Version 8.3.2

Change-Log

Neuerungen in der Basisversion

NGINX

Update auf Version 1.31.3

PDFTools

Update auf Version 1.18.0

DOCBOX® Starter

Der Starter wurde erweitert und informiert nun direkt über Fehler beim Start des Datenbankdienstes.
Kann die Datenbank nicht erfolgreich gestartet werden, wird der Dienst nicht mehr fälschlicherweise als betriebsbereit angezeigt. Stattdessen weist der Starter mit einer entsprechenden Fehlermeldung auf das Startproblem hin und erleichtert so die Fehleranalyse.

FTP

Verbesserung der Stabilität und Zuverlässigkeit des FTP-Dienstes bei der Datenübertragung und Verarbeitung

Mousover

Der Dateiname wir bei Mouseover vollständig angezeigt

Viewer Schriftgröße

Die Einstellungen für Textannotationen wurden erweitert. Die zuletzt gewählte Schriftgröße wird nun – analog zur Schriftfarbe – benutzerbezogen gespeichert und bei neuen Textfeldern automatisch wiederverwendet

Annotationen

Die Darstellung und Speicherung von Annotationen wurde überarbeitet.
Anpassungen an Annotationen, wie z. B. gesetzter Haken, Größe und Farbe, werden nun direkt gespeichert und beim erneuten Setzen wieder korrekt angewendet

Annotationen – Notizen

Beim Einfügen einer Notiz über die Tastenkombination wird nun automatisch die zuletzt verwendete Notizfarbe übernommen. Dadurch entspricht das Verhalten dem manuellen Einfügen von Notizen

Upload

Beim Hochladen von Dokumenten werden Dateinamen nun auf unzulässige Zeichen geprüft. Enthält ein Dateiname ungültige Zeichen (z. B. aus macOS), werden diese automatisch durch Unterstriche ersetzt. Dadurch werden Uploads zuverlässig verarbeitet und Serverfehler aufgrund ungültiger Dateinamen vermieden

Code-Signierung

Verbesserte Code-Signierung zur Reduzierung von Virenschutz-Warnungen

Seiten löschen

Die Performance beim Löschen von Dokumentenseiten wurde optimiert. Der Zähler für gelöschte OCR-Ergebnisse wird nun gesammelt pro Löschvorgang aktualisiert, wodurch insbesondere das Löschen mehrseitiger Dokumente deutlich effizienter erfolgt

Filter für Auswahlfelder

Die Filterfunktion für Auswahlfelder in der Tabellenansicht wurde verbessert. Statt nach technischen Werten suchen zu müssen, können Anwender nun direkt aus den verfügbaren Anzeigenamen der Auswahlwerte wählen. Dadurch wird das Filtern deutlich einfacher, intuitiver und fehlerfreier

Ordnerbaum

Die Bedienung des Ordnerbaums wurde optimiert. Ordner lassen sich nun durch einen Klick auf die gesamte Zeile auswählen – nicht mehr nur über den Ordnernamen. Dadurch wird die Navigation komfortabler und die Auswahl von Ordnern deutlich erleichtert

Ordnernamen Leerzeichen entfernen

Bei der Anlage neuer Ordner werden führende und nachgestellte Leerzeichen im Ordnernamen nun automatisch entfernt. Dadurch werden ungültige Ordnernamen vermieden und Probleme beim Export in das Dateisystem verhindert

Löschvorschläge

Die Berechnung der Löschvorschläge wurde überarbeitet. Für die Ermittlung des Löschzeitpunkts wird nun das Einfügedatum des Dokuments anstelle des Archivierungsdatums verwendet. Zusätzlich werden Seitenklassifizierungen berücksichtigt. Enthält ein Dokument Seiten mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen oder werden nachträglich Seiten ergänzt, wird automatisch die längste Aufbewahrungsfrist für den Löschvorschlag herangezogen

Stempeln

Bei Stempeln mit Texteingabe öffnet sich nach dem Platzieren des Stempels nun automatisch der Einstellungsdialog. Das Eingabefeld wird dabei direkt fokussiert, sodass der gewünschte Text sofort eingegeben werden kann – ohne zusätzlichen Klick. Dies beschleunigt den Arbeitsablauf beim Stempeln von Dokumenten

Dokumente Splitten

Die PDF-Verarbeitung wurde grundlegend verbessert. Dokumente werden beim Aufteilen nun mit einer optimierten Verarbeitungsmethode verarbeitet, wodurch die Kompatibilität mit unterschiedlichen PDF-Strukturen deutlich erhöht wurde. Auch komplex aufgebaute oder speziell erzeugte PDF-Dateien lassen sich jetzt zuverlässig aufteilen und weiterverarbeiten

Dokument verknüpfen

Nach dem Verknüpfen, Verschieben oder Kopieren von Seiten wird das Dokument nun automatisch neu geladen. Dadurch stehen nachfolgende Aktionen, wie beispielsweise Export oder Versand, immer auf Basis des aktuellen Dokumentenstands zur Verfügung.

Neuerungen in Modulen

SmartBook

Unterstützung des Liefer- und Leistungsdatums Neu
- Unterstützung des Liefer- und Leistungsdatums (BT-72) für E-Rechnungen gemäß § 14 UStG.
- Neuer Mandantenparameter „Liefer- und Leistungsdatum“ zur Steuerung der Periodenzuordnung.
Benutzeroberfläche
- Anzeige des Liefer- und Leistungsdatums im Rechnungskopf.
- Feld wird automatisch ausgeblendet, wenn kein Datum vorhanden ist oder Liefer- und Rechnungsdatum im selben Monat liegen.
- Bei abweichendem Monat wird das Feld eingeblendet und der Schalter „Für die Periodenzuordnung verwenden“ angezeigt.
- Vorbelegung des Schalters erfolgt anhand der Mandanteneinstellung; pro Beleg anpassbar (sofern vom Fibu-System unterstützt).
Fibu-Integration
- XBA: Unterstützung der Periodenzuordnung über einen Abstimmkreis im Leistungsmonat (Buchungsdatum kann z. B. auf den Monatsletzten gesetzt werden).
- KS21: Keine native Unterstützung für ein separates Liefer-/Leistungsdatum; perspektivisch über die direkte DOCBOX-Fibu-Schnittstelle vorgesehen.
Erweiterung der Steuerschlüsselverwaltung um die neue Spalte „Lieferantentyp“. Zur besseren Differenzierung von Geschäftsvorfällen können Lieferanten nun den Typen Inland, EU ohne USt-IdNr., Drittland oder Organschaft zugeordnet werden.
DATEV EXTF: Erweiterung der Exportlogik – die OP-Nummer wird ab sofort in das Feld KOST2 übernommen.
DATEV EXTF: Optimierung des Monats-Exports. Werden bei einem Export mehrere Buchungsdateien erzeugt, enthalten diese nun jeweils die korrekte Periode des entsprechenden Monats.
Die Speicherung der OP-Nummer wurde implementiert.
Vom Leistungsempfänger erstellte Gutschriften werden nun bei der Verarbeitung wie reguläre Gutschriften behandelt. In der Bearbeitungsmaske bleiben die Beträge zur einfacheren Erfassung und Prüfung weiterhin als positive Werte dargestellt.
Die Berechnung der Kreditorenbuchung in der Buchungstabelle wurde angepasst. In der entsprechenden Buchungszeile wird nun die Summe der einzelnen Rechnungspositionen verwendet und nicht mehr automatisch der Rechnungsgesamtbetrag übernommen.
Die Auswahl von Kostenstellen und Kostenträgern wurde überarbeitet. Sind diese Optionen im Mandantenstamm aktiviert, können sie nun auch bei den Sachkonten ausgewählt und bei der Übergabe an die Buchhaltung korrekt berücksichtigt werden
Dokumente mit nicht festgeschriebenen Buchungsdaten können gelöscht werden. Eine Löschung wird erst dann verhindert, wenn die Buchungsdaten bereits durch den Export festgeschrieben wurden
Der Lieferant kann in der Buchungsmaske nun direkt bearbeitet werden. Dadurch lassen sich insbesondere steuerlich relevante Angaben wie Inland, EU-Ausland, Drittland und die USt-IdNr. schnell und ohne Wechsel in die Stammdaten anpassen
Die verfügbaren Steuerklassen für Kreditoren wurden erweitert und an die aktuellen Anforderungen angepasst. Zur Auswahl stehen nun:
- Inland
- EU mit USt-IdNr.
- EU ohne USt-IdNr.
- Drittland
- Organschaft
Das Dropdownfeld für den Steuersatz kann nun direkt über die Tastatur bedient werden. Nach dem Wechsel in das Feld, beispielsweise mit der Tabulatortaste, lässt sich der gewünschte Steuersatz durch Eingabe des entsprechenden Kürzels auswählen, zum Beispiel V19
In der Buchungsansicht wurden alle Beträge einheitlich auf zwei Nachkommastellen umgestellt

SmartBook, KI

Bei der KI-gestützten Rechnungserkennung können die Beträge einzelner Rechnungspositionen bei sonstigen Rechnungen bearbeitet werden. Bei E-Rechnungen bleiben diese Felder weiterhin schreibgeschützt, um die Integrität der übermittelten Rechnungsdaten sicherzustellen.

SmartBook -> XBA

Die Zuordnung von Belegnummer und Fremdbelegnummer kann in der XBA-Schnittstelle nun flexibel konfiguriert werden. Damit ist eine variable Befüllung der beiden Felder – analog zur DATEV-Zuordnung von Belegnummer 1 und 2 – möglich.

SmartBook -> KS21

Die KS21-Schnittstelle unterstützt nun zusätzlich die Übergabe einer Lieferanten-ID (GUID) als Alternative zur Lieferantennummer. Dadurch kann die Lieferantenzuordung flexiebel an die Anforderungen der jeweiligen KS21-Umgebung angepasst werden.

SmartBook/Mandanten

Die Übersicht für das Metafeld „Mandant“ wurde erweitert. Zusätzlich zum Mandantennamen wird nun auch die Mandanten-ID angezeigt. Dies erleichtert die eindeutige Identifikation von Mandanten und vereinfacht Konfigurationen sowie Support- und Integrationsaufgaben
Die Buchungsmaske wurde für Umgebungen mit mehreren Mandanten erweitert. Sind mehrere Mandanten in der DOCBOX® vorhanden, kann nun der gewünschte Mandant direkt während der Buchung ausgewählt und dem Dokument zugewiesen werden. Dadurch wird die Zuordnung vereinfacht und Fehlzuweisungen werden vermieden
Buchungsvorlagen werden je Mandant getrennt verwaltet und angezeigt. Dadurch stehen Anwendern ausschließlich die für den aktuell ausgewählten Mandanten relevanten Buchungsvorlagen zur Verfügung, was die Übersichtlichkeit erhöht und Fehlbuchungen durch die Auswahl falscher Vorlagen verhindert.

API

Neuer API-Endpunkt zum Abruf einzelner Debitoren- und Kreditorenstammdaten hinzugefügt. Stammdatensätze können nun gezielt anhand ihrer eindeutigen Kennung abgefragt werden
Die Vorgabe für das Feld contact_phone in der Stammdaten-API wurde angepasst.
Das bisher in der API-Dokumentation angegebene Format für Telefonnummern war zu restriktiv und entsprach nicht der tatsächlichen Validierung. Die fehlerhafte Formatvorgabe wurde daher entfernt

Mailarchive

Verbesserung bei der Archivierung und Anzeige von Bildern über Outlook Connect
Verbesserung bei der Verarbeitung von E-Mail in E-Mail, wenn die innere Datei keine Dateiendung hat

Autoarchive

Dokumente im AutoArchive- oder File-In-Ordner werden nun auch dann archiviert, wenn sie beim ersten Archivierungsversuch noch geöffnet waren
Die Verarbeitung von Dokumenten in den AutoArchive- und File-In-Ordnern wurde optimiert. Ist ein Dokument vorübergehend noch geöffnet und kann deshalb nicht verarbeitet werden, werden alle übrigen verfügbaren Dokumente weiterhin archiviert. Das geöffnete Dokument wird automatisch übernommen, sobald kein Zugriff mehr besteht.

Dashboard – Workflow-Widget

Verbesserte Bearbeitung der Knotenpunkte

Workflow

Beim Löschen von Workflows, die noch verwendet werden, wird kein SQL-Fehler mehr im Frontend angezeigt. Stattdessen erhält der Benutzer eine verständliche Fehlermeldung.
Metamasken können nun auch am ersten Knotenpunkt eines Workflows verwendet werden. Dadurch lassen sich beim manuellen Start eines Workflows erforderliche Metadaten direkt erfassen.
Die bisherige Fehlermeldung „Keine manuelle Aktion nach automatischer Weiterschaltung“ tritt in diesem Szenario nicht mehr auf.

Metadaten-Export – Neue Berechtigung

Der Export von Metadaten kann jetzt über das Berechtigungssystem gesteuert werden.
Bisher konnten alle Benutzer in der Listenansicht Metadaten exportieren. Ab sofort steht hierfür eine eigene Berechtigung zur Verfügung. Dadurch kann festgelegt werden, welche Benutzer Metadaten exportieren dürfen.
Die Berechtigung wird beim Erstellen eines Metadatenexports geprüft.
Der Download eines bereits erzeugten Exports ist davon unabhängig und setzt weiterhin die Berechtigung „Subadmin Stammdaten“ voraus.
Das Hinzufügen neuer Dokumente per Workflow bleibt für alle berechtigten Benutzer weiterhin möglich.
Vorteil: Administratoren können den Export größerer Datenmengen gezielt auf autorisierte Benutzer beschränken und so die Datensicherheit sowie Compliance-Anforderungen besser erfüllen.

Metadaten

Beschriftung für Metafeldtyp Entity hinzu gefügt.
Bei der Zuordnung von KI-Textfeldern können jetzt zusätzlich kompatible Metadatenfelder ausgewählt werden.
Wurde in der KI für ein Feld der Datentyp „Text“ definiert, konnten bisher nur Text-Metafelder in der DOCBOX zugeordnet werden. Ab sofort werden auch kompatible Feldtypen unterstützt, darunter:
- Langtext
- Auswahlfeld
- E-Mail
- URL
- Stammdatenfeld

Die Kommunikation mit dem KI-Server wurde robuster gestaltet. Schlägt die Übertragung aufgrund einer vorübergehenden Nichterreichbarkeit fehl, wird der Upload nun automatisch im Hintergrund wiederholt. Wiederholungsversuche erfolgen über einen Zeitraum von bis zu einer Stunde.
Bei der Auswahl eines KI-Modells wird nun unmittelbar geprüft, ob dieses zum gewählten KI-Typ passt. Unpassende Kombinationen werden sofort erkannt und entsprechend angezeigt – noch bevor die Konfiguration gespeichert wird. Dadurch werden Fehleinstellungen vermieden und die Einrichtung von KI-Modellen vereinfacht.

KI – Dokumentenhistorie

Die Dokumentenhistorie zeigt bei Fehlern während der KI-Verarbeitung nun aussagekräftige und nachvollziehbare Fehlermeldungen an. Dadurch lassen sich Ursachen schneller erkennen und gezielt beheben.
Vorteile:
- Verständliche Fehlermeldungen in der Dokumentenhistorie
- Schnellere Analyse und Fehlerbehebung bei KI-Verarbeitungsproblemen

KI – Standard – Lieferscheinmodell

Für die KI-gestützte Lieferscheinerkennung steht jetzt ein allgemeines Standardmodell zur Verfügung.

KI - Fehlermeldungen

Die Fehlermeldung bei KI-Korrekturen von Metafeldern wurde verbessert.

Extractor – E-Rechnung

Bei der Analyse von E-Rechnungen wird nun die verwendete Version des KoSIT-Validators gespeichert.
Die Lieferantennummer (BT-29) aus einer E-Rechnung wird nun nur noch verwendet, wenn keine eindeutige Zuordnung über die DOCBOX®-Kreditorenerkennung möglich ist.
Die Verarbeitung von E-Rechnungen wurde bei der Übernahme von Adressdaten erweitert.
Die Verarbeitung von E-Rechnungen wurde optimiert.