Versionieren

Bearbeiten Sie Ihre Officedateien und archivieren Sie diese als neue Version.

Öffnen, Bearbeiten von Officedokumenten und als neue Version im Archiv ablegen

Mit dem Modul Versionierung können Sie auf einfache Weise Ihre bereits archivierten Worddateien, Exceltabellen oder andere zu bearbeitenden Dateien öffnen, die gewünschten Änderungen an den Dokumenten vornehmen und ohne Umwege wieder in der DOCBOX® archivieren. Dazu müssen Sie die veränderte Datei einfach nur abspeichern. In dem Dialogfenster können Sie einen Hinweis zur aktuellen Version erfassen. Das Dokument ist dann wieder revisionssicher archiviert. Bei Bedarf können Sie auf  vorherige Versionen zurückgreifen.

Durch Versionierung kann auf ältere Versionen eines Dokuments zugegriffen werden und durch Protokollierung der Änderungen können diese jederzeit nachvollzogen werden. Das Modul Versionierung koordiniert den gemeinsamen Zugriff mehrerer Benutzer auf die Dateien. So behalten Sie den Überblick über Stand und Status Ihrer Dokumente.

Überblick über Dokumentenlebenszyklus

Der Begriff Versionierung beschreibt die Funktionsweise, welche zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet wird. Bei jeder Änderung an einem Dokument wird in einem entsprechenden Archiv eine aktuelle Version des Dokumentes abgelegt. Die Version ist somit eine eindeutige Information, um unterschiedliche Versionsstände eines Dokumentes zu unterscheiden. Beim automatischen Archivierungsvorgang wird die Datei mit einer fortlaufenden Versionsnummer und einer Auflistung über alle Bearbeitungsschritte abgespeichert. Die Protokollierung macht dabei Änderungen transparent und jederzeit nachvollziehbar. Zu diesem Zeitpunkt weiß der nachfolgende Betrachter, wann ein Dokument von welchem Bearbeiter geändert wurde. Im Unternehmen gibt es auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus.

Produktvideos

Screenshoots

Das könnte Sie auch interessieren

Workflow
Workflow

DOCBOX® Workflow bietet den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben.

Application Programming Interface (API)
Application Programming Interface (API)

Das DOCBOX® API ermöglicht es anderen Programmen mit der DOCBOX® zu kommunizieren.

FolderSync
FolderSync

Automatische Synchronisation von Dokumenten aus lokalen und Netzwerk-Ordnern.

Dokumentenklassifizierung
Dokumentenklassifizierung

Möglichkeit der Klassifizierung direkt beim Archivieren oder bei der automatischen Ablage eines Dokuments.

OutlookConnect
OutlookConnect

Integrieren Sie die DOCBOX® in Microsoft Outlook und archivieren Sie E-Mails per Drag&Drop.

EasySearch
EasySearch

Aus Fremdanwendungen heraus einfach DOCBOX®-Suchen starten.

Mandanten
Mandanten

Ermöglicht die separate Verwaltung verschiedener Firmen (Mandanten).

E-Mail Archivierung
E-Mail Archivierung

Nutzen Sie einfach und sicher die Vorteile einer moderner E-Mail-Archivierung.

DATEV / Fibu-Software
DATEV / Fibu-Software

Buchhaltungsdaten schnell und einfach mit Ihrem Steuerberater austauschen.

AutoArchive
AutoArchive

Ablage von Dokumenten aus überwachten Ordnern – automatisiert und organisiert.

Stempel
Stempel

Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.

Notizen
Notizen

Wichtige Zusatzinformationen oder Aufgaben speichern und die Zusammenarbeit erleichtern.

Wiedervorlagen
Wiedervorlagen

Sicherstellen, dass archivierte Dokumente zum richtigen Zeitpunkt bearbeitet werden und nicht in Vergessenheit geraten.

Portable Client
Portable Client

Mit dem DOCBOX® PortableClient-Modul haben Sie das Wissen im Handgepäck.

Direktdrucker
Direktdrucker

Ausdrucke aus externen Applikationen direkt archivieren.