Gastronomie und Beherbergung
Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: Die DOCBOX®Die umfangreichen Vorgaben zur Dokumentation, vor allem das zeitnahe Führen von Kassenbüchern und die Aufzeichnungen des baren Geldverkehrs, führen in der Gastronomie- und Beherbergungsbranche zu einem immensen Aufkommen an Dokumenten, vorwiegend in Papierform.
Da die Mehrzahl dieser Dokumente langjährigen Aufbewahrungsfristen unterliegt, und nach Inkrafttreten der GoBD-Richtlinie zum 01.01.2017 alle steuerlich relevanten Dokumente, die einmal in elektronischer Form vorlagen, auch elektronisch archiviert und zur Verfügung gestellt werden müssen, ist es geradezu ein Muss, alle Belege revisionssicher zu speichern. Dabei können Dokumente die bereits in elektronischer Form existieren oder übermittelt wurden, direkt in unterschiedlichen Systemordnern abgelegt und so blitzschnell wiedergefunden werden.
Die täglich in großer Zahl anfallenden Dokumente werden kopiert, weitergeleitet und gesammelt. Besonders sensible Daten wie Gästeinformationen für Zimmerbuchungen oder das Erfassen personenbezogener Daten bei Kartenzahlung, sind nicht zuletzt aus Datenschutzgründen als kritisch einzustufen. Mit solchen Informationen ist sorgfältig umzugehen und sie sind sicher und entsprechend geschützt zu archivieren. Analog zum eigenen Unternehmenswachstum steigt in der Regel auch die Anzahl der Dokumente stark an, deshalb ist eine strukturierte und zentrale Dokumentenablage unverzichtbar. Zudem werden bei Gästeanfragen Dokumente schneller gefunden und gleichzeitig die Kosten und Unternehmensrisiken gesenkt.
Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Gastronomie und Beherbergung":
Verwaltung (allgemein) Lohnbuchhaltung Controlling Einkauf RechnungswesenDie Aufgabe / Anforderung
- Prozessoptimierung
Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten - Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden - Platzersparnis
Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz - Revisionssicherheit
Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert - Gast-Zufriedenheit
Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen
Die Lösung
Mit der Einführung des DMS DOCBOX® sind die Zeiten in denen stundenlang in abgelegenen, randvollen Archiven nach Dokumenten gesucht werden musste, vorbei. Auch der Transport zahlloser Aktenordner zum Steuerberater, gehört ab diesem Zeitpunkt der Vergangenheit an.
Gerade nach dem Inkrafttreten der einschlägigen Regelungen der GoBD, die eine rechtssichere Archivierung obligatorisch vorschreiben, greifen die deutschen Behörden in Zukunft verstärkt oder ausschließlich auf die IT-gestützten Buchführungssysteme eines Unternehmens zu. Spätestens dann ist die elektronische Steuerprüfung Realität. Mit dem Einsatz der DOCBOX® sind Sie auf diese Situation mit ihren Herausforderungen jedoch bestens vorbereitet und können sich gelassen zurücklehnen. Denn Sie erhalten mit der DOCBOX® eine in die Zukunft weisende, leistungsfähige Software, mit der Sie mit ein paar Klicks sowohl die Dokumente aus Ihrem Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem digitalen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.
Bevorzugte eingesetzte Module in der Branche "Gastronomie und Beherbergung"
Die Vorteile
Die DOCBOX® unterstützt das Zusammenführen aller Informationen, die Ihr Unternehmen erreichen. Jede Gästeanfrage, jede Buchung und jede Rechnung können digitalisiert und revisionssicher gespeichert werden.
Die Ordnerstruktur für Ihre Dokumente können Sie in der DOCBOX® selbst festlegen. Richten Sie die DOCBOX® individuell nach Ihren Bedürfnissen ein. Vielleicht genauso strukturiert, wie Sie bisher die Papierdokumente abgelegt haben.
Vor allem beim Suchen und Wiederfinden von Dokumenten aus der Vergangenheit, werden Sie die Vorteile, die das Dokumenten-Management-System DOCBOX® mit sich bringt, schnell zu schätzen wissen. Sie suchen eine Rechnung, wissen aber nur den Nachnamen Ihres Gastes? Der DOCBOX® reicht das als Information. Geben Sie den Nachnamen in die Suchleiste der DOCBOX® ein und schon werden Ihnen alle Dokumente, auf denen dieser Name vorkommt, am Bildschirm angezeigt.
Wenn alle ankommenden Papierdokumente gleich in der DOCBOX® archiviert werden, reduzieren sich auch sehr schnell die Papierstapel auf den Schreibtischen, bei gleichzeitiger Steigerung der Transparenz und Prozesskontrolle.
Starten Sie noch heute mit der revisionssicheren Archivierung und legen Sie Sie los mit dem DMS DOCBOX®.
Platz
Sparen Sie sich Platz durch nicht mehr notwenige Archive.
Zeit
Effizient Zeit sparen durch beschleunigte Arbeitsabläufe.
Geld
Auf Dauer können Sie eine große Kostenmenge einsparen.