Version 8.0.0

Nova PDF Druckertreiber

• Update auf Version 11.9.467

Update PostgreSQL

• Update PostgreSQL 17.0
• Bitte separate Konvertierungsanleitung beachten

Backup

• Optimierung Backup
• Beim Backup können verschiedene Algorithmen eingestellt werden
  • Keiner (früher Komprimierungsstufe 0)
  • GZip (Standardwert)
  • LZ4 (sehr schnell, aber größeres Backup)
  • Zstd (beste Komprimierung, aber höhere Prozessorauslastung)
• Oft kann es auch sein, dass bei langsamen Festplatten ein langsamer Algorithmus mit besserer Komprimierung insgesamt schneller läuft. Zusätzlich kann man die Anzahl Threads erhöhen, die für das Backup benutzt werden.

OCR

• Update OCR Software auf Omnipage v22.2
• Bei der fehlenden Auflistung der OCR-Ergebnisse zeigen wir den Ablageordner an

Benutzereinstellungen

• Bei Datenbankanlage und späterer Neuanlage eines Benutzers wird der Wert bei Benutzereinstellungen – Lupenvorschaubild initial auf 95% gesetzt

Tastenkürzel für Speichern

• Tastenkürzel für Speichern (Strg + S) kann in den Benutzereinstellungen in auf der Detailseite verwendet werden.

Auflösung der Vorschaubilder

• In den Benutzereinstellungen wurde eine Einstellmöglichkeit geschaffen, um die dpi Anzahl für Vorschaubilder zu erhöhen (Auflösung für große Monitore)

Archivierung

• Wenn eine PDF-Datei aufgrund eines Passwortes nicht gesplittet werden kann, wird diese PDF als Binärdatei importiert
• Früher wurde das Dokument in Aktion erforderlich abgelegt.

Volltextsuche Aktuelle Ansicht

• Volltextsuche auf „Aktuelle Ansicht“ im Eingangsfach und Archiv (Bisher war dies nur im Workflow möglich)

Suche und Markierung auf Detailseite

• Nach einer Suche auf der Detailseite (Suche im aktuellen Dokument) werden die Suchtreffer (Seiten) markiert

Stammdaten Kreditoren

• Beim CSV-Import von Kreditoren
  • werden Leerzeichen bei Zahlenfelder automatisch entfernt
  • bei optionalen Zahlenfeldern (Skontotage, Prozent und Nettotage) wird ein leerer Eintrag akzeptiert
  • werden Felder Skontotage, Prozent und Nettotage werden als Felder in den Stammdaten bereitgestellt
• Kreditorenimport: Es kann eingestellt werden, dass die Daten aus dem Import nur hinzugefügt oder aktualisiert werden

Filter

• Filter für Dokumentenlinks
• Bei Links kann direkt in der Tabelle nach einem verlinkten Dokumentennamen gesucht werden. Im Filterdialog gibt es zusätzlich die Einstellungen „Ist leer“, „Ist nicht leer“ um Dokumente ohne/mit Links zu filtern

Erweiterung Logging

• Der Benutzer selbst oder der Administrator (für alle Benutzer) kann das Datum und die IP der letzten Anmeldung einsehen.
• Falls man eine laufende Session beendet, steht in der Logdatei folgender Eintrag: User xxx logged in while other session was open

Signatur

• Neues Modul Signatur
• Signieren von Dokumenten

API

• Neue Funktion „split-into-pages“
• Ein Dokument mit mehreren Seiten kann in Einzelseiten gesplittet werden
• Neue Funktion „Dokumente miteinander verknüpfen“
• Neue Funktion „Dokument verschieben“

API / KI

• Sobald die KI ein Dokument analysiert hat, erlauben wir eine Bearbeitung von System-Metafeldern per API

Extractor

• Erzeugung von Vorschaubilder aus xlsm-Dateien
• Erzeugung von Vorschaubilder aus txt-Dateien
• Erzeugung von Vorschaubilder aus rtf-Dateien

Filter

• Filter für Indikator ist im Filterdialog möglich. Es gibt separate Felder für jeden Indikator

Volltextsuche Wiedervorlagen

• Volltextsuche auf „Aktuelle Ansicht“ in Wiedervorlagen

Autoarchive

• Ein Dokument mit mehreren Seiten kann in Einzelseiten gesplittet werden, z.B. Stapelscan oder Stapeldruck

Autoexport DATEV Belegbildservice

• Es kann eingestellt werden, dass nur Anlagen übertragen werden.

Mailarchive

• In E-Mail-Templates können Anlagen hinzugefügt werden
• Wenn eine E-Mail und die Anhänge separat archiviert werden, wird eine Verlinkung erzeugt und angezeigt
• Sofern im Selectfeld "Reihenfolge der Archivierung" eine Option mit Anhängen ausgewählt ist, kann eingestellt werden, dass nur bestimmte Dateitypen z.B. pdf, jpg archiviert werden
• Abruf der Ordnerstrukturen für IMAP und EWS
• Die SMTP-Authentifizierung kann als App über ein Zertifikat erfolgen
• Möglichkeit der Dubletten Prüfung im Mailarchive
  • Message-Ids werden ausgelesen und gespeichert.
  • Prüfung der Message-Ids auf Duplikate.
  • Handling von doppelten Mails anhand der eingestellten Optionen
• Bei mehreren Importregeln wird die Überprüfung nur bei der ersten zutreffenden Regel ausgeführt. Bei nachfolgenden Regeln wird die E-Mail als regulär (nicht als Duplikat) markiert.
• Versand von E-Mails aus der DOCBOX®
• Aus der DOCBOX® heraus können Dokumente an einen MAPI-Client übergeben werden Voraussetzung: dot.net Framework (Runtime) Update auf Version 8 (bisher 4.8) notwendig

Metamasken

• Bei der Anlage einer Metamaske kann eingestellt werden, welche Seite des Dokumentes z.B. beim Archivierungsdialog als Vorschau angezeigt wird. (Vorgabe = Seite 1)

Metafelder

• Eingegebene Symbole €, $ und £ in Metafelder der Eingangsrechnungsmaske werden automatisch in datevkonforme Währungskürzel EUR, USD und GBP geändert.
• Neuer Datentyp Währung
• Für Nummernfelder kann bei Format ein Währungskürzel, z.B. € eingetragen werden. Metafelder werden dann als Währung formatiert. Das angezeigte Währungssymbol ist abhängig vom Metafeld Währungskürzel.
• Im Metafeld muss € eingegeben werden. Eine Rechnung in Fremdwährung, z.B. CHF oder $, werden in der jeweiligen Fremdwährung angezeigt
• INFO: Systemmetafelder werden automatisch konvertiert
• Metafelder können als Kreditorenfelder markiert werden
• Bei Zahlenmetafeldern kann eine Auswertungszeile mit Summe, Durchschnitt, Min, Max eingestellt werden
• Neues META-Feld Typ URL
• Die URL ist in der Ansicht klickbar und kann mit einem Stifticon in den Bearbeitungsmodus geschaltet werden

Metafelder / Kreditoren

• Metafelder, die als Kreditorenfeld deklariert wurden, können beim Kreditorenimport in den CSV-Einstellungen verwendet werden

Metafelder Duplikats Prüfung

• In der Metamaske gibt es pro Feld eine Einstellung Duplikats Prüfung.
• Wenn die Metamaske im Workflow (oder Archivierungsdialog) gespeichert wird, erfolgt eine Prüfung, ob es bereits ein anderes Dokument mit derselben Metamaske gibt, bei dem alle Duplikats-Metafelder übereinstimmen
• Info: Bei den Metamasken müssen die Felder, die zur Überprüfung beitragen aktiviert werden.

KI Duplikats Prüfung

• Sobald die Metafelder durch die KI befüllt wurden, ist bereits vor Bearbeitung des Dokuments eine Markierung vorhanden, dass es sich um ein Duplikat handelt
  • Der bisher nicht verwendete Indikator für Metamasken wurde in "Metamasken Duplikat" umbenannt und zeigt die Duplikate an
  • Im Regelwerk/Entscheidungsknoten ist die Variable document.metamaskDuplicate verfügbar

KI

• Zusätzlicher Modus „bestimmte Seiten“ von der KI analysieren.
• Es können Seitennummern, negative Seitennummern (von hinten gezählt) oder die Texte erste, letzte und vorletzte eingeben werden
• In der Rechnungs-KI wurden zwei 2 Checkboxen eingefügt, damit kann entschieden werden, ob E-Rechnungen an die KI gesandt werden oder nicht
  • XRechnung analysieren
  • ZugFerd analysieren
• Standardmäßig sind diese nicht aktiv

KI Typ Rechnung

• KI Typ Rechnung wurde in Eingangsrechnung umbenannt

Workflow

• Auf der Detailseite werden für den Workflowmanager die Buttons Workflow abbrechen und Status setzen angezeigt
• Reload – Funktion auf den Ende Knoten implementiert
• Die Aktion "Bei Dokument bleiben" und der Button "Schließen" im Auswahldialog sind jetzt nicht mehr verfügbar, wenn man nach dem Weiterschalten keine Berechtigung mehr auf das Dokument hat
• Dokumente können nach einer vorgegebenen Zeit automatisch in einen nachfolge Workflow-Knoten weitergeschoben werden
• Mehrfach Autoexport mit der Einstellung „Autoexport Flag ignorieren“ möglich
• Neue Funktion „Wiedervorlage erstellen“ eingefügt.
• In einer Workflowschablone kann auf einem Knotenpunkt die Aktion „Wiedervorlage erstellen“ verwendet werden (analog der Wiedervorlagenfunktion)
• In die Workflow-Historie wurde Autoexport und Wiedervorlage aufgenommen

Trennblattfunktion

• Aufteilung von Stapeln in Einzelseiten oder mehreren Vorgängen anhand eines QR – Codes
• Voraussetzung: Modul DOCBOX® Extractor muss lizenziert sein

eRechnungen, xRechnung, ZUGFeRD

• Für eine optimale Verarbeitung von xRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen sind die Module DOCBOX® Extractor und Metamaskendesigner inkl. 1 META-Maske notwendig

eRechnungen Metafelder

• In Metafelder angezeigte Werte, die aus eRechnungen stammen, sind aufgrund der Revisionssicherheit nicht änderbar

Systemmetafeld Rechnungstyp

• Systemmetafeld Rechnungstyp (tag = invoiceType) hinzugefügt. Darin wird eingetragen, ob es sich um eine xRechnung oder ZUGFeRD Rechnung handelt. Gleichzeitig wird die Versionsnummer der xRechnung und das Profil der ZUGFeRD Rechnung angezeigt.

eRechnung Validierung

• Systemmetafeld-Validierungsfehler (tag invoiceError) hinzugefügt. Darin wird eingetragen, wenn eRechnungen nicht valide sind.
• Dieses Feld ist auf der Metamaske Eingangsrechnungen enthalten.

eRechnung Extractor Mapping

• Unter Stammdaten „eRechnung Mapping“ wurde ein Mapping für zusätzliche Felder aus eRechnungen geschaffen Hintergrund: E-Rechnungen beinhalten weit mehr Metadaten, als die DOCBOX® als Systemmetafelder bereitstellt
• Voraussetzung: Modul DOCBOX® Extractor muss lizenziert sein

eRechnung Kreditor zuweisen

• Speziell für E-Rechnungen wurde eine Kreditorenerkennung & Zuweisung anhand von Stammdaten geschaffen
• Voraussetzung: Modul DOCBOX® Extractor und Metadaten müssen lizenziert sein

eRechnung

• Steuerung in der DOCBOX® via META-Feld und Stammdaten/Kreditoren
• Kreditorenfeld, an welches System die eRechnung übergeben werden soll
  • An das ERP-System
  • An die Finanzbuchhaltung
  • Entscheidung
  • Keine Übergabe
• Wenn man bei Metafeldern den Schalter Kreditorenfeld aktiviert, kann man dieses pro Kreditor konfigurieren und es wird nach der KI automatisch dem Dokument zugeordnet.