AutoArchive
Ablage von Dokumenten aus überwachten Ordnern – automatisiert und organisiert.Steuerung durch automatisierte Archivierung
Verschieben oder kopieren Sie ihre Dokumente einfach in überwachte Ordner. Den Rest erledigt die DOCBOX® für Sie, indem das Modul AutoArchive die Dokumente aus diesen Ordnern, automatisiert und organisiert in die DOCBOX® importiert und gleichzeitig archiviert.
DOCBOX® AutoArchive arbeitet selbstständig und automatisch: Es überwacht ausgewählte Ordner und archiviert alle darin ankommenden Dateien automatisch und revisionssicher in ein vorher definiertes Archiv der DOCBOX®.
Das Modul AutoArchive wurde für Unternehmen entwickelt, bei denen große Mengen an Dokumenten anfallen. Besonders zeichnet sich AutoArchive aus, wenn Sie ein ERP-Programm im Einsatz haben, das viele Dokumente erstellt oder auch wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten in Ihrem System gespeichert haben.
Werden von Ihrem ERP-System alle Dokumente, z. B. Rechnungen oder Zahlungseingänge, in das PDF-Format umgewandelt und exportiert, können Sie diese Dokumente automatisch in der DOCBOX® ablegen.
Produktvideos
Screenshoots
Vorteile
Automatisches Importieren und Archivieren
Schnell und zuverlässig
Automatisiert und revisionssicher
Anschluss digitaler Kopiersysteme
Funktionsweise:
DOCBOX® AutoArchive überwacht ausgewählte Ordner im Dateiverzeichnis und archiviert alle Dokumente die es dort findet, automatisch und revisionssicher in der DOCBOX®.
Dazu legt der Anwender in der DOCBOX® die gewünschten AutoArchive-Ordner an und definiert zu jedem Ordner eine entsprechende Regel.
Anwendungsbeispiel:
- ERP-Programme speichern Belegduplikate als PDF-Dateien im AutoArchive-Ordner. Diese werden automatisch revisionssicher archiviert.
- Eingehende Telefaxe werden automatisch revisionssicher archiviert und einem Mitarbeiter zugewiesen.
- Außenstellen übertragen Dokumente per FTP-Protokoll in AutoArchive-Ordner. Diese werden automatisch revisionssicher archiviert.
- Ein Onlineshop überträgt per FTP-Protokoll Belege in den AutoArchive-Ordner. Diese werden automatisch revisionssicher archiviert.