DOCBOX© jetzt kostenfrei testen
Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen.
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Einfach und hilfreich
Die DOCBOX® ist benutzerfreundlich aufgebaut, leicht verständlich in der Bedienung und plattformunabhängig. Die Software unterstützt Sie ganz individuell bei der sicheren Bearbeitung Ihrer Dokumente. Sie sparen Zeit, Geld, Papier und Raum. Schon kurze Zeit nach der wenige Minuten dauernden Installation und einer Kurzeinweisung, können Sie die DOCBOX® in Ihrem Unternehmen einsetzen.
Zeitsparend
Mit der DOCBOX® ist die elektronische Archivierung kinderleicht. Sobald ein Dokument in der DOCBOX® archiviert ist, führt das Dokumenten-Management-System automatisch die intelligente OCR Erkennung aus. Diese liest blitzschnell alle Seiten von links oben nach rechts unten durch. Eine zeitaufwändige Verschlagwortung ist nicht mehr notwendig, aber möglich.
Mobil und überall
Die DOCBOX® bietet einen nahezu grenzenlosen Zugriff auf die archivierten Dokumente. Wenn Sie mal nicht im Büro sind, greifen Sie mit der DOCBOX® direkt von Ihrem Smartphone oder Tablet auf ein DOCBOX®-Archiv zu. Sie können die Dokumente betrachten und im Workflow anderen Kollegen zur Verfügung stellen. Und das alles mit einer professionellen Rechteverwaltung. Egal ob Windows oder Macintosh.
Dokumente verwalten – finden statt suchen!
Zeit produktiv nutzen
Zeitverschwendung
Die Ergebnisse unabhängiger Marktforschungsinstitute zeigen, dass ein/e Verwaltungsmitarbeiter/in durchschnittlich 30 bis 40 Prozent seiner/ihrer Zeit damit verbringt, Papierunterlagen, Festplatten und Aktenschränke zu durchsuchen, um dringend benötigte Informationen für die tägliche Arbeit zu finden.
- Tägliches Suchen nach Dokumenten
- Zeitverlust: 30% - 40% der Arbeitszeit
- Unproduktive Arbeitszeit
- Arbeitsfluss wird behindert
- Produktionsprozesse werden verzögert
Zeitgewinn
Wäre es da nicht sinnvoll, diese vergeudete Zeit produktiv zu nutzen und so nicht nur Geld und Ressourcen zu sparen, sondern auch noch die Wettbewerbsfähigkeit und die Kundenzufriedenheit Ihres Unternehmens zu optimieren? Nach dem Motto "Finden statt Suchen" sollten deshalb auch Sie, wie bereits immer mehr zukunftsorientierte Unternehmen und Organisationen, zu digitalen Dokumenten und deren Verwaltung wechseln und sich dadurch gleichzeitig auch noch einen Vorsprung im Markt sichern.
Kriterien für ein gutes DMS
| Merkmal | DOCBOX® |
|---|---|
| Inhousebetrieb (On Premise) oder Cloud möglich | ja |
| Trennen und Zusammenfügen von PDF Dateien | ja |
| Umstellen von Seiten in PDF Dateien | ja |
| Projektakten aus unterschiedlichen Dateitypen erstellen | ja |
| Suche nach Anmerkungen und Stempeln | ja |
| Einfache Erstellung komplexer Suchen | ja |
| Grafischer Workfloweditor | ja |
| Kopieren von Workflows oder Teilen davon zur erneuten Verwendung | ja |
| Hinzufügen von internen oder externen Dokumenten im Verlauf eines Workflows | ja |
| Dauerhafte oder befristete Vertretungsregeln in der Administrationsoberfläche erstellen | ja |
| GoBD konforme Emailarchivierung, kein Einsatz eines zusätzlichen Mailarchivierungsprogramms notwendig | ja |
| Anbindung von DATEV oder anderen FiBu-Lösungen ohne hohe Zusatzkosten | ja |
| Abruf beliebig vieler Email-Postfächer | ja |
| Regelbasierte Verteilung von Emails im DMS in der Administrationsoberfläche einrichten | ja |
| Unterschreiben und Signieren per Touchpad oder vorhandener Signiersoftware | ja |
| Löschen von Dokumenten aus dem Archiv mit zwingender Angabe des Löschgrundes und Zustimmung eines Löschberechtigten | ja |
| Transparente Erstellung von Benutzerrechten | ja |
| Betriebssystem und Endgeräte unabhängige Webanwendung (Windows, MacOS, Linux, iOS, Android) | ja |
| Hoch performante SQL-Datenbank im Lieferumfang enthalten | ja |
| Einfacher Wechsel von Inhouse zu Cloud oder vice versa unter Beibehaltung aller Dokumente, Funktionalitäten, Metadaten und Workflows | ja |
| Cloudbetrieb in einem deutschen Rechenzentrum (KEINE Daten bei Microsoft, Amazon oder Google) | ja |
| Einfaches Backup der Datenbank über die Administrationsseite | ja |
| Vollständige Administrationsoberfläche, auch in der Cloud | ja |
| Minutenschnelle Installation des gesamten Systems | ja |
| Relativ geringe Systemanforderungen bei Inhousebetrieb | ja |
| Sonderkonditionen für Bildungseinrichtungen | ja |
Unschlagbare Argumente
EFFIZIENT
Die DOCBOX® befreit Sie von der täglichen Papierflut und erleichtert den Unternehmens- alltag spürbar. Maßgeschneiderte Module optimieren Ihre dokumenten-basierten Prozesse. Ihre Fragen werden kompetent durch uns oder einen qualifizierten DOCBOX® Fachhandelspartner beantwortet.
BLITZSCHNELL
Die integrierte OCR-Software liest und indiziert den gesamten Dokumententext bereits beim Archivieren. Schon bei der Eingabe weniger Zeichen werden, vergleichbar einer Suchmaschine im Internet, die Dokumente blitzschnell gefunden. Eine Verschlag-wortung ist nicht notwendig, aber möglich.
REVISIONSSICHER
Wie in den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV- gestützter Buchhaltungs-systeme" (GoBS) gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert.
EINFACH
Die DOCBOX® zeichnet sich durch schnelle, einfache Installation und Handhabung aus. Schon kurze Zeit nach der wenige Minuten dauernden Installation und einer Kurz- einweisung können Sie die DOCBOX® in Ihrem Unter- nehmen einsetzen.
