Forschung und Entwicklung
Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: die DOCBOX®
Gerade im Bereich von Forschung und Entwicklung, zu weiten Teilen aus Steuermitteln finanziert, bestehen umfangreiche Dokumentationspflichten, die den verantwortungsvollen Einsatz dieser Steuermittel verantwortbar und nachvollziehbar machen sollen. Führten diese Anforderungen schon bisher zu einem Berg von zu archivierenden Dokumenten in Papierform und damit oft zu überquellenden Papierarchiven, wird diese Tendenz zukünftig sicher noch verstärkt.
Nach Inkrafttreten der GoBD-Richtlinie zum 01.01.2017 müssen alle geschäftlich relevanten Dokumente, wie z. B. Abrechnungen von Bildungsangeboten und -veranstaltungen, Etats von Schulen und Hochschulen etc., die auf elektronischem Weg übermittelt werden, auch elektronisch verfügbar sein und unterliegen der revisionssicheren Aufbewahrung. Diese Anforderungen können nach Meinung aller Experten nur durch ein elektronisches Dokumenten-Management-System (DMS) wie der DOCBOX® erfüllt und sichergestellt werden.
Gleichzeitig können so die Dokumente in elektronischer Form direkt in unterschiedlichen Systemordnern abgelegt und blitzschnell wiedergefunden werden.
Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Forschung und Entwicklung":
Verwaltung (allgemein) Personalwesen Rechnungswesen Einkauf
Downloads:
Die Aufgabe / Anforderung
- Prozessoptimierung
Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten - Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden - Platzersparnis
Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz - Revisionssicherheit
Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert - Kundenzufriedenheit
Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen
Die Lösung
Mit der Einführung des DMS DOCBOX® sind die Zeiten in denen stundenlang in abgelegenen, randvollen Archiven nach Dokumenten gesucht werden musste, vorbei. Auch das endlose Suchen der Rechnungsprüfer in zahllosen Aktenordnern hat ein Ende.
Gerade nach dem Inkrafttreten der einschlägigen Regelungen der GoBD, die eine rechtssichere Archivierung obligatorisch vorschreiben, fordern die staatlichen Prüfungsorgane in Zukunft verstärkt oder ausschließlich IT-gestützte Buchführungssysteme. Spätestens dann ist die elektronische Akte Realität. Mit dem Einsatz der DOCBOX® sind Verwaltungen auf diese Situation mit ihren Herausforderungen jedoch bestens vorbereitet und können sich gelassen zurücklehnen. Denn Sie erhalten mit der DOCBOX® eine in die Zukunft weisende, leistungsfähige Software, mit der Sie mit ein paar Klicks sowohl die Dokumente aus Ihrem Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem digitalen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.
Bevorzugte eingesetzte Module in der Branche "Forschung und Entwicklung"
Mit digitalen Stempeln Dokumente um weitere Informationen ergänzen und den Workflow steuern.
Wichtige Zusatzinformationen oder Aufgaben speichern und die Zusammenarbeit erleichtern.
Sicherstellen, dass archivierte Dokumente zum richtigen Zeitpunkt bearbeitet werden und nicht in Vergessenheit geraten.
Ablage von Dokumenten aus überwachten Ordnern – automatisiert und organisiert.
Ermöglicht die separate Verwaltung verschiedener Firmen (Mandanten).
Die Vorteile
Was sind die Grundlagen eines erfolgreichen Dokumenten-Management-Systems und damit eines optimalen Systems der Arbeitsaufteilung und Arbeitsverteilung? Richtig, einfache Implementierung und Bedienbarkeit sowie Dynamik.
Ein dynamisches DMS trägt somit dazu bei, dass sich die Beteiligten auf Forschung und Lehre konzentrieren können und von der ausufernden Bürokratie weitgehend verschont bleiben. Mit der Einführung unseres DMS DOCBOX® machen Sie einen entscheidenden Schritt in die Zukunft. Während Sie anwendungsorientiert forschen oder lehren, können Sie ganz getrost all Ihre wichtigen Dokumente der Verwaltung und der DOCBOX® überlassen.
Großer Zeitaufwand beim Ablegen und Wiederfinden Ihrer Daten und Dokumente? Nicht mit der DOCBOX®. So schnell die Dokumente revisionssicher abgelegt sind, so schnell haben Sie diese auch wieder griffbereit und gegebenenfalls ausgedruckt.
Und das Beste daran ist: Sie sind an keinen festen Ort und an kein festes Ausgabegerät gebunden. Die DOCBOX® ist eben so flexibel, wie es Ihre Tätigkeit erfordert. Teamwork wird so zum Kinderspiel. Verschiedene Forschungsteams können gleichzeitig auf benötigte Dokumente und Dateien zugreifen und sind dadurch immer auf dem aktuellen Wissensstand. So haben Sie einen dreifachen Spareffekt.
Platz
Sparen Sie sich Platz durch nicht mehr notwenige Archive.
Zeit
Effizient Zeit sparen durch beschleunigte Arbeitsabläufe.
Geld
Auf Dauer können Sie eine große Kostenmenge einsparen.