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Einfach und hilfreich

Die DOCBOX® ist benutzerfreundlich aufgebaut, leicht verständlich in der Bedienung und plattformunabhängig. Die Software unterstützt Sie ganz individuell bei der sicheren Bearbeitung Ihrer Dokumente. Sie sparen Zeit, Geld, Papier und Raum. Schon kurze Zeit nach der wenige Minuten dauernden Installation und einer Kurzeinweisung, können Sie die DOCBOX® in Ihrem Unternehmen einsetzen.

Zeitsparend

Mit der DOCBOX® ist die elektronische Archivierung kinderleicht. Sobald ein Dokument in der DOCBOX® archiviert ist, führt das Dokumenten-Management-System automatisch die intelligente OCR Erkennung aus. Diese liest blitzschnell alle Seiten von links oben nach rechts unten durch. Eine zeitaufwändige Verschlagwortung ist nicht mehr notwendig, aber möglich.

Mobil und überall

Die DOCBOX® bietet einen nahezu grenzenlosen Zugriff auf die archivierten Dokumente. Wenn Sie mal nicht im Büro sind, greifen Sie mit der DOCBOX® direkt von Ihrem Smartphone oder Tablet auf ein DOCBOX®-Archiv zu. Sie können die Dokumente betrachten und im Workflow anderen Kollegen zur Verfügung stellen. Und das alles mit einer professionellen Rechteverwaltung. Egal ob Windows oder Macintosh.

Das DMS mit einer produktiven Cloud-Infrastruktur

Die DOCBOX® ist das leistungsfähige ECM für die digitale Dokumentenarchivierung in der Cloud. Mit dem DMS speichern Sie Ihre steuerrelevanten und aufbewahrungspflichtigen Daten und Dokumente einfach, digital, revisionssicher sowie schnell wiederauffindbar in der Cloud. Die Dokumente sind ausfallsicher, zertifiziert und nach deutschem Datenschutz im Rechenzentrum gespeichert. Alle Dokumente liegen auf einem dedizierten Server im ISO-zertifizierten Rechenzentrum, jeder DOCBOX®-Kunde verfügt über eine eigene Datenbank. Die Cloud-Version ist absolut identisch zur serverbasierten Inhouse-Lösung (On-Premise). Der Umzug in die Cloud ist jederzeit möglich, selbstverständlich auch in umgekehrter Richtung. Die DOCBOX® aus der Cloud ist immer in der aktuellsten Version inklusive aller Updates verfügbar.

IT-Ressourcen effizient einsetzen

Ein großer Vorteil der Cloud-basierten DOCBOX® liegt in der Skalierbarkeit virtueller IT-Ressourcen: Sie stehen jederzeit in beliebigen Umfang zur Verfügung. Der zweite Vorteil besteht in der Kosteneinsparung: Weil immer nur so viele IT-Ressourcen genutzt werden, wie benötigt, fallen keine Fixkosten für nicht genutzte Hardware oder Softwarelizenzen an. Darüber hinaus sind IT-Ressourcen in der Cloud für Unternehmer günstiger, weil die Grundkosten (Anschaffung, Betrieb, Wartung) von mehreren Nutzern geteilt werden. Die Browser-basierte Cloud-Lösung der DOCBOX® steht im Funktionsumfang der Server-basierten Inhouse-Lösung in nichts nach. Nur die Module Portable und FolderSync stehen aus technischen Gründen nicht in der Cloud-Lösung nicht zur Verfügung.

Die Cloud-Umgebung schafft eine zukunftssichere Digitalisierung

Durch die Cloud-Lösung minimieren Unternehmen finanzielle und technische Hürden. Die DOCBOX® aus der Cloud ist eine SaaS-Anwendung (Software as a Service). Sie verwenden bereitgestellte Software, die Sie nicht lokal installiert haben, sondern über eine Internetverbindung benutzen. Hard- und Software werden zur Verfügung gestellt. Sie nehmen lediglich die Funktionen der Software von außen in Anspruch.

Rechtsicheres Dokumenten-Management und produktive Workflows

Mit der DOCBOX® aus der Cloud können Sie und Ihre Mitarbeiter vollkommen orts- und zeitunabhängig immer auf die aktuellsten Dokumentenversionen zugreifen. Dadurch automatisieren und beschleunigen Sie Geschäftsprozesse wie den allgemeinen Schriftverkehr, Rechnungsverarbeitung, Projekt- und Vertragsmanagement. Die revisionssichere digitale Archivierung Ihrer Dokumente entspricht den rechtlichen Anforderungen der GoBD sowie der DSGVO. Die Cloud-basierte Lösung erlaubt die Anbindung an bestehende ERP- und/oder CRM-Anwendungen über eine API-Schnittstelle. Mit produktiven Workflows automatisieren Sie effizient Geschäftsprozesse in Fachabteilungen wie etwa der Verwaltung, im Personalwesen, in der Beschaffung oder im Vertrieb.

Spielend einfach ablegen, revisionssicher archivieren und Prozesse optimieren.

Die DOCBOX® unterstützt das Zusammenführen aller Informationen, die Ihr Unternehmen erreichen, vor Ort entstehen oder bereits vorhanden sind – ob digital oder analog. Jeder Brief, jede Rechnung, jede gedruckte Information kann digitalisiert und revisionssicher gespeichert und aufbewahrt werden. Dafür stehen leistungsfähige Funktionen zum Archivieren von Dokumenten zur Verfügung.

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