FolderSync
Automatische Synchronisation von Dokumenten aus lokalen und Netzwerk-Ordnern.Ausgewählte Ordner verknüpfen
Mit dem Modul FolderSync verknüpfen Sie ausgewählte Ordner auf Ihrer Festplatte oder Verzeichnisse aus dem Firmen-Netzwerk schnell und einfach mit der DOCBOX®. Das Modul arbeitet im Hintergrund. Es überwacht die ausgewählten Ordner in Ihrem Dateisystem oder Netzwerk und verschiebt alle darin ankommenden Dateien automatisch in den Ordner FolderSync der DOCBOX®.
Gleichzeitig zur Synchronisation liest und indiziert die OCR-Software den gesamten Text der Dokumente. So finden Sie alle Ihre Dokumente schnell und einfach wieder. Mit dem Modul FolderSync können Sie zusätzlich verschiedene Berechtigungen definieren. Damit erlauben Sie einzelnen Personen oder Benutzergruppen den Zugriff auf die im Ordner FolderSync liegenden Dokumente. Dadurch können die Dateien von allen berechtigten Kollegen weiterhin geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden. Und sind so für alle immer auf dem aktuellsten Stand verfügbar.
FolderSync ist das smarte DOCBOX®-Modul zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation sowie zur Optimierung firmeninterner Geschäftsabläufe.
Synchronisation von Dateien und Ordnern in Echtzeit
Das Modul FolderSync verwendet eine bidirektionale Synchronisierungstechnologie, um Ordner und Dateien in Echtzeit zwischen der DOCBOX® und den verbundenen Geräten zu aktualisieren. Wenn ein Benutzer eine Datei in einen synchronisierten Ordner hochlädt, wird sie automatisch mit anderen Benutzern und Geräten, die Zugriff auf denselben Ordner haben, synchronisiert. Änderungen, die an einer Datei vorgenommen werden, werden nahtlos über das DMS auf alle anderen Geräte übertragen.
Das FolderSync-Modul fördert die Zusammenarbeit in Teams, da alle Mitglieder stets auf die aktuelle Version der Dokumente zugreifen können. Durch die automatische Synchronisierung entfällt die Notwendigkeit, Dateien manuell zwischen verschiedenen Geräten hin- und herzuschieben. Benutzer können von jedem Gerät aus auf ihre synchronisierten Dateien zugreifen, sei es ein Computer, Tablet oder Smartphone. Da alle Dateien in Echtzeit in der DOCBOX® synchronisiert werden, werden Datenverluste minimiert. Im Falle eines Geräteausfalls oder Verlusts bleiben die Dateien sicher im DMS gespeichert.
Vorteile
Einfache
Zusammenarbeit
Flexibilität
Zeitersparnis
Datensicherheit
Funktionsweise:
Egal, ob lokale oder Netzwerk-Dateien - alle Dateien können in ein System, der DOCBOX®, eingebunden, von mehreren Nutzern bearbeitet werden und über die integrierte OCR-Software jederzeit über den Dateinamen und Dateiinhalte gefunden werden.
Anwendungsbeispiel:
Viele Dateien, die Sie im täglichen Geschäftsalltag benutzen liegen in den verschiedensten Ablagesystemen: Einige Dokumente speichern Sie lokal auf Ihrem PC andere wiederum im Netzwerk auf dem Servers. Die herkömmliche Suche erfolgt über den Dateinamen. Für alle weiteren Inhalte müssen Sie das Dokument in seiner jeweiligen Anwendung öffnen. Hier liefert Ihnen die DOCBOX® mit der Volltextindizierung der Dateiinhalte wertvolle Unterstützung.