die Unterlagen aus dem Papiereingang, die Dokumente aus den Fachanwendungen und die aufbewahrungspflichtigen E-Mails, ob aus Outlook oder anderen Anwendungen, zu archivieren. Die DMS-Software gestattet die Vorgabe von Ordnungsstrukturen, die sich den abteilungs- oder prozessspezifischen Anforderungen anpassen lassen. Die elektronische Akte ist dann wieder verlässlich auskunftsfähig und verteilt sich nicht wie heute auf eine Vielzahl von Systemen. Ein hoch effizientes Workflow-Management regelt die Vergabe von Lese- und Schreib-Berechtigungen sowie eine systemgestützte Versionierung. Damit stellen Sie sicher, dass der letztgültige Versionsstand von Dokumenten den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wird. Somit reduziert sich automatisch die Mehrfachablage.
Lokale oder Netzwerk-Dateien - alle Dateien können in der DOCBOX® eingebunden, von mehreren Nutzern bearbeitet werden und über die integrierte OCR-Software jederzeit über den Dateinamen und Dateiinhalte gefunden werden. Die DOCBOX® überwacht ausgewählte Ordner im Dateiverzeichnis und archiviert alle Dokumente, die es dort findet, automatisch und revisionssicher im Archiv.