Version 4.5.0

Change-Log

Neuerungen in der Basisversion

Umstellung auf 64bit

Im 64-Bit-Modus ist der Anwendungsspeicher nicht auf 4 GB beschränkt, wie es bei 32-Bit-Anwendungen der Fall ist, sodass es gemäß dem heutigen Standard praktisch keine Beschränkung gibt. Das heißt, dass der installierte Arbeitsspeicher der nicht vom Betriebssystem verwendet wird, für die Nutzung durch die DOCBOX®, einschließlich aller Module, verfügbar ist. Diese höhere Speichermenge ermöglicht uns die Ausfu?hrung von weitaus mehr Instanzen, was in der Regel zu einer deutlichen Performanceverbesserung führt.

Die DOCBOX® Version 4.5 ist nur noch auf 64bit Betriebssystemen lauffähig.

Splitten

Wir sind einer der wenigen Hersteller von DMS Systemen, der die Dokumente beim Archivieren in Einzelseiten splittet. Dieser Trennungsprozess wurde in der Version 4.5 weiter optimiert.

Ordnersuche

Die Performance der Suche nach einem speziellen Ordner im Archiv oder beim Ablagevorgang wird deutlich verbessert.

Suche nur in Ordnerebene (Performance)

Ab sofort wird bei einer Suche über einen bestimmten Ordner nur noch dessen Inhalt gesucht. Das sollte bei den meisten Kunden eine Performanceverbesserung geben.

Mehrfachmarkierung und verschieben

Bisher konnte nur ein einzelnes Dokument markiert werden. Zukünftig können im Archiv mehrere Dokumente markiert und verschoben werden.

Regel auf Ordner

Es kann eine Regel auf einen Ordner erstellt werden, die eine E-Mail an bis zu drei Benutzer auslöst, wenn darin ein neues Dokument eintrifft. Ein E-Mail Versand wird bei folgenden Funktionen ausgelöst:

a) Archivieren
b) Drucken
c) Verschieben
d) Kopieren
e) Email
f) Drag&Drop
g) AutoArchive

Beim Archivieren Reihenfolge ändern

Beim Archivieren mehrerer Eingangsfachdokumente in ein gemeinsames Zieldokument wurden bisher die Eingangsfachseiten in der Reihenfolge in das Zieldokument geschrieben, wie sie auch im Eingangsfach angekommen sind. Zukünftig kann die Reihenfolge selbst bestimmt, also auch umgedreht werden, d.h. das letzte Dokument im Eingangsfach wird als erstes in das Zieldokument geschrieben, das Erste dann entsprechend zuletzt.

Schlagwörter nach Häufigkeit vorschlagen

Nach Eingabe des Textes und eines darauffolgenden Leerzeichens wird auf Basis der bereits vergebenen Schlagwörter eine Liste vorgeschlagen.

Detailansicht herunter laden

In der Detailansicht konnte der Benutzer bisher nur die aktuelle Seite herunterladen. Nun kann auch das ganze Dokument heruntergeladen werden.

Update auf Nuance SDK 19.20

Update der OCR Software auf Nuance SDK 19.20. Signifikante Verbesserungen bei Genauigkeit und Geschwindigkeit.

Erweiterung des Backups

Im Backup können Sie nun einstellen, dass nach erfolgreicher bzw. nicht erfolgreicher Sicherung eine eMail versandt wird.

Neuerungen in den Modulen

AutoArchive

Beim Erstellen/Bearbeiten eines AutoArchive-Ordners kann nun der Vorgangsnamen manuell festgelegt werden. Bisher wurde der Name der in den Ordner kopierten Datei verwendet. Gibt es bereits einen Vorgang mit dem manuell eingegebenen Namen, dann werden die Seiten an den bestehenden Vorgang angehängt.

Stempel

Änderung der Stempelverwaltung um neue Optionen beim Stempel-Anlegen, die das manuelle Setzen eines Stempeldatums und eines freien Stempeltextes erlaubt. Die Länge des freien Textes ist beschränkt, damit die Größe des PDF-Stempels ermittelt werden kann. Der freie Stempeltext wird auch in das Suchergebnis einbezogen.

Stempel

Im Administrationsbereich kann entschieden werden, ob der Stempel mit oder ohne farbigem Rahmen und Hintergrund gerendert werden soll.

Notizen

Mehrfachnotizen und Farbe möglich

Das bisherige Notiz-Feld wurde erweitert.
Beim Setzen einer Notiz wird nun ein ähnlicher Dialog wie beim Stempeln eingeblendet. Die Notizen können frei positioniert werden.
1. Klickt man auf eine bestehende Notiz, wird ein Textfeld mit Benutzername und Uhrzeit angezeigt.
2. Notizen können durch berechtigte Benutzer ergänzt oder gelöscht werden (z.B. über ein Icon in der Liste)
3. Es sind Mehrfachnotizen mit unterschiedlichen Farben möglich.
4. Auf der Großansicht der Detailansicht werden die Notizen ebenfalls als farbige Notiz-Icons in Form eines Overlay über der Seitengrafik angezeigt. Fährt man mit der Maus darüber, dann wird der Notiztext angezeigt.

Neues Modul Outlook Connector

Seperates Zusatzmodul

Mit der Freigabe der Version 4.5 ergänzen wir unsere E-Mail-Archivierung mit dem separaten Zusatzmodul OutlookConnector. Dieses integriert die DOCBOX®-E-Mail-Archivierung direkt in Microsoft Outlook (ab Version 2013) und beinhaltet folgende Funktionen:

Drag & Drop-Bereich: Das Outlook-Add-In fügt einen zusätzlichen Bereich neben dem Posteingang ein, mit dem E-Mails direkt in einen DOCBOX®-Ordner gezogen werden können. Der Bereich kann verschoben und wahlweise am linken, rechten, unteren o. oberen Rand angedockt oder frei platziert werden.
Archivierung beim E-Mail-Senden: Unterhalb des E-Mail-Eingabebereichs werden die DOCBOX®-Ordner eingeblendet, sodass die Möglichkeit besteht, die E-Mail direkt beim Senden in den ausgewählten Ordner zu archivieren.
Favoriten: im Ribbon-Menü erscheint ein neuer Menüpunkt „DOCBOX®“ mit einem Button für eine 1-Klick-Archivierung in einen festgelegten Ordner und einem frei konfigurierbaren Dropdown-Menü für häufig genutzte DOCBOX®-Ordner.
Archivierung per Outlook-Regeln: Mit dem Outlook-Add-In können VBA-Makros erzeugt werden, welche einer oder mehreren Outlook-Regeln zugeordnet werden. Auf diese Weise können bestimmte E-Mails beim Empfangen oder Senden automatisch archiviert werden (clientseitig, d.h. Outlook muss dabei ausgeführt werden).
Mandanten: Das Modul arbeitet ggf. mit dem DOCBOX®-Mandantenmodul zusammen und blendet entsprechend den Berechtigungseinstellungen die Ordner der Mandanten ein.