Dienstleistungen
Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: die DOCBOX®
Durch die Digitalisierung des gesamten Schriftverkehrs werden zahlreiche zu einem Auftrag gehörende Angebote, Lieferscheine und Rechnungen archiviert, die enormen Papierberge abgebaut und der Bearbeitungsaufwand drastisch reduziert.
Da die Mehrzahl dieser Dokumente langjährigen Aufbewahrungsfristen unterliegt, und nach Inkrafttreten der GoBD-Richtlinie zum 01.01.2017 alle geschäftlich relevanten Dokumente elektronisch zur Verfügung gestellt werden müssen, ist es geradezu ein Muss, alle Belege revisionssicher zu archivieren.
Dabei können Dokumente die bereits in elektronischer Form vorliegen oder übermittelt wurden, direkt in unterschiedlichen Systemordnern abgelegt und so blitzschnell wiedergefunden werden.
Analog zum eigenen Unternehmenswachstum steigt in der Regel auch die Anzahl der Dokumente stark an, deshalb ist eine strukturierte und zentrale Dokumentenablage unverzichtbar. Zudem werden bei Kundenanfragen Dokumente schneller gefunden, bei gleichzeitiger Senkung von Kosten und Unternehmensrisiken.
Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Dienstleistungen":
Einsatzmanagement Rechnungswesen Verwaltung (allgemein) Personalwesen
Downloads:
Die Aufgabe / Anforderung
- Prozessoptimierung
Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten - Mobiler Zugriff
Die DOCBOX® ermöglicht ortsunabhängig den Zugriff auf das Dokumentenarchiv und die Geschäftsprozesse - Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden - Platzersparnis
Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz - Revisionssicherheit
Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert - Kundenzufriedenheit
Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen
Die Lösung
Mit der Einführung des DMS DOCBOX® sind die Zeiten in denen stundenlang in abgelegenen, randvollen Archiven nach Dokumenten gesucht werden musste, vorbei. Auch der Transport zahlloser Aktenordner zum Steuerberater gehört ab diesem Zeitpunkt der Vergangenheit an.
Gerade nach dem Inkrafttreten der einschlägigen Regelungen der GoBD, die eine rechtssichere Archivierung obligatorisch vorschreiben, greifen die deutschen Behörden in Zukunft verstärkt oder ausschließlich auf die IT-gestützten Buchführungssysteme eines Unternehmens zu. Spätestens dann ist die elektronische Steuerprüfung Realität. Mit dem Einsatz der DOCBOX® sind Sie auf diese Situation mit ihren Herausforderungen jedoch bestens vorbereitet und können sich gelassen zurücklehnen. Denn Sie erhalten mit der DOCBOX® eine in die Zukunft weisende, leistungsfähige Software, mit der Sie mit ein paar Klicks sowohl die Dokumente aus Ihrem Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem digitalen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.
Bevorzugte eingesetzte Module in der Branche "Dienstleistungen"
Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.
Wichtige Zusatzinformationen oder Aufgaben speichern und die Zusammenarbeit erleichtern.
Sicherstellen, dass archivierte Dokumente zum richtigen Zeitpunkt bearbeitet werden und nicht in Vergessenheit geraten.
Buchhaltungsdaten schnell und einfach mit Ihrem Steuerberater austauschen.
Ablage von Dokumenten aus überwachten Ordnern – automatisiert und organisiert.
Ermöglicht die separate Verwaltung verschiedener Firmen (Mandanten).
Nutzen Sie einfach und sicher die Vorteile einer moderner E-Mail-Archivierung.
DOCBOX® Workflow bietet den Vorteil, Geschäftsprozesse schneller und klarer zu beschreiben.
Die Vorteile
Kundenzufriedenheit und damit verbunden positive Mund-zu-Mund Propaganda stehen für Sie als Dienstleister an erster Stelle. Mit dem Dokumenten-Management-System DOCBOX® können Sie den Wünschen und Anforderungen Ihrer Kunden perfekt gerecht werden und überzeugen zusätzlich durch perfekte Organisation und individuell angepasste und optimierte Geschäftsprozesse.
Gerade wenn es darum geht, wichtige Kaufverträge, Rechnungen, Stornierungen oder sonstige Dokumente sicher und einfach allen beteiligten Außenstellen und Mitarbeitern zeitnah zur Verfügung zu stellen, ist unkompliziertes und vor allen schnelles Datenhandling von größter Bedeutung. Hierbei wird übrigens nicht unterschieden, ob es sich um einen nationalen oder internationalen Geschäftsprozess handelt. Ganz egal ob der Mitarbeiter in der österreichischen Niederlassung arbeitet oder nebenan in einem Büroraum sitzt, er hat jederzeit Zugang zu allen benötigten Dokumenten und Informationen. Dadurch verfügen Sie über die heute geforderte Flexibilität, um auf plötzlich auftretende, unerwartete Ereignisse und Veränderungen problemlos und schnell zu reagieren.
Egal, ob Pre- oder After-Sales-Services – nicht zuletzt befreit Sie die DOCBOX® von unzeitgemäßen Papierarchiven und verhindert Systembrüche. Das Faxen einer Rechnung von A nach B? Das ist längst Geschichte. Elektronisch übersandte oder im Unternehmen vorhandene Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, kopiert und verteilt werden, sondern kommen direkt ins elektronische Archiv.
So haben Sie einen dreifachen Spareffekt.
Platz
Sparen Sie sich Platz durch nicht mehr notwenige Archive.
Zeit
Effizient Zeit sparen durch beschleunigte Arbeitsabläufe.
Geld
Auf Dauer können Sie eine große Kostenmenge einsparen.