AutoArchive

Steuerung durch automatisierte Archivierung

Verschieben oder kopieren Sie ihre Dokumente einfach in überwachte Ordner. Den Rest erledigt die DOCBOX® für Sie, indem das Modul AutoArchive die Dokumente aus diesen Ordnern, automatisiert und organisiert in die DOCBOX® importiert und gleichzeitig archiviert.

DOCBOX® AutoArchive arbeitet selbstständig und automatisch: Es überwacht ausgewählte Ordner und archiviert alle darin ankommenden Dateien automatisch und revisionssicher in ein vorher definiertes Archiv der DOCBOX®.

Das Modul AutoArchive wurde für Unternehmen entwickelt, bei denen große Mengen an Dokumenten anfallen. Besonders zeichnet sich AutoArchive aus, wenn Sie ein ERP-Programm im Einsatz haben, das viele Dokumente erstellt oder auch wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten in Ihrem System gespeichert haben.

Werden von Ihrem ERP-System alle Dokumente, z.B. Rechnungen oder Zahlungseingänge, in das PDF Format umgewandelt und exportiert, können Sie diese Dokumente automatisch in der DOCBOX® ablegen.

Auto Archive Admin

Administration

Auto Archive Regel erstellen

Anlegen von einer Regel - Hier als Beispiel AA Ordner AA Ausgangsrechnungen

Dokument ist im Archiv

Dokument ist im Archiv

Dokument ist als Kopie im Ordner c:\autoexport\aear

Dokument ist als Kopie im Ordner c:\autoexport\aear

Auto Archive Admin

Administration

Vorteile

Funktionsweise:

DOCBOX® AutoArchive überwacht ausgewählte Ordner im Dateiverzeichnis und archiviert alle Dokumente die es dort findet, automatisch und revisionssicher in der DOCBOX®.

Dazu legt der Anwender in der DOCBOX® die gewünschten AutoArchive-Ordner an und definiert zu jedem Ordner eine entsprechende Regel. 

Anwendungsbeispiel:

  • ERP-Programme speichern Belegduplikate als PDF-Dateien im AutoArchive Ordner. Diese werden automatisch revisionssicher archiviert.
  • Eingehende Telefaxe werden automatisch revisionssicher archiviert und einem Mitarbeiter zugewiesen.
  • Außenstellen übertragen Dokumente per FTP-Protokoll in AutoArchive-Ordner. Diese werden automatisch revisionssicher archiviert.
  • Ein Onlineshop überträgt per FTP-Protokoll Belege in den AutoArchive-Ordner. Diese werden automatisch revisionssicher archiviert.
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