Mit dem DOCBOX® SAP Connector ist es möglich direkt aus verschiedenen SAP-Transaktionen heraus Dokumente zu dem entsprechenden SAP Business Objekt (Rechnungen, Bestellungen, Aufträge, Geschäftspartner, Material, uvm.) zu archivieren. Bei der Archivierung, erfolgt automatisch eine Verknüpfung zum aktuell geöffneten Business Objekt, z.B. einem Buchhaltungsbeleg. Außerdem muss eine Dokumentart ausgewählt werden.
Anhand der SAP-Dokumentarten kann eine Ablagestruktur bzw. ein Mapping zu Ordnern in der DOCBOX® definiert werden. Somit wird sichergestellt, das abgelegte Dokumente nicht mehr nachträglich in der DOCBOX® einsortiert werden müssen.
Verknüpfungen zwischen Dokumenten und SAP Business Objekten können jederzeit wieder aufgehoben werden. Somit ist kein Zugriff mehr aus SAP auf das Dokument möglich. Das physikalische Löschen der Dokumente bleibt jedoch der DOCBOX® vorbehalten.
Je nach SAP-Systemkonfiguration bietet der DOCBOX® SAP Connector auch die Möglichkeit Dokumente direkt bei der Erzeugung zu archivieren. Wenn z.B. die Auftragsbestätigung zu einem Kundenauftrag erzeugt und versendet wird, kann diese automatisiert in der DOCBOX® abgelegt werden.
Um den Zugriff auf die abgelegten Dokumente in SAP einzuschränken, können Berechtigungen auf 2 Ebenen erteilt werden.
Eine Auswahl an SAP-Transaktionen können mittels einer SAP-Verknüpfung aus der DOCBOX® heraus geöffnet werden. Es ist jedoch eine manuelle Anmeldung am SAP-System erforderlich.
Bei der Archivierung von Dokumenten gibt es die Möglichkeit Metadaten zu übermitteln. Die Übermittelung solcher Metadaten beschränkt sich im ersten Schritt auf folgende Business Objekte. Es werden in der Zukunft jedoch weitere Objekte folgen. SAP Business Objekte:
Systemvoraussetzungen
Folgende oder aktuellere Softwarekomponenten werden benötigt: