DOCBOX® SAP Connector

Manuelle Archivierung und Verknüpfung

Mit dem DOCBOX® SAP Connector ist es möglich direkt aus verschiedenen SAP-Transaktionen heraus Dokumente zu dem entsprechenden SAP Business Objekt (Rechnungen, Bestellungen, Aufträge, Geschäftspartner, Material, uvm.) zu archivieren. Bei der Archivierung, erfolgt automatisch eine Verknüpfung zum aktuell geöffneten Business Objekt, z.B. einem Buchhaltungsbeleg. Außerdem muss eine Dokumentart ausgewählt werden.

Ablagestruktur und Aufheben von Verknüpfungen

Anhand der SAP-Dokumentarten kann eine Ablagestruktur bzw. ein Mapping zu Ordnern in der DOCBOX® definiert werden. Somit wird sichergestellt, das abgelegte Dokumente nicht mehr nachträglich in der DOCBOX® einsortiert werden müssen.

Verknüpfungen zwischen Dokumenten und SAP Business Objekten können jederzeit wieder aufgehoben werden. Somit ist kein Zugriff mehr aus SAP auf das Dokument möglich. Das physikalische Löschen der Dokumente bleibt jedoch der DOCBOX® vorbehalten.

Automatische Archivierung

Je nach SAP-Systemkonfiguration bietet der DOCBOX® SAP Connector auch die Möglichkeit Dokumente direkt bei der Erzeugung zu archivieren. Wenn z.B. die Auftragsbestätigung zu einem Kundenauftrag erzeugt und versendet wird, kann diese automatisiert in der DOCBOX® abgelegt werden.

Anzeige von Dokumenten in SAP

Genauso wie die Ablage, kann auch die Anzeige des Dokumentes direkt in der SAP-Transaktion erfolgen.

Steuerung von Berechtigungen

Um den Zugriff auf die abgelegten Dokumente in SAP einzuschränken, können Berechtigungen auf 2 Ebenen erteilt werden.

  • Berechtigung für Transaktionen (Anzeige, Ändern)
  • Berechtigung für Dokumentarten (Anlegen, Lesen, Entfernen)

Öffnen von SAP-Transaktionen aus der DOCBOX®

Eine Auswahl an SAP-Transaktionen können mittels einer SAP-Verknüpfung aus der DOCBOX® heraus geöffnet werden. Es ist jedoch eine manuelle Anmeldung am SAP-System erforderlich.

Übermittlung von Metadaten

Bei der Archivierung von Dokumenten gibt es die Möglichkeit Metadaten zu übermitteln. Die Übermittelung solcher Metadaten beschränkt sich im ersten Schritt auf folgende Business Objekte. Es werden in der Zukunft jedoch weitere Objekte folgen. SAP Business Objekte:

  • Rechnung
  • Materialbeleg

Systemvoraussetzungen

Folgende oder aktuellere Softwarekomponenten werden benötigt:

  • SAP EHP2 FOR SAP NETWEAVER 7.0
  • EHP5 FOR SAP ERP 6.0 oder SAP S/4HANA 1709