AutoArchive
Ablage von Dokumenten aus überwachten Ordnern – automatisiert und organisiert.Steuerung durch automatisierte Archivierung
Verschieben oder kopieren Sie ihre Dokumente einfach in überwachte Ordner. Den Rest erledigt die DOCBOX® für Sie, indem das Modul AutoArchive die Dokumente aus diesen Ordnern, automatisiert und organisiert in die DOCBOX® importiert und gleichzeitig archiviert.
DOCBOX® AutoArchive arbeitet selbstständig und automatisch: Es überwacht ausgewählte Ordner und archiviert alle darin ankommenden Dateien automatisch und revisionssicher in ein vorher definiertes Archiv der DOCBOX®.
Das Modul AutoArchive wurde für Unternehmen entwickelt, bei denen große Mengen an Dokumenten anfallen. Besonders zeichnet sich AutoArchive aus, wenn Sie ein ERP-Programm im Einsatz haben, das viele Dokumente erstellt oder auch wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten in Ihrem System gespeichert haben.
Werden von Ihrem ERP-System alle Dokumente, z. B. Rechnungen oder Zahlungseingänge, in das PDF-Format umgewandelt und exportiert, können Sie diese Dokumente automatisch in der DOCBOX® ablegen.
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AutoArchive steigert die Integrität und Sicherheit von Dokumenten
Das Modul AutoArchive dient dazu, Dateien automatisch zu archivieren und zu organisieren, indem es bestimmte Kriterien festlegt, wie etwa spezifische Tags. Das Modul hilft, den Speicherplatz im aktiven Bereich der DOCBOX® zu reduzieren, da ältere oder weniger relevante Dokumente automatisch in das Archiv verschoben werden. Dies führt zu einer verbesserten Leistung und schnelleren Zugriff auf relevante Dokumente.
Zweitens fördert das Modul AutoArchive die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und Datenschutzbestimmungen, da es sicherstellt, dass Dokumente gemäß den vorgeschriebenen Fristen oder Richtlinien aufbewahrt und anschließend gelöscht oder archiviert werden. Darüber hinaus erleichtert das Modul die Suche und den Abruf von Informationen, da das System dank der klaren Trennung von aktiven und archivierten Dokumenten übersichtlicher wird. Dies führt zu einer gesteigerten Produktivität und effizienteren Arbeitsabläufen für die Benutzer der DOCBOX®.
Vorteile
Automatisches Importieren und Archivieren
Schnell und zuverlässig
Automatisiert und revisionssicher
Anschluss digitaler Kopiersysteme
Funktionsweise:
DOCBOX® AutoArchive überwacht ausgewählte Ordner im Dateiverzeichnis und archiviert alle Dokumente die es dort findet, automatisch und revisionssicher in der DOCBOX®.
Dazu legt der Anwender in der DOCBOX® die gewünschten AutoArchive-Ordner an und definiert zu jedem Ordner eine entsprechende Regel.
Anwendungsbeispiel:
- ERP-Programme speichern Belegduplikate als PDF-Dateien im AutoArchive-Ordner. Diese werden automatisch revisionssicher archiviert.
- Eingehende Telefaxe werden automatisch revisionssicher archiviert und einem Mitarbeiter zugewiesen.
- Außenstellen übertragen Dokumente per FTP-Protokoll in AutoArchive-Ordner. Diese werden automatisch revisionssicher archiviert.
- Ein Onlineshop überträgt per FTP-Protokoll Belege in den AutoArchive-Ordner. Diese werden automatisch revisionssicher archiviert.