Version 8.2.0

Update OCR

• Update auf Tungsten Omnipage v22.3

Manticore Suchindex

• Update auf Manticore Search auf Version 15.1.0

NGINX

• Update auf nginx Webserver auf Version 1.29.2.1

PostgreSQL

• Update auf PostgreSQL auf Version 17.7

PDFTools/Toolbox

• Update auf PDFTools auf Version 1.13
• Update auf PDFToolbox Version 1.10

OpenSSL

• Update auf Version 3.6.1

Qt Library

• Update auf Version 6.10.2

FastCGI C-Library

• Update auf Version 2.4

Nova-PDF

• Update Nova PDF-Drucker auf Version 11.9.508

Lizenzierung

• In der Basisversion (Neulizenzierung ab V8.2) ist zukünftig das Modul Stempel, Notizen, Wiedervorlage und Bearbeitungsleiste enthalten
• Die Module Autoarchive, Autoexport und Mailarchive wurden zusammengefasst
• Die Module Metamaskendesigner und Extractor wurden zusammengefasst

Upload

• Upload von Dateien > 200 MB möglich (anpassbar in nginx.conf)

branding.ini

• In der branding.ini kann ein eigener Teamviewer-Link hinterlegt werden

Fernwartung

• Da nicht alle Teamviewer verwenden, wurde ein neutrales Symbol für die Fernwartung geschaffen

OCR

• Neues OCR-Statusflag für Seiten → bessere Nachvollziehbarkeit des OCR-Status

Textvereinheitlichung

• Einheitliche Bezeichnung auf allen Seiten: „Text-/OCR-Ergebnis der Seite anzeigen“

Limit bei Ordnersuche

• Manuell einstellbar unter Administration - Datenbank
• Inhouse: Standard 200, min. 50 oder größer, deaktivierbar
• Cloud: Standard 200, min. 50, max. 500

Timeout bei Ordnersuche

• Ordnersuche Timeout bei Inhouse konfigurierbar (conf/docbox.ini, folderSearchDebounceTimeout in ms)
• Neuer Standardwert: 200 ms
• Falls der Eintrag fehlt, muss er manuell ergänzt werden

Speichern – Button

• Der Speichern-Button für Annotationen befindet sich nun im Widget und nicht mehr neben der Funktion „Dokument schließen“

Belegung von Tastenkombinationen

• Auf der Detailseite können für folgende Aktionen Tastenkombinationen vergeben werden:
  • Ansicht schließen
  • Ansicht speichern
  • Text einfügen
  • Symbol einfügen
  • Notiz einfügen
  • Stempel einfügen
  • Signatur einfügen
  • Wiedervorlage erstellen

Archivierung

• Die Sortierung für archivierte Dokumente ist in den Benutzereinstellungen anpasspar

Benutzer speichern

• Verbesserung beim Speichervorgang von Benutzern

Benutzerverwaltung

• Neue Benutzer sehen standardmäßig die neue Detailseite und das neue Dashboard. Bestehende Benutzer können beides in den Benutzereinstellungen per Schieberegler aktivieren
• Unter Administration – Benutzerübersicht kann in den Spalten der „Letzte Login“ der Benutzer eingeblendet werden

Benutzereinstellungen

• Mit dem Schieberegler „Neue Detailseite“ kann zwischen der alten und neuen Detailansicht gewechselt werden

Fehlerhafte Logins

• Falls ein Benutzer ein falsches Passwort eingibt, wird folgender Text in die Logdatei eingetragen: User ... entered wrong password x times

Verschlüsselung

• Windows-Verschlüsselung via CryptUnprotectData / CryptProtectData durch Methode RSA ersetzt. Betroffen sind folgende Komponenten:
  • Mailarchive
  • IMAP
  • EWS
  • Azure
• Mailversand
• Foldersync
• FTP
• SSL-Zertifikat

Suche

• Verbesserte Treffer bei Suchkombinationen mit /
  Beispiel: A/12345 findet jetzt korrekt Ergebnisse (bisher nur mit Leerzeichen A 12345)

Dokument kopieren

• Kopierte Dokumente erhalten das Kopierdatum (statt Ursprungs-Einfügedatum)

Variable Einfügedatum

• Eine Variable für das Einfügedatum wurde bereitgestellt, z.B. im Filter

Manueller Export

• Bei einem manuellen Export wird ein Ladebalken für den Fortschritt angezeigt

Benutzer löschen

• Gelöschte Benutzer können bis zu 3x wiederhergestellt werden (z. B. Elternzeit)

Subadministrator

• Für die Stammdaten können Subadministratoren zugewiesen werden

Supportformular

• Übermittlung von Supportfällen an Fachhandelspartner oder den Hersteller (branding.ini)
• Fälle werden per E-Mail an den Fachhandelspartner weitergeleitet (sofern Adresse hinterlegt)
• Falls nicht vorhanden → Supportfall geht ins Ticketsystem des Herstellers

Drag & Drop

• In der neuen Detailansicht gibt es 3 neue Funktionen:
  • Dokumentenname ziehen für Dateidownload
  • Den Button "Dokumentenname kopieren" ziehen für den Dokumentennamen
  • Den Button "Dokumentenurl kopieren" ziehen für einen Link
• Im Chrome funktioniert alles auf sämtlichen URLs. Firefox lässt Download nur bei https Seiten (mit Zertifikat) zu, und das Kopieren von Links nur bei https oder localhost.

Löschvorschläge

• Unter Administration – Löschvorschläge wurde ein Button „Alle in Papierkorb schieben„ eingefügt, der alle Löschvorschläge auf einmal in den Papierkorb verschiebt.

Administration Clients

• In der administrativen Verwaltung werden die Versionsstände der installierten Arbeitsplatz-Clients (EasySearch, DOCBOX-Client und OutlookConnect) angezeigt

Autoexport

• Beim Kopieren von Ordnern, auf denen ein Belegbildservice eingetragen ist, wird dieser zukünftig auch mitkopiert, (Bsp. Jahreswechsel von Ordnerstrukturen und Übertragung an DATEV)

Autoexport – Emailversand

• Im Autoexport gibt es einen neuen Typ "Emailversand". Das Dokument kann dann per E-Mail versandt werden. Dabei kann man die Empfängeremail und ein Emailtemplate auswählen.

Dokumenten - Bearbeitung Textmarker - Funktion

• In Dokumenten können Textstellen jetzt farblich markiert werden, um relevante Inhalte schneller hervorzuheben. Wird der Text zuvor selektiert und anschließend der Textmarker verwendet, wird die exakte Position der Selektion übernommen. Die Textselektion ist ausschließlich bei echten Textdokumenten verfügbar. Bilder oder gescannte Dokumente werden nicht unterstützt.

Autoexport – Annotationen von E-Rechnungen

• Falls befüllt, wird das dafür vorgesehene Metafeld Buchungstext (invoiceBookingText) übertragen

Zahlenformatierung in Stempeln

• Formatierung für Zahlenfelder in Stempeln
  Beispiele: numberFormat(1234.5678) -> "1.234,57"
  {numberFormat(meta.zahl)} -> "1.234,57"
  numberFormat(1234.5678,3) -> "1.234,568"
  {numberFormat(meta.zahl,3)} -> "1.234,568"
  numberFormat(1234.5678,2,"en","us") -> "1,234.57"
  {numberFormat(meta.zahl,2,"en","us")} -> "1,234,57"

Workflow Regelwerk

• Beim Speichern von Bedingungen im Entscheidungsknoten werden Syntaxüberprüfungen durchgeführt

Workflow

• Verbesserung der Prüfung von manuellen Aktionen beim Speichern der Workflowschablone
• Es kann aufgrund von Fehlkonfiguration durch den Administrator einen Workflow geben, bei dem der Autostart nicht funktioniert. Bei einem nicht erfolgten Autostart wird nun der Workflow-Verantwortliche benachrichtigt
• Die Anfügeposition eines Dokumentes kann ausgewählt werden (bisher am Ende)
• Im Workflow kann eine allgemeine Notiz hinterlegt werden, die den Workflow beschreibt
• Workflowdesigner Hinweis, wenn bei „Dokument verknüpfen“ nichts ausgewählt wurde, wird abgefangen
• In der Workflowübersicht kann eingestellt werden, dass Benutzer/Gruppen keine Sicht auf nicht zuständige Knoten haben. Hierfür wurde in den Workflow-Einstellungen folgendes eingefügt: Nur Sicht auf verantwortliche Knotenpunkte. Dort sind die entsprechenden Gruppen, Benutzer einzutragen.
• Die Anzahl der Workflow- und Statusdokumente wird im Status der Workflow-Info sowie direkt neben dem Workflownamen angezeigt

Workflow Dokumente verknüpfen

• Bei „Dokumente verknüpfen“ wurde das Verschiebeziel im Modus Ausschneiden ausgeblendet (machte an dieser Stelle keinen Sinn)

Workflow Externe Anlage

• Neue Workflowknoten-Aktion: „Externes Dokument“ anhängen. Damit können innerhalb eines Workflows externe Dokumente zum Vorgang hinzugefügt werden.

Workflow/Autom. Dokumenten-verknüpfung

• Neue Workflowknoten-Aktion: „Dokument verknüpfen“. Damit können zwei Dokumente, z.B. Lieferschein und Rechnung verknüpft werden. Die beste Automatisierung wird mit der KI erreicht.
• Folgende Aktionen sind beim Verknüpfen möglich:
  Verlinken: Beide Dokumente werden verlinkt
  Seiten kopieren: Die Seiten werden an das Zieldokument angehangen, das Ursprungsdokument bleibt erhalten Seiten ausschneiden: Die Seiten werden an das Zieldokument angehangen, das Ursprungsdokument wird gelöscht
  Metafelder befüllen: Metafelder können bei einem der beiden Dokumente befüllt werden

Workflow/ Dokumenten-verknüpfung

• In der Workflowaktion ‚Dokument verknüpfen‘ wird bei einer Verknüpfung über Metadaten künftig nicht nur der ausgewählte Ordner berücksichtigt, sondern optional auch alle Unterordner rekursiv durchsucht.

Workflow Klassifizierung

• Bei aktiver Lizenz für das Modul Klassifizierung kann im Workflow eine Knotenaktion „Klassifizierung“ konfiguriert werden.

Workflow Sammelerinnerung E-Mail

• Sammelerinnerung (E-Mail) aller verantwortlichen Workflows in den Benutzereinstellungen aktivierbar und der Versandzeitpunkt ist einstellbar

Workflow/Dashboard

• Die Workflowknoten können für die Anzeige im Workflow-Widget sortiert werden

Metadaten/Suche

• Metafelder, welche keiner Maske zugeordnet sind, können nun auch in der Suche verwendet werden.

Metadaten/E-Rechnung

• Bei der E-Rechnungsvalidierung wurde der Text von „Keine Daten“ auf „Keine Fehler“ geändert

Metadaten/Suche

• In der Suche können analog zum Eingangsfach/Archiv beliebige Metadaten verwendet werden, sofern man die Metadaten lizenziert hat

Metadaten

• Neues Systemmetafeld: „Lieferanten-Suchname“
  Es gibt ein neues Systemmetafeld „Lieferanten Suchname“, das automatisch mit dem Suchnamen aus den Stammdaten befüllt wird.
•  

Metadaten

• Innerhalb der Metamaske können Metafelder auf „readonly“ gesetzt werden
• Metadaten Kreditoren können anhand von Stammdaten automatisch befüllt werden
• Metadaten Debitoren können anhand von Stammdaten automatisch befüllt werden
• MetaMasken – Auswahlfeld: Trennung von technischem Wert und Anzeige
  Auswahlfelder unterstützen nun getrennte Werte für technischen Wert und Anzeigetext. Damit können unterschiedliche interne und sichtbare Werte genutzt werden (z. B. 1 = Option A, 2 = Option B).
• Separate Kreditoren/Debitoren je Mandant
• Neues Systemmetafeld Mandant
• Separate Steuersätze (EK) je Mandant
• Eigenständiger Kontenrahmen ja Mandant
• In der Ausgangsrechnung KI kann festgelegt werden, welcher Mandant für diese KI gilt, ansonsten muss der erkannte Debitor eindeutig über alle Mandanten erkannt werden
• Beim Erzeugen von

Metadaten/KI

• In der Mapping-Tabelle für KI-Felder konnten zuvor einmal zugeordnete Metafelder nicht entfernt werden. Ab sofort steht in der Spalte Metafeld ein eigener Entfernen-Button zur Verfügung, über den eine bestehende Zuordnung komfortabel gelöscht werden kann.

Extraktor E-Rechnung

• Beim Zusammenfügen oder Anheften von gemischten Dateien (z. B. Word-Dokumente und E-Rechnungen) werden die einzelnen Seiten nun korrekt mit dem jeweils vorgesehenen Symbol gekennzeichnet.

Steuersätze/KI

• Die Steuersätze, die bisher für Ausgangsrechnungen genutzt wurden, haben wir in die KI verschoben

KI / Lieferscheine

• Lieferschein – KI für das Auslesen von
• Lieferscheinnummer
• Lieferscheindatum
• Bestellnummer des Kunden
• Artikel-Nr.
• Artikel Bezeichnung
• angelieferte Menge
• Positions-Nr.
• Auftragsbestätigungs-Nr.
• Firmenname (bzw. vollst. Adresse)

KI-Trennen von Lieferscheinstapeln

• Ein gesamter Lieferscheinstapel kann mittels KI – basierend auf einem zuvor trainierten Modell – automatisch in einzelne Lieferscheine aufgetrennt werden

KI

• Die KI kann über das Kontextmenü gestartet werden
• Neben einer IPT-KI bieten wir ab LLM basierende Modelle an
• Für lokale, OCR basierte KI-Modelle wurde ein allgemeinen KI-Typ hinzugefügt

Mailarchive / Log

• Versendung von E-Mail aus dem Workflow werden in der service.log detaillierter protokolliert

Mailarchive

• Der E-Mailversand wird in der Dokumentenhistorie gespeichert. Im Log befindet sich folgender Eintrag: "Das E-Mail wurde erfolgreich an den E-Mail-Client übergeben“
  Voraussetzung: Sendmail Client v1.2
• Historie erweitert: Bei extern versendeten Workflow-E-Mails sowie bei E-Mails, die mit Dokumentenverweis in die allgemeine Versand-Queue eingestellt werden, wird der Vorgang nun zusätzlich in der Historie protokolliert

Mailarchive Berechtigung

• Die Berechtigung für das Versenden von E-Mails wurde mit dem Downloadrecht verschmolzen

Mailarchive Regelwerk

• In früheren Versionen wurden E-Mails ohne Anhang bei der Regel „Nur Anhänge“ automatisch in „Aktion erforderlich“ archiviert. Ab Version 8.2 können Sie im neuen Dropdown wählen, ob solche E-Mails in „Aktion erforderlich“ verschoben oder direkt verworfen werden sollen

Regelwerk

• Das Regelwerk wurde um die Funktion trim(string) erweitert, mit dem führenden und nachfolgenden Leerzeichen aus Zeichenketten entfernt werden können.

API - Versionierung

• Neue Endpunkte für die Versionierung /api/v2/document/{id}/prepare-new-version
  /api/v2/document/{id}/version-upload
  /api/v2/document/{id}/unlock

API – Brainbutton

• Neuer Endpunkt für Übermittlung von fehlerhaften KI-Ergebnissen /api/v2/ai/markdocumentrevise

API – Paginierung Dokumentenliste

• Neuer Endpunkt für die Paginierung (Dokumentenliste)
  /api/v2/document/list?limit=10&offset=20
  Max. 10 Dokumente, Offset = 20 beginnend ab 21 Dokument

API Archivestruktur lazy bei Unterordnern

• Neuer Endpunkt für die Archivtruktur lazy
  /api/v2/archivestructure?parent-folder-id=4&lazy=false
  false = Es wird die komplette Ordnerstruktur ab parent-folder-id geladen
  true = Es wird die Ordnerstruktur unmittelbar unter der parent-folder-id geladen

API-Metadaten

• Bei Endpunkt document/{id}/archive können Metadaten angegeben werden
  /api/v2/document/{id}/archive
• Das Arrayfeld metadata unterstützt jetzt zusätzlich das Attribut row zur Übergabe von Positionsdaten

Plugin bezahl.de

• PDF-Datei kann an bezahl.de übermittelt werden