Barcode

Mithilfe von Barcodes wichtige Dokument-Informationen schnell und präzise erfassen

Dokumente eindeutig identifizieren und verwalten

Der Barcode ist eine maschinenlesbare Grafik. Er dient dazu, Dokumente eindeutig zu identifizieren und sie automatisch zu verarbeiten. Die Funktion des Moduls Barcode in der DOCBOX® besteht darin, relevante Metadaten zu codieren. Durch das Auslesen des Barcodes können diese Informationen schnell und präzise erfasst werden.

Die Vorteile eines Barcodes sind vielfältig. Erstens ermöglicht er eine schnelle und effiziente Indexierung von Dokumenten. Anstatt manuell Metadaten eingeben zu müssen, können Mitarbeitende einfach den Barcode auslesen lassen, um wichtige Informationen abzurufen. Dies spart Zeit und reduziert menschliche Fehler. Zweitens erleichtert der Barcode die automatisierte Klassifizierung und Sortierung von Dokumenten. Durch die Verknüpfung von Barcodes mit spezifischen Regeln und Workflows kann die DOCBOX® Dokumente automatisch an den richtigen Speicherort verschieben oder an die zuständigen Personen weiterleiten. Darüber hinaus ermöglicht der Barcode eine präzise Nachverfolgung von Dokumenten. Durch das Auslesen des Barcodes können Sie den aktuellen Standort oder den Bearbeitungsstatus eines Dokuments ermitteln. Dies verbessert die Transparenz und trägt zur effektiven Zusammenarbeit bei.

Attribute von Dokumenten kodieren

Barcodes können verwendet werden, um Dokumente zu kategorisieren und zu organisieren, indem sie bestimmte Eigenschaften des Dokuments kodieren. Mit dem DOCBOX®-Zusatzmodul Barcode können Dokumente eindeutig identifiziert und verwaltet werden. Die Barcodes werden ausgelesen, die Dokumente anschließend anhand dieser Information sortiert und indexiert. Dies beschleunigt den Prozess der Dokumentenverwaltung und verbessert die Genauigkeit.

Vorteile

Schnelle
Indexierung

Automatische Klassifizierung

Automatische Sortierung

Transparenz

Funktionsweise:

Das Modul Barcode in der DOCBOX® erleichtert die Verwaltung von Dokumenten erheblich. Es verbessert die Effizienz, reduziert Fehler und bietet eine bessere Kontrolle über den Dokumentenlebenszyklus, indem es Dokumente kategorisiert und damit organisiert.

Anwendungsbeispiel:

Gleichartige Dokumente, wie etwa Eingangsrechnungen, können bei ihrer Verarbeitung mit einem eindeutigen Barcode versehen werden, sodass das manuelle Indexieren entfällt. Das DOCBOX®-Modul Barcode erkennt diesen automatisch und legt die darin enthaltene Informationen als Suchbegriffe ab.