Stempel
Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.
Elektro- und Elektronikindustrie
Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: die DOCBOX®
Durch die Digitalisierung des gesamten Schriftverkehrs werden zahlreiche zu einem Auftrag gehörende Angebote, Lieferscheine, Bestellungen und Rechnungen archiviert, die enormen Papierberge abgebaut sowie der Bearbeitungsaufwand drastisch reduziert.
Da die Mehrzahl dieser Dokumente langjährigen Aufbewahrungsfristen unterliegt, und nach Inkrafttreten der GoBD-Richtlinie zum 01.01.2017 alle steuerlich relevanten Dokumente, die einmal in elektronischer Form vorlagen, auch elektronisch archiviert und zur Verfügung gestellt werden müssen, ist es geradezu ein Muss, alle Belege revisionssicher zu speichern. Dabei können Dokumente die bereits in elektronischer Form existieren oder übermittelt wurden, direkt in unterschiedlichen Systemordnern abgelegt und so blitzschnell wiedergefunden werden.
Analog zum eigenen Unternehmenswachstum steigt in der Regel auch die Anzahl der Dokumente stark an. Deshalb ist eine strukturierte und zentrale Dokumentenablage unverzichtbar. Zudem werden bei Kundenanfragen Dokumente schneller gefunden, bei gleichzeitiger Senkung von Kosten und Unternehmensrisiken.
Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Elektro- und Elektronikindustrie":
Einkauf Rechnungswesen Verwaltung (allgemein) Personalwesen Lohnbuchhaltung
Die Aufgabe / Anforderung
- Prozessoptimierung
Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten - Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden - Platzersparnis
Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz - Revisionssicherheit
Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert - Kundenzufriedenheit
Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen
Die Lösung
Mit Hilfe der DOCBOX® werden sämtliche Dokumente elektronisch archiviert und in einem zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Je nach Berechtigung, haben die Mitarbeiter aller Abteilungen des Unternehmens unmittelbar Zugang zu allen benötigten Dokumenten. Die Geschwindigkeit neuer Entwicklungen und sich ständig verändernder Technik, verbunden mit einem stetigen Wachstum, stellt die Elektronik- und Elektroindustrie vor schier unlösbare Aufgaben.
Der steigenden Produktionsleistung stehen fehlende Investitionsgüter und ein Mangel an Infrastrukturaufträgen gegenüber. Das führt zu erheblichem Mehraufwand im Bereich der Administration und Logistik, der möglichst einfach und strukturiert abgearbeitet werden muss. Wir bieten dafür eine optimale Lösung: die DOCBOX®, ein Dokumenten-Management-System der Extraklasse.
Den Überblick über alle Dokumente zu behalten ist mit DOCBOX® AutoArchive ganz einfach. AutoArchive arbeitet selbstständig und automatisch. Sie brauchen sich um nichts kümmern. Es überwacht ausgewählte Ordner und archiviert alle darin angekommenen Dateien revisionssicher in ein vorher definiertes Archiv in der DOCBOX®. Dazu legt der Anwender in der DOCBOX® die gewünschten AutoArchive-Ordner an und erstellt zu jedem Ordner eine entsprechende Regel.
Die DOCBOX® ist die Lösung für Sie, wenn Sie den Überblick über Ihre Dokumente behalten wollen.
Bevorzugte eingesetzte Module in der Branche "Elektro- und Elektronikindustrie"
Notizen
Wichtige Zusatzinformationen oder Aufgaben speichern und die Zusammenarbeit erleichtern.
Wiedervorlagen
Sicherstellen, dass archivierte Dokumente zum richtigen Zeitpunkt bearbeitet werden und nicht in Vergessenheit geraten.
Portable Client
Mit dem DOCBOX® PortableClient-Modul haben Sie das Wissen im Handgepäck.
Workflow
DOCBOX® Workflow bietet den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben.
Die Vorteile
Der Entwicklungsvorsprung und die positive Außenhandelsentwicklung sind Ausdruck der Wettbewerbsstärke der heimischen Elektroindustrie und bestätigen indirekt die erfreulichen Perspektiven vieler Branchensegmente.
Die DOCBOX® unterstützt Sie individuell und gezielt auf Ihrem Erfolgsweg. Das Modul DOCBOX® Workflow sorgt für reibungslose und effiziente Prozesse und Transparenz und dafür, die Dokumente schließlich revisionssicher zu archivieren, wie von den GoBD gefordert.
Der zunehmende Informationsaustausch per E-Mail, gerade bei international tätigen Unternehmen, erfordert auch in diesem Bereich eine Lösung zur revisionssicheren Archivierung. Mit der DOCBOX® E-Mail-Archivierung bieten wir eine maßgeschneiderte Lösung an.
Dabei entscheiden Sie selbst, welche E-Mails bzw. welche Anlagen Sie archivieren möchten. Die vorgangsorientierte Ablage aller E-Mails in Aktenstrukturen sorgt für einen schnellen Überblick über Bestellungen, Rechnungen oder sonstige Dokumente.
Die DOCBOX® macht Ihren Arbeitsalltag unkompliziert und effektiv. So macht das Arbeiten Freude – und bringt nebenbei noch einen dreifachen Spareffekt.
Platz
Sparen Sie sich Platz durch nicht mehr notwenige Archive.
Zeit
Effizient Zeit sparen durch beschleunigte Arbeitsabläufe.
Geld
Auf Dauer können Sie eine große Kostenmenge einsparen.