Dokumentenklassifizierung

Archivieren Sie Ihre Dokumente einfach in Ihre DOCBOX® oder legen Sie sie in das Eingangsfach. Durch das Zusatzmodul Dokumentenklassifizierung können Sie Dokumenten eine Klassifizierung gleich beim Archivieren oder dem automatischem Ablegen in der DOCBOX® mitgeben. Die Klassifizierung erleichtert später die Suche nach Klassen bzw. das Löschen von Dokumenten die beispielsweise die Aufbewahrungsfrist erreicht haben.

Hierbei haben Sie freie Hand und bestimmten selbst über den Vorgang der Klassifizierung, denn Dokumentenklassen können selber definiert, Aufbewahrungsfristen hinterlegt und Ordner im Eingangsfach und /oder Archiv zugewiesen werden.

Funktionsweise:

Definieren Sie mit der DOCBOX® für Ihre archivierten bzw. automatisch abgelegten Dokumente gewisse Klassifizierungen, durch welche Sie eine geordnete Auflistung einer gewünschten Dokumentenkategorie mit Vorgabe eines von Ihnen festgelegten Zeitraumes erhalten.

Anwendungsbeispiel:

Sie haben beispielsweise die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen aus dem Jahr 2008 (und älter) erfüllt und möchten diese gesammelt löschen. Da die DOCBOX® für ein effizientes Arbeiten und Verwalten von digitalen Dokumenten steht, möchten Sie auch hier Zeit sparen. Das Modul Dokumentenklassifizerung ist hierauf die Antwort: Klassifizierung "Rechnungen", Zeitraum bzw. Alter "10 Jahre". Bei Erhalt der Übersicht wählen Sie alle Dokumente aus und löschen diese anschließend.

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