SAP Business One & DOCBOX® DMS

SAP Business One ist eines der führenden ERP-Systeme für kleine und mittelständische Unternehmen. Es bildet zentrale Geschäftsprozesse wie Einkauf, Verkauf, Finanzwesen, Lager und Service ab. Mit der DOCBOX® erweitern Sie SAP Business One um ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) – nahtlos integriert, revisionssicher und exakt auf die Anforderungen des Mittelstands zugeschnitten.
Das Ergebnis: Alle geschäftsrelevanten Dokumente stehen direkt im ERP-Kontext zur Verfügung – ohne Medienbrüche, ohne doppelte Ablage, ohne zeitaufwändige Suche.

Funktionen und Features
Die B1 DMS-Integration sorgt für Ordnung gemäß dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“

Nahtlose Integration

DOCBOX® ist direkt in die Benutzeroberfläche von SAP Business One integriert. Dokumente werden dort angezeigt, wo sie benötigt werden – am jeweiligen Geschäftsobjekt.

Beispiele:

Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Angebote und Aufträge
Lieferscheine
Verträge, E-Mails und Zusatzdokumente

Belege lassen sich per Mausklick aufrufen, ohne SAP Business One zu verlassen. Das steigert die Transparenz und reduziert Rückfragen sowie Suchzeiten erheblich.

Zentrale Workflows & Prozesse

Dokumentenbasierte Prozesse lassen sich direkt im SAP-Umfeld abbilden:

Zentrale Ablage für alle Fachbereiche
Einheitliche Prozesse für Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb
Strukturierte Zusammenarbeit ohne E-Mail-Chaos oder parallele Ablagen

Dokumente werden zum aktiven Bestandteil Ihrer Geschäftsprozesse – nicht nur zur Ablage.

Intelligente Indizierung & schnelle Suche

DOCBOX® unterstützt die automatische Verschlagwortung und Indizierung von Dokumenten.
Relevante Informationen werden erkannt und als Suchkriterien genutzt.

Vorteile:

Schnelle Volltextsuche
Suche nach Belegnummern, Lieferanten, Kunden oder Beträgen
Deutlich verkürzte Reaktionszeiten im Tagesgeschäft

Dokumente sind jederzeit auffindbar – auch Jahre später.

Revisionssichere Archivierung & Compliance

DOCBOX® erfüllt die Anforderungen an eine revisionssichere Dokumentenarchivierung:

Unveränderbare Ablage
Protokollierung aller Zugriffe
Rollen- und Berechtigungskonzepte
Innerhalb von SAP erfolgt eine Überprüfung der gefundenen Merkmale auf Tippfehler (Plausibilitätscheck)

Damit erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben und schaffen Rechtssicherheit – insbesondere im Bereich Buchhaltung und Finanzwesen.

Automatisierte Dokumentenablage

Dokumente können automatisch aus SAP Business One heraus archiviert werden – ohne manuelle Zwischenschritte.

Automatische Archivierung von Rechnungen, Belegen und Reports
Regelbasierte Ablage nach Dokumententyp
Einheitliche, strukturierte Archivierung über alle Abteilungen hinweg
Automatische Nachklassifizierung schon vorhandener Dokumente im DMS
Automatisierter Belegdruck mit DMS Klassifizierung im Hintergrund
Verarbeitung von entsprechenden Barcodes
Dokumente werden im Hintergrund automatisiert importiert und klassifiziert (COLD-Modul)

So stellen Sie sicher, dass Dokumente vollständig, korrekt und nachvollziehbar abgelegt werden.

Ihre Mehrwerte auf einen Blick

Mit DOCBOX® und SAP Business One profitieren Sie von:

Deutlich reduzierten Such- und Bearbeitungszeiten
Dokumente stehen direkt und kontextbezogen im ERP-System zur Verfügung – kein Systemwechsel mehr nötig.
Höherer Prozesssicherheit und Transparenz
Einheitliche Abläufe und nachvollziehbare Dokumentenverknüpfungen stärken die Prozesskontrolle.
Revisionssicherer Dokumentenverwaltung
Alle Unterlagen werden gesetzeskonform archiviert und erfüllen Compliance-Anforderungen.
Weniger Medienbrüchen und manuellen Tätigkeiten
Automatisierte Archivierung und direkte Zuordnung von Dokumenten sparen Zeit und reduzieren Fehler.
Entlastung der Mitarbeiter im Tagesgeschäft
Routinetätigkeiten werden minimiert, sodass sich Mitarbeitende auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.

Funktionen im Überblick

Intelligenter Hintergrunddienst
• Automatische Nachklassifizierung schon vorhandener Dokumente im DMS
• Automatisierter Belegdruck mit DMS Klassifizierung im Hintergrund
• Verarbeitung von entsprechenden Barcodes

COLD-Modul
• Dokumente werden im Hintergrund automatisiert importiert und klassifiziert

Mitarbeiterstammdaten
Personalunterlagen etc. können nun direkt unter dem Mitarbeiter abgelegt werden

Geschäftspartner Dokumente
Verträge etc. können nun direkt unter dem Geschäftspartner abgelegt werden

Stücklisten
Aufbaupläne, Konstruktionen, handschriftliche Notizen u.a. können direkt abgelegt werden.

Artikeldokumente
Datenblätter, Technische Zeichnungen oder sonstige Spezifikationen können direkt abgelegt werden.

Wareneingang / Retoure (Lager)
Datenblätter, Technische Zeichnungen oder sonstige Spezifikationen können direkt abgelegt werden.

Produktionsaufträge
Produktions-Dokumente können direkt dem Produktionsauftrag zugeordnet werden.

Bestandstransaktionen
Inventur-Dokumente wie z.B. handschriftliche Notizen können direkt der Bestandszählung zugeordnet werden.

Journalbuchung
Dokumente können angehängt werden.

Servicevertrag / Serviceabrufe
Vertragsunterlagen und Dokumentationen zu Serviceabrufen können direkt abgelegt werden.

Kommissionierlisten
Dokumente zur Warenausgangsdokumentation können direkt abgelegt werden.

Equipment-Stammdaten
Dokumentation zu Gerätschaften können direkt abgelegt werden.

Opportunities und Aktivitäten
Hierdurch kann auch der Vertrieb die Schnittstelle benutzen.

Dropzone
Dokumente können komfortabel per Drag`n`Drop hinzugefügt werden, per Copy`n`Paste auch über Terminal-Client-Grenzen hinweg.

E-Rechnung Autoerkennung
E-Rechnungen werden über die Dropzone automatisch ausgelesen und in die SAP-Belegmaske eingetragen.

KI-Erkennung
Über die Dropzone kann eine lokale KI-Erkennung aktiviert werden. Dokumente werden überprüft und bei Merkmal-Übereinstimmungen direkt die Belegmaske übernommen.

Export über Copy & Paste
Verknüpfte Dokumente können direkt exportiert werden.

Textbausteine extrahieren
Der integrierte PDF-Viewer der B1 DMS-Integration erlaubt das Kopieren von Text per Copy ´n´ Paste.

Markierungen auf PDFs direkt via SAP
Dokumente können direkt über den in SAP integrierten PDF-Viewer markiert werden. Markierungen werden mit dem DMS synchronisiert.

Unterstützung von SAP HANA
Installationen unter HANA sind vollständig kompatibel.

Unterstützung von boyum B1UP
Reporting via Crystal Reports

Unterstützung von Emails (*.msg)
Neben PDF-Dateien werden nun auch andere Dateitypen verknüpft und geöffnet werden.

Versionierung der verknüpften Dokumente
Änderung von Belegen erzeugt eine neue Version und keine Dublette. (z.B. Angebote)

Fazit

DOCBOX® ergänzt SAP Business One um ein leistungsfähiges, praxisnahes Dokumentenmanagement.
Sie verbinden ERP-Daten und Dokumente zu einem durchgängigen System – effizient, sicher und zukunftsfähig.

Ein Blick in die Praxis (Videos)

Rechnungen intelligent verbuchen

B1 & DMS – Eingangsrechnungen perfekt integriert
Eingangsrechnungen effizient verbuchen und verknüpfen