DOCBOX® begeistert alle: Mitarbeiter, Chefetage und IT
Die DOCBOX® ist eines der führenden Dokumenten-Management-Systeme und bietet eine umfassende Plattform für die digitale Transformation in Autohäusern. Mit Funktionen wie digitalen Fahrzeugakten, KI-gestützter Datenextraktion und automatisierten Workflows ermöglicht die DOCBOX® eine schnelle und effiziente Verwaltung von Dokumenten und Fahrzeugakten in Autohäusern.
Buchhaltung effizient digitalisieren
Die DOCBOX® unterstützt Autohäuser dabei, ihre buchhalterischen Prozesse nachhaltig zu optimieren. Belege wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften oder Zahlungsnachweise werden automatisch erfasst, rechtssicher archiviert und für die Weiterverarbeitung bereitgestellt. Durch die GoBD- und DSGVO-konforme digitale Ablage gehören papierbasierte Ordner und aufwendige Suchvorgänge der Vergangenheit an.
Dank intelligenter Workflows lassen sich Freigabeprozesse, Kontierungen oder Übergaben an das Steuerbüro zeitsparend und transparent gestalten. Die Integration in bestehende Dealer-Management-Systeme oder ERP-Lösungen sorgt dafür, dass alle buchungsrelevanten Dokumente genau dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden – ohne Medienbruch.
Mit dem Aufruf des Videos erklärst Du Dich einverstanden, dass Deine Daten an "vimeo" übermittelt werden und das Du die Datenschutzerklärung gelesen hast.
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Effiziente Dokumentation in Annahme & Werkstatt
In der Serviceannahme und Werkstatt sorgt die DOCBOX® für klare Abläufe und lückenlose Dokumentation. Werkstattaufträge, Leistungsnachweise, Fotos oder Prüfprotokolle lassen sich direkt digital erfassen, automatisch archivieren und zentral verwalten. Das spart Zeit, reduziert Papieraufwand und schafft Transparenz gegenüber Kunden, Herstellern und Versicherungen.
Durch die automatische Verknüpfung mit der Fahrgestellnummer sind alle fahrzeugbezogenen Informationen schnell auffindbar – ob am Counter, in der Werkstatt oder im Backoffice. Serviceprozesse werden so nicht nur effizienter, sondern auch revisionssicher und nachvollziehbar.
Automatische Ablage per Fahrgestellnummer
Mit der DOCBOX® lassen sich alle fahrzeugbezogenen Dokumente eindeutig und automatisiert der jeweiligen Fahrgestellnummer (FIN) zuordnen. Ob Angebote, Rechnungen, Gutachten oder Werkstattaufträge – die intelligente Verschlagwortung sorgt dafür, dass relevante Unterlagen in der digitalen Fahrzeugakte landen.
Diese automatisierte Zuordnung spart nicht nur Zeit, sondern stellt sicher, dass kein Dokument verloren geht. Selbst Jahre später können Unterlagen schnell und gezielt über die FIN gefunden werden – ein klarer Vorteil bei Nachfragen, Gewährleistungen oder beim Weiterverkauf.
Direkter Zugriff aus dem Dealer-Management-System
Die DOCBOX® integriert sich nahtlos in gängige Dealer-Management-Systeme und ermöglicht so die Ablage und Suche von Dokumenten direkt aus dem gewohnten System heraus. Mitarbeiter müssen nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln, sondern greifen direkt aus der Kunden- oder Fahrzeugakte auf archivierte Belege zu.
Durch diese tiefgreifende Integration entstehen keine Medienbrüche, alle Informationen sind zentral verfügbar – schnell, sicher und jederzeit nachvollziehbar. Das spart Zeit, minimiert Fehlerquellen und erhöht die Effizienz im gesamten Autohaus.
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Verkaufsunterlagen digital managen
Im Fahrzeugverkauf ermöglicht die DOCBOX® die strukturierte Ablage und schnelle Auffindbarkeit aller verkaufsrelevanten Unterlagen – vom Angebot über den Kaufvertrag bis hin zur Zulassungsbescheinigung. Alle Dokumente werden automatisch archiviert, rechtssicher gespeichert und auf Wunsch mit der Fahrgestellnummer verknüpft.
So behalten Verkaufsteams den Überblick, sparen wertvolle Zeit bei Rückfragen und beschleunigen die Übergabe an Kunden. Gleichzeitig wird die Einhaltung interner Prozesse und gesetzlicher Anforderungen unterstützt – digital, sicher und effizient.
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Digitale Belege automatisch abholen
Die DOCBOX® kann automatisiert Rechnungen und Belege aus Portalen wie getmyinvoices oder invoicefetcher abholen und revisionssicher archivieren. Egal ob von Leasinggesellschaften, Ersatzteillieferanten oder Plattformen – relevante Dokumente landen direkt im passenden Archivbereich.
Diese Automatisierung entlastet das Team, spart manuelle Arbeit und sorgt für eine stets vollständige Dokumentation. Die Daten stehen sofort für buchhalterische Prozesse oder weitere Workflows bereit.
Effiziente Prozesse mit bezahl.de
In Kombination mit bezahl.de optimiert die DOCBOX® das Forderungsmanagement: Zahlungsavise, Statusmeldungen und andere relevante Dokumente können automatisch archiviert und mit den zugehörigen Geschäftsvorfällen verknüpft werden.
So entsteht ein transparenter, medienbruchfreier Prozess rund um Zahlungseingänge, der die Nachverfolgbarkeit erhöht und manuelle Eingriffe reduziert. Autohäuser profitieren von einer reibungslosen Abwicklung und einer spürbaren Entlastung im administrativen Bereich.
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Partnerschaften
- Loco-Soft
- DATEV
- IGEDOS e.V.
- Nextlane
- Verband der Stellantis-Markenpartner Deutschlands e.V
- bezahl.de
Referenzen
Mit unserem Softwareprodukt DOCBOX®, über 100 autorisierten Vertriebspartnern und über 22.000 Anwendern zählen wir zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Unsere Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.
Gerne nennen wir auf Wunsch Referenzkunden Ihrer Größe oder Ihrer Marke.