Versionieren

Öffnen, Bearbeiten von Officedokumenten und als neue Version im Archiv ablegen

Mit dem Modul Versionierung können Sie auf einfache Weise Ihre bereits archivierten Worddateien, Exceltabellen oder andere zu bearbeitenden Dateien öffnen, die gewünschten Änderungen an den Dokumenten vornehmen und ohne Umwege wieder in der DOCBOX® archivieren. Dazu müssen Sie die veränderte Datei einfach nur abspeichern. In dem Dialogfenster können Sie einen Hinweis zur aktuellen Version erfassen. Das Dokument ist dann wieder revisionssicher archiviert. Bei Bedarf können Sie auf  vorherige Versionen zurückgreifen.

Durch Versionierung kann auf ältere Versionen eines Dokuments zugegriffen werden und durch Protokollierung der Änderungen können diese jederzeit nachvollzogen werden. Das Modul Versionierung koordiniert den gemeinsamen Zugriff mehrerer Benutzer auf die Dateien. So behalten Sie den Überblick über Stand und Status Ihrer Dokumente.

Überblick über Dokumentenlebenszyklus

Der Begriff Versionierung beschreibt die Funktionsweise, welche zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet wird. Bei jeder Änderung an einem Dokument wird in einem entsprechenden Archiv eine aktuelle Version des Dokumentes abgelegt. Die Version ist somit eine eindeutige Information, um unterschiedliche Versionsstände eines Dokumentes zu unterscheiden. Beim automatischen Archivierungsvorgang wird die Datei mit einer fortlaufenden Versionsnummer und einer Auflistung über alle Bearbeitungsschritte abgespeichert. Die Protokollierung macht dabei Änderungen transparent und jederzeit nachvollziehbar. Zu diesem Zeitpunkt weiß der nachfolgende Betrachter, wann ein Dokument von welchem Bearbeiter geändert wurde. Im Unternehmen gibt es auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus.