Versionieren
Bearbeiten Sie Ihre Officedateien und archivieren Sie diese als neue Version.Öffnen, Bearbeiten von Officedokumenten und als neue Version im Archiv ablegen
Mit dem Modul Versionierung können Sie auf einfache Weise Ihre bereits archivierten Worddateien, Exceltabellen oder andere zu bearbeitenden Dateien öffnen, die gewünschten Änderungen an den Dokumenten vornehmen und ohne Umwege wieder in der DOCBOX® archivieren. Dazu müssen Sie die veränderte Datei einfach nur abspeichern. In dem Dialogfenster können Sie einen Hinweis zur aktuellen Version erfassen. Das Dokument ist dann wieder revisionssicher archiviert. Bei Bedarf können Sie auf vorherige Versionen zurückgreifen.
Durch Versionierung kann auf ältere Versionen eines Dokuments zugegriffen werden und durch Protokollierung der Änderungen können diese jederzeit nachvollzogen werden. Das Modul Versionierung koordiniert den gemeinsamen Zugriff mehrerer Benutzer auf die Dateien. So behalten Sie den Überblick über Stand und Status Ihrer Dokumente.
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Überblick über Dokumentenlebenszyklus
Der Begriff Versionierung beschreibt die Funktionsweise, welche zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet wird. Bei jeder Änderung an einem Dokument wird in einem entsprechenden Archiv eine aktuelle Version des Dokumentes abgelegt. Die Version ist somit eine eindeutige Information, um unterschiedliche Versionsstände eines Dokumentes zu unterscheiden. Beim automatischen Archivierungsvorgang wird die Datei mit einer fortlaufenden Versionsnummer und einer Auflistung über alle Bearbeitungsschritte abgespeichert. Die Protokollierung macht dabei Änderungen transparent und jederzeit nachvollziehbar. Zu diesem Zeitpunkt weiß der nachfolgende Betrachter, wann ein Dokument von welchem Bearbeiter geändert wurde. Im Unternehmen gibt es auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus.
Vorteile
Nachvollziehbarkeit
Fehlervermeidung
Effiziente
Zusammenarbeit
Datenintegrität
Funktionsweise:
Das Modul Versionieren zeichnet jede Änderung an einem Dokument auf und erstellt eine neue Version. Sobald ein Benutzer das Dokument bearbeitet und speichert, wird die vorherige Version gesichert und mit einem eindeutigen Versionsvermerk versehen. Dies ermöglicht eine klare Historie und Transparenz über sämtliche Änderungen, die am Dokument vorgenommen wurden.
Anwendungsbeispiel:
Ein Team arbeitet an einem umfangreichen Projektbericht. Jedes Teammitglied kann das Dokument bearbeiten und speichern. Während der Zusammenarbeit entstehen unterschiedliche Versionen des Berichts, die dank der Versionierung deutlich voneinander abgrenzbar sind. Wenn ein Teammitglied versehentlich wichtige Abschnitte löscht oder Änderungen vornimmt, die rückgängig gemacht werden müssen, kann die vorherige Version des Berichts mühelos wiederhergestellt werden. Dadurch wird die Genauigkeit des Berichts gewährleistet, und das Team kann reibungslos und effizient an dem Dokument arbeiten, ohne wertvolle Zeit mit manuellem Datenvergleich zu verschwenden.