Version 5.5.0

Sofern das Modul Autoarchive installiert ist, kann in der erweiterten Suche nach META-Daten Felder und ID’s gesucht werden.

Workflow Suche erweitert
Suche in Workflow-Übersicht: Die Radio-Buttons wurden bei der Suche entfernt und durch den Text „Suche in Workflow: <Workflowname>“ ersetzt.
Dies durchsucht dann nur die Dokumente, die in der Workflow-Übersicht in diesem Moment angezeigt werden. Auf der Suchseite wird bei diesem Suchmodus dann „Suche in Workflow-Übersicht“.
Stellt der User in der Suchseite selbst z.B. einen Workflow manuell ein (wie bisher) werden alle Dokumente gesucht, die in diesem Workflow sind oder waren. Ist ein Zustand gewählt, wird nur die Kombination Workflow-Zustand gesucht (auch für abgeschlossene). In der Workflow-Übersicht wurde der Filter „Zeige nur abgeschlossene“ umbenannt in „Zeige nur abgeschlossene der letzten 2 Monate“

Workflow-Anzeige Detailansicht auch für abgeschlossene
In der Detailansicht wurde ein Dialog eingefügt, indem man sich die erledigten Workflows inklusive Historie (durchlaufene Knoten, Notizen, etc.) anzeigen lassen kann.

Anzeige der Anzahl der Dokumente in Zustandsfilter in Workflow-Übersicht
Im Dropdown-Feld, wo man nach Zustand filtern kann, wurde in Klammern hinter dem Zustandsnamen die Anzahl der Dokumente eingefügt, die in diesem Zustand sind.

Bereitstellung der Version 1.4. Diese Version besitzt einige funktionelle Verbesserungen und ist optimiert für Cloud-Kunden.

Dokumentenklassen-Mapping
Dokumentenklassen können nun auch Aliase haben. Aliase müssen nicht eindeutig sein. Dokumentenklassen kann man zu einem Alias konvertieren, d.h. alle Dokumente die bisher diese Klasse haben, bekommen dann die zugeordnete Dokumentenklasse und die bisherige Klasse wird zum Alias der anderen Klasse.

Im AutoArchive-XML und in der Upload-API-Funktion kann die entsprechende Dokumentenklasse angegeben werden. Wenn es weder eine Klasse noch einen Alias mit diesem Namen gibt, dann wird eine neue Dokumentenklasse automatisch erstellt. Diese kann dann später zu einem Alias einer bestehenden Klasse gemacht werden. Gibt es bereits eine Klasse mit diesem Namen und/oder einen solchen Aliase, dann werden dem AutoArchive-Dokument alle passenden Klassen zugeordnet.

Beispiel: In der DOCBOX® gibt es die Dokumentenklasse „Rechnung“, aber das ERP Programm liefert als Dokumentenklasse „INVOICE“. Die beiden Klassen können gemappt werden.

Metadaten in Form von Key-Value Paaren
Zu einem Dokument können Metadaten in Form von Key-Value Paaren zugeordnet werden. Ein Key kann mehrfach mit verschiedenen Werten pro Dokument existieren.
Im AutoArchive-XML und in der Upload-API-Funktion kann eine Liste von Metadaten angegeben werden. Diese werden dann dem Zieldokument zugeordnet.
In der DOCBOX-Suche kann nach META-Daten gesucht werden. Dazu kann der Benutzer aus einer Dropdown-Liste von Metadaten-Keys auswählen und in einem Textfeld einen Wert eintragen, der in diesem Metadaten-Feld vorkommen muss. Wird der Wert mit Anführungszeichen geschrieben, dann wird der exakte Feldinhalt gesucht, ansonsten wird ein Teilstring gesucht. Der Benutzer hat die Möglichkeit mehrere Felder gleichzeitig zu durchsuchen (UND-verknüpft).

Detailinformationen finden Sie im Dokument Parameter für automatische Dokumentenablage per XML (.aaxml) Steuerdatei

Das Lizenzierungsverfahren von EasySearch und EasyConnect wurde an das von OutlookConnect angeglichen.
Es gibt nun jeweils ein entsprechendes Lizenzfeld, wo die Anzahl der Clients eingetragen werden.

Ein Application Programming Interface (API) ist kurzgesagt eine Schnittstelle zur Anwendungsprogrammierung, die es zwei Programmen ermöglicht, miteinander zu kommunizieren. Die API definiert den genauen Weg, wie ein Entwickler eine Software schreiben muss, die Dienste von einem anderen Programm oder Betriebssystem anfordert.

Eine RESTful API schlüsselt eine Transaktion auf, um eine Reihe von kleinen Modulen zu erstellen. Jedes von ihnen ist für einen bestimmten, der Transaktion zugrunde liegenden Teil zuständig. Diese Modularität bietet Entwicklern eine erhebliche Flexibilität.

So können Fremdprogramme z.B. Rechnungs- oder Finanzbuchhaltungsprogramme nicht nur Dokumente und Informationen senden, sondern direkt in der DOCBOX® abrufen und in deren Applikation anzeigen und verarbeiten.