Stempel

Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.

Informationen erweitern und den Dokumentenfluss steuern

Das DOCBOX® Stempel-Modul ermöglicht es Ihnen, auf Ihre digital in der DOCBOX® archivierten Dokumente Stempel zu setzen, genau wie Sie das bei herkömmlichen Papierdokumenten schon kennen. Im Unterschied zur bisherigen Praxis können Sie mit diesem Modul allerdings Ihre elektronischen Stempel selbst kreieren, wie z. B. "gebucht", "bezahlt" etc. und die Stempel je nach Bedarf mit Datumsanzeige und dem Benutzer der gestempelt hat, ausstatten.

Auch farblich können Sie die Stempel nach Ihren eigenen Vorstellungen gestalten. Selbstverständlich ist es auch möglich, in den gespeicherten Dokumenten nach Stempeln bzw. Stempeltext suchen. Dadurch unterstützt das DOCBOX® Stempel-Modul auch Ihren Workflow. Sie möchten sich zum Beispiel Rechnungen anzeigen lassen, die zwar gebucht aber noch nicht bezahlt sind? Kein Problem, die DOCBOX® sucht danach und findet sie zuverlässig und blitzschnell.

Produktvideos

Screenshoots

Vorteile

Farben und Inhalte bestimmen

Nach Stempeln suchen

Ideal im Workflow

Stempel verwenden

Funktionsweise:

Erstellen Sie schnell optische Stempel, die den analogen Stempeln Ihres Unternehmens gleichen. Bestimmen Sie Farben und Inhalte. Setzen Sie die optischen Stempel auf alle Inhalte, für die die DOCBOX® Vorschaugrafiken erstellt.

Mit den digitalen Stempeln ergänzen Sie die jeweiligen Dokumente um weitere Informationen (Meta-Informationen), die zur Steuerung im Workflow dienen. Beispielsweise einen Dokumentenstatus, Freigabeinformationen oder Zuständigkeiten.

Anwendungsbeispiel:

Manchmal sind es die kleinen, alltäglichen Dinge, die viel Zeit fressen. Ein Mitarbeiter ist im Urlaub, ein anderer auf Fortbildung oder auf Kundentermin und schon nimmt ein einfacher Vorgang, wie eine Rechnungsfreigabe, viel mehr Zeit in Anspruch als nötig wäre.

In der zuständigen Abteilung wird die digitale Freigabe der Rechnung per elektronischem Stempel erteilt. 

Das könnte Sie auch interessieren

Workflow
Workflow

DOCBOX® Workflow bietet den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben.

Application Programming Interface (API)
Application Programming Interface (API)

Das DOCBOX® API ermöglicht es anderen Programmen mit der DOCBOX® zu kommunizieren.

FolderSync
FolderSync

Automatische Synchronisation von Dokumenten aus lokalen und Netzwerk-Ordnern.

Dokumentenklassifizierung
Dokumentenklassifizierung

Möglichkeit der Klassifizierung direkt beim Archivieren oder bei der automatischen Ablage eines Dokuments.

OutlookConnect
OutlookConnect

Integrieren Sie die DOCBOX® in Microsoft Outlook und archivieren Sie E-Mails per Drag&Drop.

EasySearch
EasySearch

Aus Fremdanwendungen heraus einfach DOCBOX®-Suchen starten.

Mandanten
Mandanten

Ermöglicht die separate Verwaltung verschiedener Firmen (Mandanten).

E-Mail Archivierung
E-Mail Archivierung

Nutzen Sie einfach und sicher die Vorteile einer moderner E-Mail-Archivierung.

DATEV / Fibu-Software
DATEV / Fibu-Software

Buchhaltungsdaten schnell und einfach mit Ihrem Steuerberater austauschen.

AutoArchive
AutoArchive

Ablage von Dokumenten aus überwachten Ordnern – automatisiert und organisiert.

Stempel
Stempel

Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.

Notizen
Notizen

Wichtige Zusatzinformationen oder Aufgaben speichern und die Zusammenarbeit erleichtern.

Wiedervorlagen
Wiedervorlagen

Sicherstellen, dass archivierte Dokumente zum richtigen Zeitpunkt bearbeitet werden und nicht in Vergessenheit geraten.

Portable Client
Portable Client

Mit dem DOCBOX® PortableClient-Modul haben Sie das Wissen im Handgepäck.

Direktdrucker
Direktdrucker

Ausdrucke aus externen Applikationen direkt archivieren.