Digitale Akte
Papierberge auf dem Schreibtisch, Aktenschränke voller Ordner, überfüllte Archive und langwieriges Suchen nach Dokumenten - mit der digitalen Akte gehört dieses Szenario der Vergangenheit an. Sämtliche Dokumente, die ein Unternehmen oder eine Organisation erreichen, werden entweder direkt - etwa bei E-Mails oder in einer Textverarbeitung erstellten Dokumenten - oder nach dem Einscannen von Papierdokumenten in digitaler Form zentral im elektronischen Archiv abgelegt. Mit der digitalen Akte können Verknüpfungen zu datenführenden Anwendungen geschaffen werden. Das können beispielsweise Warenwirtschafts-, ERP-, PPS- oder CRM-Systeme sein. Die dort vorhandenen Daten können für das automatische Anlegen und Verschlagworten der Akten in einem Dokumenten-Management-System genutzt werden. Alle berechtigten Benutzer können parallel auf jede beliebige digitale Akte zugreifen – unabhängig von ihrem Ort und ihrem Endgerät.
Digitale Akte und DMS
E-Mail-Postfächer, analoge Ablagen und Aktenordner, Archive, Laufwerke, Server: Unternehmen haben viele verschiedene Quellorte, an denen sie Dokumente und Daten ablegen. Eine Dokumentenmanagement-Lösung digitalisiert all diese Daten und überführt sie in Digitale Akten. Diese werden zur zentralen und einzigen Informationsquelle. Ordnerstrukturen, Volltextsuche und Möglichkeiten zur Indexierung und Kommentierung von Dokumenten bieten die Übersicht und den Komfort einer digitalen Lösung. Zudem spart sie Platz und erlaubt standortunabhängigen Zugriff – auch durch mehrere Personen gleichzeitig – sowie eine revisionssichere Archivierung.
Digitale Akten im Rahmen eines ECM sind vielseitig und flexibel einsetzbar:
Kunden- und Lieferantenakten: Archivieren von Rahmenverträgen, allgemeiner Korrespondenz, Belegen, Rechnungen und Lieferscheinen.
Personalakten: Schutz von sensiblen Daten des Unternehmens, zum Beispiel Bewerbungen und Arbeitszeugnisse, vor unbefugtem Zugriff. Schnelle und einfache Verfügbarkeit und Suche.
Buchhaltungsakten: Ob als Einzellösung oder in Kombination mit einer Buchhaltungssoftware – gesetzeskonforme Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
Projektakten: Verwaltung von Projektplänen und Kalkulationen an einer zentralen Stelle in der aktuellsten Version.
Produktionsakten: Automatisches Archivieren aller Unterlagen zur Produktion wie Zeichnungen, Arbeitskarten, Fertigungsaufträge, Prüf- und Messprotokolle.
Geräteakten: Hinterlegen von Anleitungen, Wartungsunterlagen und Leasingverträge zu allen Geräten.
Patienten-/Mandantenakten: Im medizinischen und juristischen Bereich entstehen sehr viele Dokumente, die sicher abgelegt und weitergeleitet werden müssen.