Textil
Unterschiedliche Branchen, eine Lösung: Die DOCBOX®
Durch die Digitalisierung des gesamten Schriftverkehrs, werden zahlreiche zu einem Auftrag gehörende Angebote, Lieferscheine, Bestellungen und Rechnungen archiviert, die enormen Papierberge abgebaut und der Bearbeitungsaufwand drastisch reduziert.
Da die Mehrzahl dieser Dokumente langjährigen Aufbewahrungsfristen unterliegt, und nach Inkrafttreten der GoBD-Richtlinie zum 01.01.2017 alle steuerlich relevanten Dokumente, die einmal in elektronischer Form vorlagen, auch elektronisch archiviert und zur Verfügung gestellt werden müssen, ist es geradezu ein Muss, alle Belege revisionssicher zu speichern. Dabei können Dokumente die bereits in elektronischer Form existieren oder übermittelt wurden, direkt in unterschiedlichen Systemordnern abgelegt und so blitzschnell wiedergefunden werden.
Analog zum eigenen Unternehmenswachstum steigt in der Regel auch die Anzahl der Dokumente stark an, deshalb ist eine strukturierte und zentrale Dokumentenablage unverzichtbar. Zudem werden bei Kundenanfragen Dokumente schneller gefunden, bei gleichzeitiger Senkung von Kosten und Unternehmensrisiken.
Mögliche Einsatzbereiche in der Branche "Textil":
EinkaufLohnbuchhaltungVerwaltung (allgemein)RechnungswesenPersonalwesen
Downloads:
Die Aufgabe / Anforderung
- Prozessoptimierung
Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten und senken so die Kosten - Sofortige Verfügbarkeit der benötigten Dokumente
Mit nur einem Klick ist der derzeitige Bearbeitungsstand sichtbar und das Dokument kann jederzeit weiterbearbeitet oder aktualisiert werden - Mobiler Zugriff
Die DOCBOX® App für iOS und Android ermöglicht ortsunabhängig den Zugriff auf das Dokumentenarchiv und die Geschäftsprozesse - Platzersparnis
Mit der DOCBOX® sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch eine ganze Menge Platz - Revisionssicherheit
Wie in den GoBD gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert - Kundenzufriedenheit
Was die DOCBOX® als digitale Archivierung und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen
Die Lösung
Täglich anfallende Dokumente wie z. B. Rechnungen, Lieferscheine etc. werden automatisch erfasst und unmittelbar elektronisch weiterverarbeitet. Dokumente die in Papierform vorliegen, werden einzeln oder stapelweise in einem Arbeitsschritt eingescannt und jedes an die richtige Stelle im Betrieb weitergeleitet. Durch den Dokumentenpool behält man so jederzeit die Kontrolle über den Status der einzelnen Dokumente und Prozesse.
Außendienstmitarbeiter vor Ort können direkt bei der Präsentation oder Auslieferung über ihr Smartphone oder Tablet auf die benötigten Dokumente und Informationen zugreifen. Durch die in der DOCBOX® integrierte intelligente OCR Software, die jedes Dokument schon bei der Verarbeitung durchliest und das Ergebnis speichert, wird das Suchen von Dokumenten zu einer Angelegenheit von wenigen Sekunden.
Außerdem macht die OCR Software eine zeitaufwändige Verschlagwortung, die jedoch weiterhin möglich ist, überflüssig.
Die Vorteile
Das macht die DOCBOX® einfach, hilfreich und zugleich Zeit und Geld sparend. Die DOCBOX® erfüllt alle rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.
Legen Sie jetzt den Grundstein für eine erfolgreiche, zukunftsorientierte Unternehmensentwicklung und legen Sie los mit dem zertifizierten Dokumenten-Management-System DOCBOX®.
Platz
Sparen Sie sich Platz durch nicht mehr notwenige Archive.
Zeit
Effizient Zeit sparen durch beschleunigte Arbeitsabläufe.
Geld
Auf Dauer können Sie eine große Kostenmenge einsparen.