Gastronomie und Beherbergung

Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: Die DOCBOX®

Die umfangreichen Vorgaben zur Dokumentation, vor allem das zeitnahe Führen von Kassenbüchern und die Aufzeichnungen des baren Geldverkehrs, führen in der Gastronomie- und Beherbergungsbranche zu einem immensen Aufkommen an Dokumenten, vorwiegend in Papierform.

Da die Mehrzahl dieser Dokumente langjährigen Aufbewahrungsfristen unterliegt, und nach Inkrafttreten der GoBD-Richtlinie zum 01.01.2017 alle steuerlich relevanten Dokumente, die einmal in elektronischer Form vorlagen, auch elektronisch archiviert und zur Verfügung gestellt werden müssen, ist es geradezu ein Muss, alle Belege revisionssicher zu speichern. Dabei können Dokumente die bereits in elektronischer Form existieren oder übermittelt wurden, direkt in unterschiedlichen Systemordnern abgelegt und so blitzschnell wiedergefunden werden.

Die täglich in großer Zahl anfallenden Dokumente werden kopiert, weitergeleitet und gesammelt. Besonders sensible Daten wie Gästeinformationen für Zimmerbuchungen oder das Erfassen personenbezogener Daten bei Kartenzahlung, sind nicht zuletzt aus Datenschutzgründen als kritisch einzustufen. Mit solchen Informationen ist sorgfältig umzugehen und sie sind sicher und entsprechend geschützt zu archivieren. Analog zum eigenen Unternehmenswachstum steigt in der Regel auch die Anzahl der Dokumente stark an, deshalb ist eine strukturierte und zentrale Dokumentenablage unverzichtbar. Zudem werden bei Gästeanfragen Dokumente schneller gefunden und gleichzeitig die Kosten und Unternehmensrisiken gesenkt.

Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Gastronomie und Beherbergungt":

Verwaltung (allgemein) Lohnbuchhaltung Controlling Einkauf Rechnungswesen

Downloads:

DOCBOX® Branchenbericht Gastronomie und Beherbergung

Die Aufgabe / Anforderung

Prozessoptimierung
Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten
Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden
Platzersparnis
Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz
Revisionssicherheit
Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert
Gast-Zufriedenheit
Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen

Die Lösung

Mit der Einführung des DMS DOCBOX® sind die Zeiten in denen stundenlang in abgelegenen, randvollen Archiven nach Dokumenten gesucht werden musste, vorbei. Auch der Transport zahlloser Aktenordner zum Steuerberater, gehört ab diesem Zeitpunkt der Vergangenheit an.

Gerade nach dem Inkrafttreten der einschlägigen Regelungen der GoBD, die eine rechtssichere Archivierung obligatorisch vorschreiben, greifen die deutschen Behörden in Zukunft verstärkt oder ausschließlich auf die IT-gestützten Buchführungssysteme eines Unternehmens zu. Spätestens dann ist die elektronische Steuerprüfung Realität. Mit dem Einsatz der DOCBOX® sind Sie auf diese Situation mit ihren Herausforderungen jedoch bestens vorbereitet und können sich gelassen zurücklehnen. Denn Sie erhalten mit der DOCBOX® eine in die Zukunft weisende, leistungsfähige Software, mit der Sie mit ein paar Klicks sowohl die Dokumente aus Ihrem Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem digitalen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.