Professionelle Dokumentenverwaltung dank DOCBOX® Professional

Die Lösung für die Anforderung eines modernen Unternehmens

Das DMS, das alle begeistert: Mitarbeiter, Chefetage und IT

Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem suchen, das sich ohne großen Aufwand so verändern lässt, dass es genau zu Ihren Bedürfnissen passt, sind Sie bei der DOCBOX® genau richtig. Schnelle Installation, einfache Bedienung und sofortige Produktivität, das sind die herausragenden DOCBOX® Attribute. Bereits in der Basisversion ist die DOCBOX® mit vielen Funktionen zur revisionssicheren elektronischen Dokumentenverwaltung ausgestattet. Der jahrelange produktive Einsatz in Unternehmen, bei Behörden und anderen Institutionen, ganz egal in welcher Branche oder Größenordnung, zeigt, die DOCBOX® bleibt selbst dann flexibel, wenn Ihre Ansprüche in Zukunft ganz andere sein werden. Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen. 

Und wann testen Sie uns?

Spielend einfach ablegen und revisionssicher archivieren.

Die DOCBOX® unterstützt das Zusammenführen aller Informationen, die Ihr Unternehmen erreichen, vor Ort entstehen oder bereits vorhanden sind – ob digital oder analog. Jeder Brief, jede Rechnung, jede gedruckte Information kann digitalisiert und revisionssicher gespeichert und aufbewahrt werden. Dafür stehen leistungsfähige Funktionen zum Archivieren von Dokumenten zur Verfügung.

Scannen

Dokumente einfach in das Eingangsfach oder direkt in das Archiv scannen. Und das mit nahezu jedem beliebigen Scanner.

Drucken

Mit unserem mitgelieferten PDF-Drucker Modul können Sie aus jeder Anwendung (z.B. ERP oder MS-Office®) in die DOCBOX® archivieren.

Drag & Drop

Importieren und Archivieren Sie vorhandene Dokumente auf Ihrem System einfach per Drag & Drop, ganz ohne Zusatztools.

OCR Erkennung

Durch die integrierte OCR-Volltexterkennung ist eine Verschlagwortung nicht notwendig, aber möglich. 

Ablageformat PDF

Nach der Archivierung werden automatisch PDF, TIFF, JPG und PNG Dateien in das PDF/A Format umgewandelt und sicher im Archiv gespeichert.

Autoarchivierung

Automatisches, zielgerichtetes Archivieren in ein vordefiniertes Archiv mit den optionalen Modulen Direktdrucker und AutoArchiv möglich.

Massenimport

Mit unserem Massenimport-Service können sowohl einzelne Dateien, als auch ganze Ordnerstrukturen in die DOCBOX® importiert werden.

Revisionssicher

Alle notwendigen Voraussetzungen für ein revisionssicheres Arbeiten werden erfüllt und die Anforderungen wie etwa der GoBD abgedeckt.

Leistungsfähige Suchfunktion. Dokumente blitzschnell wieder finden.

Basierend auf modernen Datenbanktechnologien, werden über die erweiterte Suchfunktion mit Und-/Oder-Verknüpfungen sowie frei wählbaren Zeiträumen, Dokumente einfach und zielsicher gefunden und sind via Dokumentenvorschau sofort auf dem Bildschirm. Es gibt kein langes Suchen mehr und auch die Wege ins Archiv sind Vergangenheit. Dokumente gehen nicht mehr verloren und können auch nicht mehr manipuliert werden. Durch die Reduzierung von Suchzeiten auf ein Minimum wird eine Menge wertvoller Arbeitszeit und damit Geld gespart.

OCR

Die integrierte OCR-Technologie erkennt über 100 Sprachen und häufig genutzte 1D und 2D Barcodes.

Volltextsuche

Texte in Ihren Dokumenten werden durch die OCR-Erkennung automatisch als solche erkannt. 

Externe Suche

Mit dem optionalen Modul EasyConnect per Knopfdruck aus einer Fremdanwendung das zugehörige Dokument in der DOCBOX® aufrufen.

Skalierbarkeit

Leistungsfähige und skalierbare Dokumentenindizierung auf Basis des Suchservers von Lucene.

Verblüffend einfaches Arbeiten mit der DOCBOX®

Klassische papiergebundene Aktenordner können im digitalen Dokumentenmanagement kaum noch in die Geschäftsprozesse integriert werden. Die DOCBOX® dagegen lässt sich schnell und einfach in Ihre vorhandene IT-Landschaft einbinden. Daraus resultieren zahlreiche Nutzeffekte, die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit entlasten und ihnen helfen, die steigende Informationsflut effizienter zu bewältigen.
Die DOCBOX® integriert alle Dokumente – egal ob Briefe, Faxe, E-Mails oder Dokumente aus Windows-Anwendungen, dem ERP-System oder der Buchhaltung.

Explorer Struktur

Alle Dokumente werden in einer gewohnten Explorer-Umgebung abgelegt, gesucht und bearbeitet. Die Struktur ist frei wählbar.

Exakte Treffer

Die DOCBOX® findet nicht nur das gesuchte Dokument, son- dern zeigt exakt die Seite des Dokumentes mit dem Suchbegriff an.

Verfügbarkeit

Alle Dokumente sind jederzeit, von jedem Ort und für jeden Berechtigten umgehend verfügbar.

Sofort produktiv

Die DOCBOX® ist konsequent darauf ausgelegt, es Ihnen von Anfang an leicht zu machen.

Dokumente gezielt durchs Unternehmen leiten. Abläufe automatisieren.

Täglich anfallende Post und Dokumente, wie z. B. Rechnungen, Lieferscheine und vieles mehr, werden automatisch erfasst und unmittelbar elektronisch weiterverarbeitet. Aber nicht nur einzelne Dokumente, sondern ganze Stapel, wie z. B. die tägliche Eingangspost, werden in einem Arbeitsschritt eingescannt und jedes an die richtige Stelle im Unternehmen weitergeleitet. Trotz dieser Automatisierung von zeitraubenden Arbeitsabläufen, behält man jederzeit die Kontrolle.

Prozesse automatisieren

Die DOCBOX® optimiert Ihre dokumentenbasierten Unternehmensprozesse und verkürzt somit die Durchlaufzeiten.

Ablage automatisieren

Die DOCBOX® automatisiert selbstständig die digitale Ablage mit überwachten Ordnern und individuellen Direktdruckern.

Einfache Integration

Die DOCBOX® lässt sich in eine Vielzahl von Programmen, wie ERP-Systeme, Fibu oder in MS Office-Produkte integrieren.

Zugriffsrechte verwalten

Die DOCBOX® bietet durch eine klare Regelung von Zugriffen & Berechtigungen im Archiv sicheren Schutz vor unberechtigtem Zugriff.

Effiziente Kommunikation. Bessere Zusammenarbeit.

Unser Lösungsansatz bedient Desktop, Tablet und Smartphone gleichermaßen. Alle Mitarbeiter arbeiten immer mit den aktuellen Dokumenten, ganz gleich, ob sie in der Unternehmenszentrale, einer Niederlassung, im Zug, im Hotel oder im Homeoffice sitzen. Greifen Sie dann auf Ihre Dokumente zu, wenn Sie sie brauchen.

Unabhängig

Das hausinterne Arbeiten der Clients mit der DOCBOX® erfolgt browserbasiert. Windows®, Macintosh und Linux werden unterstützt.

Teamarbeit

Optimale Zusammenarbeit und Kooperation im Team vor Ort, standortübergreifend und auch mobil.

Mobile App

Greifen Sie direkt von Ihrem Smartphone oder Tablet auf das DOCBOX® Archiv zu, sowohl mit IOS als auch Android.

Zielführend

Kommunikation direkt am Dokument durch viele praktische Funktionen, z.B. Stempel, Notizen oder Wiedervorlagen. 

Standardschnittstellen bereits inklusive

Die DOCBOX® bringt viele gängige Standardschnittstellen bereits mit. Bei Bedarf lässt sich die DOCBOX® auch mit individuellen Schnittstellen ergänzen und so jederzeit funktional erweitern.

FTP

Scanner und andere Fremdsysteme, z.B. Webanwendungen einbinden.

SMB

Scanner über freigegebene Laufwerke anbinden.

XML

Objekte und Strukturen mit dem Zusatzmodul AutoArchive automatisiert anlegen.

Fibu/DATEV

Automatische Weitergabe Ihrer archivierten Dokumente an die Finanzbuchhaltung oder die DATEV per Zusatzmodul.

ERP-System

Automatische Ablage Ihrer Belege oder eine Suche direkt aus der ERP-Software mit unseren  Zusatzmodulen durchführen.

EasyConnect

Mit dem optionalen Modul EasyConnect per Knopfdruck aus einer Fremdanwendung das zugehörige Dokument in der DOCBOX® aufrufen.

Direktdrucker

Automatisches Archivieren aus externen Programmen beim Druckvorgang in die DOCBOX®.

Individuell

Funktionale Erweiterung durch individuelle Schnittstellen jederzeit möglich.

Die DOCBOX® begeistert Administratoren

Die DOCBOX® bringt alle notwendigen Softwarekomponenten, wie z.B. SQL-Datenbank und OCR-Software bereits mit.  Eine zentrale Administration, modulare Erweiterbarkeit und die browserbasierte Oberfläche begeistern die Administratoren.

PostgreSQL

Die leistungsstarke Open Source PostgreSQL Datenbank wird mit ausgeliefert.

Administration

Schnell installieren, einfach konfigurieren, nahezu wartungsfrei betreiben und zuverlässig sichern.

Rechteverwaltung

Klare Regelungen von Zugriffen & Berechtigungen im Archiv und sicherer Schutz vor unberechtigtem Zugriff.

Unabhängig

Windows-, Linux oder MAC-Client, vielleicht sogar gemischt? Die Entscheidung liegt bei Ihnen.

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