Wiedervorlagen
Sicherstellen, dass archivierte Dokumente zum richtigen Zeitpunkt bearbeitet werden und nicht in Vergessenheit geraten.Wiedervorlagen erstellen und verwalten
Dieses Modul erweitert Ihre DOCBOX® um die Funktionalität der Erstellung von Wiedervorlagen ausgewählter Dokumente. Damit unterstützt die DOCBOX® Ihren Workflow und hilft Ihnen, nie wieder wichtige Aufgaben rund um Ihre Dokumente zu vergessen. Viele Geschäftsprozesse lassen sich damit effizienter gestalten.
Wiedervorlagen sind aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Sie dienen einer einfachen und übersichtlichen Organisation. Termine werden nicht vergessen und fristgerecht eingehalten. Ihre DOCBOX® unterstützt Sie bei der Planung wichtiger Vorgänge. Zusätzlich können Sie mit dem Zusatzmodul weitere Notizen auf den Dokumenten hinterlegen. Denn nichts geht über eine gute Organisation!
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Dokumente effektiv verwalten und termingerecht bearbeiten
Die Wiedervorlagen-Funktion unterstützt DOCBOX®-Anwendende dabei, ihre Dokumente effektiv zu verwalten und termingerecht abzuschließen.
Die Option, Wiedervorlagen zu erstellen, unterstützt die effiziente Zeitplanung und Aufgabenverwaltung, da Benutzende wichtige Dokumente oder Aufgaben für zukünftige Bearbeitung oder Überprüfung kennzeichnen können. Durch das Modul wird sichergestellt, dass wichtige Termine, Fristen oder Bearbeitungsschritte nicht vergessen werden.
Die Wiedervorlagen-Funktion fördert die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeitenden, da Aufgaben oder Dokumente an andere Teammitglieder weitergeleitet werden können, um den Workflow zu optimieren. Des Weiteren ermöglicht die Funktion eine gezielte Priorisierung von Aufgaben, da Benutzende ihre Wiedervorlagen entsprechend der Dringlichkeit oder Bedeutung organisieren können. Zusätzlich verbessert die Wiedervorlagen-Funktion die Nachverfolgbarkeit von Dokumenten und Aufgaben, da der Status und die Bearbeitungshistorie leicht einsehbar sind.
Vorteile
Wichtige Termine immer im Blick
Aufgaben delegieren und überwachen
Arbeiten korrekt terminieren
Planung wichtiger Vorgänge
Funktionsweise:
Um sicherzustellen, dass archivierte Dokumente zum richtigen Zeitpunkt bearbeitet werden und nicht in Vergessenheit geraten, bietet die DOCBOX® eine Wiedervorlage an.
Wird diese ausgewählt, kann über ein Datums-Fenster das Wiedervorlage-Datum ausgewählt werden und einer Person und/oder Gruppe zugewiesen werden.
Beim Start der DOCBOX® werden am Dashboard fällige Wiedervorlagen angezeigt und mit einem Klick gelangen Sie zu dem jeweiligen Dokument, können dieses weiterreichen oder als Aufgabe einem Mitarbeiter zuweisen.
Und wenn Sie einmal eine Wiedervorlage vergessen sollten, erinnert Sie die DOCBOX® per E-Mail an die Fälligkeit.
Anwendungsbeispiel:
Die Arbeit bringt es mit sich, dass wir an vielen verschiedenen Fäden gleichzeitig ziehen.
- Für eine Kundenanfrage haben Sie ein Angebot geschrieben – aber jetzt ruht die Sache, bis Sie Antwort erhalten oder nach ein, zwei Wochen selbst nachfragen
- Für eine Rechnungsfreigabe benötigen Sie eine Rückmeldung von der Fachabteilung
- Sie möchten den Servicevertrag mit dem Kunden vor Ablauf verlängern
In all diesen Fällen haben Sie offene Vorgänge vorliegen: Der Termin ist noch nicht erreicht, die Informationen sind noch nicht komplett, Ihre Entscheidung ist noch nicht getroffen. Sie müssen auf andere warten oder noch einmal selbst nachhaken.