HAPAK® & DOCBOX® – Digitale Projekt- und Auftragsabwicklung aus einem Guss

Durchgängige Dokumentenprozesse für Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe

Mit der Integration zwischen HAPAK® – der Branchenlösung für Handwerk und Dienstleistung – und der DOCBOX® werden Projektdokumente, kaufmännische Belege und Archivierung in einem durchgängig digitalen Prozess verbunden.
Vom ersten Angebot über die Baustelle bis zur Schlussrechnung: Alle Unterlagen laufen in einer zentralen, strukturierten Dokumentenstrecke zusammen.

Effiziente Dokumentenprozesse statt Papierchaos

Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe erzeugen täglich eine Vielzahl an Unterlagen:

• Angebote und Kalkulationen
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Abschlags-, Teil- und Endrechnungen
• Protokolle, Schriftverkehr, Projektdokumente

Manuelle Ablage, verstreute Dateien und fehlende Transparenz kosten Zeit, Geld und Nerven.
Die HAPAK®–DOCBOX® Integration automatisiert diese Abläufe, strukturiert alle Dokumente zentral und sorgt für eine revisionssichere Archivierung – direkt aus der täglichen Arbeit heraus.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick

1. Automatisch angelegte Projektakten aus HAPAK®
Neue Projekte, die in HAPAK® angelegt werden, werden automatisch in der DOCBOX® übernommen – inklusive:

• Anlage digitaler Projektakten in einer klar strukturierten Ablage
• Individuell konfigurierbare Ordner- und Aktenstruktur
• Zentrale Projektbasis für alle relevanten Dokumente

So entstehen digitale Projektakten, in denen alle Informationen logisch, nachvollziehbar und schnell auffindbar zusammenlaufen.

2. Automatische Archivierung aller HAPAK®-Dokumente
Alle in HAPAK® erstellten oder bearbeiteten Dokumente werden beim Ausdruck automatisch an die DOCBOX® übergeben und archiviert, zum Beispiel:

• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Abschlags-, Teil- und Endrechnungen
• sonstige HAPAK®-Dokumente

Die Ablage erfolgt nach der zuvor definierten Struktur – ohne manuelles Speichern, Ablegen oder Zuordnen.

3. Flexible Übergabe und Zeitsteuerung
Unternehmen können selbst festlegen, wann die Übergabe der Dokumente von HAPAK® an die DOCBOX® erfolgt:

• sofort beim Ausdruck
• oder in frei konfigurierbaren Zeitintervallen

Das sorgt für maximale Flexibilität bei minimalem Administrationsaufwand – passend für unterschiedliche Betriebsgrößen und Organisationsstrukturen.

Ihre Vorteile

✔Weniger manuelle Arbeit
Projektanlage und Dokumentenablage laufen automatisiert im Hintergrund.

✔Mehr Transparenz im Projektverlauf
Alle projektrelevanten Dokumente sind zentral, logisch strukturiert und jederzeit auffindbar.

✔Revisionssichere Archivierung
Die DOCBOX® sorgt für eine rechtssichere, nachvollziehbare Ablage von Belegen und Projektdokumenten.

✔Durchgängige Digitalisierung
Von der Angebotserstellung über Baustellenprozesse bis zur Abrechnung werden alle Schritte digital unterstützt.

✔Weniger Fehler und Medienbrüche
Keine Mehrfachablagen, keine unübersichtlichen Ordnerstrukturen, keine verloren gegangenen Dokumente.

✔Zukunftssichere Lösung
Die Kombination aus HAPAK® Branchenlösung und DOCBOX® DMS schafft eine stabile Basis für die digitale Transformation im Handwerk und im Dienstleistungssektor.

Für wen ist die Lösung?

• Bau- und Ausbaugewerke
• SHK-Betriebe
• Elektriker und Elektrotechniker
• Zimmereien, Maurer, Dachdecker
• Garten- und Landschaftsbauer
• Planungs-, Service- und Dienstleistungsbetriebe

Kurz: Für alle Unternehmen, die HAPAK® einsetzen und ihre Dokumentenprozesse strukturiert, digital und revisionssicher abbilden möchten.

So profitieren HAPAK®-Anwender von der Integration

• Deutlich weniger Aufwand in der täglichen Administration
• Projektunterlagen und Belege sind dort, wo sie gebraucht werden
• Kein manuelles Ablegen und Zuordnen von Dokumenten mehr
• Mehr Überblick über laufende Projekte und Vorgänge
• Nahtlose Verbindung zwischen kaufmännischer Projektbearbeitung und Dokumentenarchiv
• Ideale Grundlage für weitere Workflows (z. B. Freigaben, Rechnungsprüfung, E-Rechnung)

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