DOCBOX® SAP Dokumenten-Connector

Der DOCBOX® SAP Dokumenten-Connector verbindet Ihr SAP-System nahtlos mit der leistungsstarken Dokumentenmanagement-Lösung DOCBOX®. Über diese Schnittstelle können Sie Dokumente direkt aus SAP heraus archivieren, mit den passenden Business-Objekten wie Rechnungen, Bestellungen oder Aufträgen verknüpfen und später bei Bedarf wieder anzeigen – alles ohne Medienbruch und mit revisionssicherer Ablage. Zusätzlich lassen sich Ablagestruktur, Berechtigungen und Metadaten flexibel steuern, was Ihren digitalen Archivierungs- und Dokumentenworkflow transparent und effizient macht.

Manuelle Archivierung und Verknüpfung

Der DOCBOX® SAP Connector ermöglicht die Ablage von Dokumenten direkt aus SAP und verknüpft diese zugleich mit dem entsprechenden Business Objekt (Rechnung, Bestellung, Auftrag, Geschäftspartner, Material, uvm.)
Eine nachträgliche Verknüpfung eines bereits in der DOCBOX erfassten Dokuments zu einem SAP-Beleg ist ebenfalls möglich.

Ablagestruktur und Aufheben von Verknüpfungen

Anhand von Dokumentarten kann eine Ablagestruktur bzw. ein Mapping zu Ordnern in der DOCBOX® definiert werden. Somit wird sichergestellt, dass abgelegte Dokumente nicht mehr nachträglich in der DOCBOX® einsortiert werden müssen.

Verknüpfungen zwischen Dokumenten und SAP Business Objekten können jederzeit wieder aufgehoben werden. Somit ist kein Zugriff mehr aus SAP auf das Dokument möglich. Das physikalische Löschen der Dokumente bleibt jedoch der DOCBOX® vorbehalten.

Automatische Archivierung

Je nach SAP-Systemkonfiguration bietet der DOCBOX® SAP Connector auch die Möglichkeit, Dokumente direkt bei der Erzeugung zu archivieren. Wenn z.B. die Auftragsbestätigung zu einem Kundenauftrag erzeugt und versendet wird, kann diese automatisiert in der DOCBOX® abgelegt werden.

Anzeige von Dokumenten in SAP

Genauso wie die Ablage, kann auch die Anzeige des Dokumentes direkt in der SAP-Transaktion erfolgen.

Steuerung von Berechtigungen

Um den Zugriff auf die abgelegten Dokumente in SAP einzuschränken, können Berechtigungen auf 2 Ebenen erteilt werden.

Berechtigung für Transaktionen (Anzeige, Ändern)
Berechtigung für Dokumentarten (Anlegen, Lesen, Entfernen)

Übermittlung von Metadaten

Bei der Archivierung von Dokumenten können zahlreiche Metadaten zu Belegen übermittelt werden.

Die Übermittelung solcher Metadaten ist für viele gängige Business Objekte verfügbar, wie z.B. für Rechnungen, Materialbelge, Bestellungen, Aufträge uvm.

DOCBOX® SAP Invoice & Finance Connector

Ergänzendes SAP Add-On

4process | DocChain
DocChain - https://www.4process.de/4process-solutions/quote-to-cash/#doc-chain
Entdecken Sie die perfekte Ergänzung zu DOCBOX®: Dieses Add-On ermöglicht es, die dort gespeicherten Dokumente transaktionsübergreifend in zahlreichen SAP-Prozessen anzuzeigen. Ein Beispiel gefällig? Die Rechnung aus der DOCBOX® wird direkt im Bestellbeleg angezeigt – für eine noch effizientere und transparentere Arbeitsweise.

Systemvoraussetzungen

Folgende oder aktuellere Softwarekomponenten werden benötigt:

SAP EHP2 FOR SAP NETWEAVER 7.0
EHP5 FOR SAP ERP 6.0 oder SAP S/4HANA 1709