Version 4.2.0

Change-Log

Neuerungen in der Basisversion

Zeiten

web.xml Parameter im Admin-Bereich konfigurierbar

Bisher mussten die Re-OCR-Zeitspanne und Dateisystem-Überwachungszeitspanne in der web.xml Datei angepasst werden. Ab der Version 4.2 kommen diese Einstellungen als einstellbare Werte in den Admin-Bereich hinein und aus der web.xml heraus. Dazu wird auf den Konfigurationsseiten „OCR-Konfiguration“ bzw. „Scaneinstellungen“ jeweils ein Eingabefeld zur Einstellung dieser Parameter eingefügt. Die Überwachungszeitspanne für AutoArchive kann separat eingestellt werden. Der Session-Timeout bleibt wie bisher in der web.xml, dies ist technisch nicht anders möglich.

Seiten hinzufügen

Bei der bisherigen Version der DOCBOX konnte ein Dokument nur für das Eingangsfach vorgemerkt werden – Seiten hinzufügen. In der Version 4.2 ist diese Funktion ausgeweitet auf Seiten kopieren und Seiten verschieben. Das Dokument wird vorgemerkt und nach einer ausgeführten Aktion Eingangsfach - archivieren, Archiv - Seiten kopieren oder Archiv - Seiten verschieben wird das Vormerken wieder zurückgesetzt.

Drag&Drop

Dateien per Drag&Drop direkt im Archiv ablegen

Bisher konnten Dateien per Drag&Drop in das Posteingangsfach gelegt werden. In der Version 4.2 können Dateien auch direkt per Drag&Drop archiviert werden. Im Archiv kommt bei den Ordnerfunktionen hierzu ein neuer Punkt „Per Drag&Drop hinzufügen“ hinzu. Klickt man darauf, erscheint ein Dialog mit einer Fläche, in die man die Dateien hineinziehen kann. Können einzelne Dateien in der anschließenden Verarbeitung nicht korrekt verarbeitet werden (z.B. defektes TIFF, verschlüsseltes PDF etc.), dann wird ein entsprechender Eintrag für das fehlgeschlagene Dokument im Eingangsfach des Benutzers abgelegt, der den Drag&Drop Vorgang gemacht hat. Voraussetzung für diese Funktion ist ein lizenziertes AutoArchive-Modul.

Speichern/Laden von Datenbank-Ordnerstrukturen

Speichern/Laden von Datenbank-Ordnerstrukturen Durch die Funktion zum Laden/Speichern von Ordnerstrukturen kann man z.B. Beispielstrukturen bei der Ersteinrichtung einer DOCBOX laden. Dazu bringt die DOCBOX in einem Ordner C:DOCBOXApplicationVorlagenOrdnerstrukturen eine Reihe vordefinierter Ordnerstrukturen mit (z.B. eine Struktur für Handwerker, Autohäuser, Versicherungsmakler, etc.).

Sie können bei der Installation der DOCBOX dann solch eine vorgefertigte Struktur wählen oder eine von Ihnen selbst erstellte Struktur laden.

Statt bei der Installation, erfolgt die Übernahme einer Beispielstruktur im Admin-Bereich. Dazu kommt in die Datenbank-Seite im Admin-Bereich noch ein Reiter „Datenbankstruktur Import/Export“ hinzu. Dort kann man u?ber einen Button die aktuelle Struktur als Datei herunterladen, und über einen Datei-Hochladen-Dialog kann man eine existierende Strukturdatei importieren. Beim Import werden in der DOCBOX alle Ordnerpfade aus der Strukturdatei erstellt.

Die Strukturdatei ist eine in UTF-8 kodierte Textdatei in der die zu importierenden Pfade einfach mit „/“ getrennt drinstehen. Also beispielsweise:

/Einkauf
/Einkauf/2015
/Einkauf/2015/01 Januar
/Einkauf/2015/02 Februar
/Einkauf/2015/03 …
/Verkauf
/Verkauf/2015
/Verkauf/2015/01 Januar
/Verkauf/2015/02 …

Dadurch können versierte Fachhändler ihre Beispieldatenbanken auch mit einem Texteditor wie Notepad++ deutlich schneller und bequemer erstellen und ändern.

Gültige Einträge mu?ssen mit einen Slash („/“) beginnen. Mit einer Raute („#“) kann man Einträge auskommentieren. Soll eine Datei mit ungültigen Einträgen importiert werden, schlägt dies fehl und eine entsprechende Fehlermeldung wird ausgegeben.

Kopieren von Ordner(teil)strukturen

Benutzer können künftig einen Teilbaum des Archivs ohne Inhalt (also nur die Struktur) kopieren. Dies dient dazu, damit man z.B. bei einer Hierarchie wie „Eingangsrechnungen > JAHR > MONAT“ nicht bei jedem Jahr manuell das neue Jahr mit allen Untermonaten anlegen muss, sondern einfach die bestehende Struktur kopieren kann. Dazu wird im Archiv unter „Ordnerfunktionen“ ein neuer Button „Ordnerstruktur kopieren“ eingefügt. Dieser erstellt eine Kopie des gerade gewählten Ordners mit „(Kopie)“ als Namenssuffix im selben Elternordner. Kopiert der Benutzer beispielsweise die Struktur des Ordners „Eingangsrechnungen > 2015“ dann wird ein neuer Ordner „2015 (Kopie)“ im Ordner „Eingangsrechnungen“ angelegt, der dieselbe Unterordner-Struktur hat wie der Ordner „2015“. Gibt es bereits einen Ordner „2015 (Kopie)“ so wird mit einer ergänzten Nummer ein entsprechend eindeutiger Name geschaffen (also z.B. „2015 (Kopie-2)“ oder „2015 (Kopie-3)“).

Datenbak-Name kann umbenannt werden

Wenn sich der Benutzer beim Anlegen der Datenbank beim Datenbank-Namen vertippt, dann gibt es momentan keine Möglichkeit im Programm dies zu korrigieren, außer durch Anlegen einer neuen Datenbank. Der Administrator kann zukünftig den Datenbank-Namen nachträglich ändern. Die Änderung erfolgt über den Bearbeiten-Button im Archiv.

FTP-Port ohne Neustart übernehmen

Im Administrationsbereich kann bei den Scaneinstellungen zukünftig die Änderung des FTP-Ports ohne die DOCBOX neu starten zu müssen sofort u?bernommen werden. Der interne FTP-Dienst kann hierzu beendet und mit dem neuen Port wieder gestartet werden. Ist der eingegebene Port belegt, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.

Zusätzliche Speicherung mehrseitiger Originaldateien

Ab der Version 4.2 stellen wir von der Speicherung seitenbezogener Originaldateien auf mehrseitige Originaldateien um. Wir haben damit entscheidende Vorteile:
a) Support zur Speicherung von digital signierten Dokumenten
b) Vorbereitung auf die Ablage von Binärdaten wie Word-Dokumente, E-Mail-Anhänge, etc. in einer der nächsten Versionen
In der Web-Oberfläche besteht die Möglichkeit zum Download der Originaldateien.
Speicherung des Ursprungskontextes:
Speicherung nicht nur der archivierten Seiten, sondern auch der ursprünglichen Gesamtdokumente, aus denen eine Seite stammte. Beispiel: 10-seitiges Dokument im Eingangsfach, es werden nur 2 Seiten archiviert, die verbleibenden Seiten danach im Eingangsfach gelöscht.

Bisher: im Archiv finden sich nur die Originalversionen der beiden archivierten Seiten.

Neu: im Archiv findet sich nun zusätzlich das 10-seitige Originaldokument, obwohl im Archiv nur die 2 Seiten enthalten sind. Dadurch Zugriff auf „Ursprungskontext“ der archivierten Seiten möglich.

Neue Module

EasyConnect

Mit EasyConnect wird das DOCBOX Archiv ohne Programmieraufwand in beliebigen Fremdanwendungen integriert. Mit einem Tastendruck rufen Sie zu einem Datensatz der Fremdanwendung das zugehörige, archivierte Dokument in der DOCBOX auf.